Vad är en travel manager?

en travel manager ansvarar för alla aspekter av affärsresor. De hjälper till att utforma ett företags resepolicy, hantera researrangemang, hjälpa till med att välja den bästa företagsresebyrån för verksamheten, organisera och övervaka resekostnader och se upp för affärsresenärernas välbefinnande. Efter resan ansvarar en resechef för att analysera data och använda den för att effektivisera och förbättra framtida resor. De måste ha rätt uppsättning färdigheter som inkluderar utmärkta kommunikations-och organisatoriska färdigheter samt vara angelägna, strategiska tänkare.

tidigare utfördes en resechefs roll av en kontorschef eller någon inom HR-avdelningen som organiserade resor utöver sina andra ansvarsområden. Numera ser fler och fler företag av alla storlekar fördelen med att anställa en dedikerad företagsresechef.

Vad gör en travel manager? Huvuduppgifter och ansvar

Corporate travel policy

en av de viktigaste rollerna för en travel manager är att fastställa en corporate travel policy. Detta tar hänsyn till alla potentiella kostnader för en resa och fastställer regler och riktlinjer för anställda att följa när de organiserar en resa. Policyn bör innehålla information om följande aspekter av företagets affärsresor:

• Bokningsförfarande och godkänt resebokningsverktyg
• tillåten kostnad för bokning (hotell, Flyg, marktransport)
• särskilda undantag eller regler för dyrare städer eller rutter
• föredragna företagsleverantörer
• godkännandeprocess för resor som överstiger typiska begränsningar
• Återbetalningsprocess
• tillåtna och ej tillåtna kostnader
• resa debriefing process
• reseförsäkringsbolag
• vårdpliktleverantör eller förfaranden

övervakning av resplaner och arrangemang

vissa företag bestämmer sig för att göra sin travel manager ansvarig för att boka alla viktiga delar av anställdas affärsresor, men andra företag lämnar det upp till de anställda själva. De två viktigaste aspekterna är transport och boende, men ansvaret täcker också reseförsäkring, flygplatstransfer och mycket mer.

med företagets resepolicy upprättad försöker resechefer boka resor i enlighet med sina förutbestämda riktlinjer så att företagschefer vet att de får de bästa erbjudandena. Resechefer innehåller också mer specifika detaljer om transport och boende. Till exempel anger de flesta företagsresepolicyer reseklass (t.ex. företag eller Ekonomi) och hotellkategorier.

hanteringskostnader och resebudget

en annan aspekt av företagsresor som är relativt svår att förutsäga är kreditkortshantering och destinationskostnader. Travel managers ansvarar för att fastställa acceptabla utgiftsgränser för resor för att förenkla finansspårning.

att sätta ett tak på kreditkort och utgifter ger företaget mer kontroll över affärsresans utgifter. Men för anställdas moral måste det finnas en viss grad av frihet. En resechef är därför ansvarig för att hitta balansen mellan frihet och kostnadseffektivitet. Eftersom levnadskostnaderna varierar från destination till destination måste utgiftsgränserna variera i enlighet därmed.

en potentiell fallgrop här är att det är svårt att mäta rätt mängd för varje resa. Därför är en resechef med erfarenhet i branschen ofta ett bra val på grund av deras kunskaper och resurser.

analysera data

medan en företagsresepolicy syftar till att täcka alla eventualiteter i ett företags affärsresor, är det viktigt att analysera resor som gjorts. En travel manager måste samla in data från alla resor för att fatta välgrundade beslut för resepolicy framöver.

till exempel, om det finns återkommande fall av anställda som bokar resor som överstiger budgeten, måste denna aspekt åtgärdas. Med ett pålitligt dataset baserat på tidigare resor kan en resechef identifiera problem och konsultera anställda för att se vilka förändringar som är nödvändiga.

slutligen är finansiella data användbara när du ställer in KPI: er och analyserar lönsamheten för affärsresor. Kontorschefer kan tydligt se utgifter jämfört med vinsterna för varje resa för att se vilka som är mest fördelaktiga.

omfamna ny teknik

teknik relaterad till affärsresor utvecklas mycket snabbt och resechefer måste hålla jämna steg med det. Förbättringar i bokningsverktyg gör saker snabbare och effektivare för hela verksamheten. Till exempel, med en resepolicy på plats, har anställda nu möjlighet att boka sin egen resa medan de följer policyriktlinjer.

en annan fördel med ny teknik är på datasidan av företagsresor. Online corporate travel management verktyg som TravelPerk lagra data på ett ställe så det är lätt att analysera. En sekundär fördel med intelligent datalagring är att det minskar behovet av strömmar av e-post när man organiserar resor.

att hålla jämna steg med nya tekniska framsteg ger därför anställda mer autonomi och resechefer mer tid att fokusera på andra saker.

Varför är en travel manager viktig?

kostnader relaterade till affärsresor utgör ofta den näst största kostnaden för företag, bakom anställdas löner och förmåner. Och medan COVID-19 drastiskt minskade affärsresorna 2020, återhämtar sig branschen redan i en uppmuntrande takt och förväntas göra en fullständig återhämtning under de kommande åren.

båda dessa punkter innebär att resor kommer att fortsätta att spela en viktig roll i ett företags utgifter. Därför är det bra att företagsresor hanteras professionellt.

hur skiljer sig en travel manager från att inte använda en?

att använda en travel manager lägger till ett starkt element av kontroll för företagsresor. Ohanterade resor kan leda till bristande samordning och därmed ökade och oväntade kostnader när det gäller att organisera resor.

en resechef strävar ständigt efter att förbättra affärsreseupplevelsen för teammedlemmar och är också bunden av vårdplikten, vilket säkerställer deras säkerhet och välbefinnande.

hur skiljer sig en resechef från en resebyrå?

en resechef ansvarar för organisationen och strategin bakom kulisserna för ett företags affärsresor. De rekommenderar riktlinjer, sätter upp förmånliga priser och ger rekommendationer till anställda och är i allmänhet interna.

å andra sidan spelar en resebyrå bara rollen att faktiskt reservera flyg, boende och andra aspekter av affärsresor. Med framväxten av ny teknik som TravelPerk kan många av dessa uppgifter hanteras och hanteras av travel manager på ett sätt som är helt i linje med företagets resepolicy.

Vi träffade Natalie Marcantonio, kontorschef på Quadmark för att höra hennes tankar om företagsresor som ett tilltalande område att arbeta i:

” inom vårt arbetsområde har resor alltid varit en viktig del av att leverera vår utbildning och träffa kunder och våra anställda. Vi är ett globalt företag med en flex av distansarbete. Att kunna resa och träffa vårt team, kunder och delta i evenemang globalt var fram till covid-pandemin en stor del av vårt företag.”(Natalie Marcantonio, kontorschef, Quadmark)