Inledning

när det gäller projektplanering är det mest kritiska steget att definiera projektets omfattning. Om du startar projektet utan att veta vad du ska leverera i slutet till kunden och vad projektets gränser är, finns det en liten chans för dig att lyckas. I de flesta fall har du faktiskt ingen chans att lyckas med detta oorganiserade tillvägagångssätt.

om du inte gör ett bra jobb i definitionen av projektomfång är projektomfång under projektgenomförandet nästan omöjligt.

huvudsyftet med scope-definitionen är att tydligt beskriva gränserna för ditt projekt. Att tydligt beskriva gränserna räcker inte när det gäller projekt. Du måste också få kundens avtal.

därför ingår den definierade omfattningen av projektet vanligtvis i avtalsavtalen mellan kunden och tjänsteleverantören. Så, eller med andra ord, Arbetsförklaring, är ett sådant dokument.

i definitionen av projektets omfattning är elementen inom och utanför omfattningen väl definierade för att tydligt förstå vad som kommer att vara området under projektkontrollen. Därför bör du identifiera fler element på ett detaljerat sätt och dela dem mellan omfattningen och utanför räckvidden.

hur man definierar projektets omfattning

när projektet ska finansieras bör det finnas en uppsättning definierade leveranser och mål för projektet. Det kan finnas ett uttalande på hög nivå som utarbetats på denna nivå.

detta uttalande på hög nivå kan tas från de ursprungliga dokumenten som SOW. Förutom suggan måste du använda något annat dokument eller information för att ytterligare definiera projektets omfattning på denna nivå.

om du känner att du inte har tillräckligt med information för att komma fram till ett uttalande på hög nivå, bör du sedan arbeta nära kunden för att samla in nödvändig information.

projektmål kan användas för att definiera projektets omfattning. I själva verket bör det finnas en eller flera leveranser som tar upp varje projektmål i projektet. Genom att titta på resultaten kan du faktiskt mäta projektets omfattning.

när du lär känna de viktigaste resultaten av projektet, börja ställa frågor om de andra processerna och olika aspekter av projektet.

först identifiera och tydligt definiera Out of scope hjälper dig också att förstå omfattningen av ett projekt. När du fortsätter att definiera Out of scope får du automatiskt en uppfattning om det verkliga projektets omfattning. För att följa den här metoden måste du ha ett definierat omfång upp till en viss nivå.

när du identifierar ett objekt för omfattningen eller out-of-scope, se till att du dokumenterar det då och där. Senare kan du se över dessa objekt och utarbeta mer om dem.

när du har definierat projektets omfattning måste du få signeringen från relaterade och tillämpliga parter. Utan ordentlig sign-off för omfattningen, nästa faser av projektet, dvs krav insamling, kan ha problem i genomförandet.

Scope Creep

Scope creep är något vanligt med varje projekt. Detta hänvisar till den inkrementella utvidgningen av projektets omfattning. För det mesta kan klienten komma tillbaka till tjänsteleverantören under projektets genomförande och lägga till fler krav.

de flesta av dessa krav har inte varit i de ursprungliga kraven. Som ett resultat måste ändringsförfrågningar tas upp för att täcka tjänsteleverantörens ökande kostnader.

på grund av business cope creep kan det också finnas Tekniskt scope creep. Projektgruppen kan kräva ny teknik för att ta itu med några av de nya kraven i tillämpningsområdet.

i sådana fall kan tjänsteleverantören vilja arbeta nära kunden och göra nödvändiga logistiska och finansiella arrangemang.

slutsats

definition av Projektomfång är den viktigaste faktorn när det gäller projektkrav. Det är viktigt för tjänsteleverantörer att definiera projektets omfattning för att framgångsrikt kunna ingå ett avtal med kunden.

utöver detta ger projektets omfattning en uppfattning till tjänsteleverantören om den beräknade kostnaden för projektet. Därför är tjänsteleverantörens vinstmarginaler helt beroende av noggrannheten i definitionen av projektets omfattning.