om du äger eller arbetar på en marknadsföringsbyrå vet du att det är viktigt att regelbundet rapportera dina resultat till kunder för att bygga förtroende, visa värde och behålla kunder på lång sikt.

när du precis börjat bygga byrån gör du förmodligen det mesta av din rapportering manuellt, vanligtvis genom att sammanfoga en mängd olika gratisverktyg. När du växer din byrå, dock, tiden manuellt generera rapporter varje månad kan börja lägga upp snabbt.

verkligheten är att medan rapportering är en viktig del av att hantera och skala en byrå, är det inte en aktivitet som du borde spendera för mycket tid på. I synnerhet är processen att skapa rapporter manuellt inte förbättra resultaten av dina kunder och det är inte att hjälpa dig att landa nya kunder.

som ett resultat, när byråer växer förbi de tidiga stadierna av sin verksamhet, bör rapporteringen automatiseras så mycket som möjligt med hjälp av programvara så att du kan fokusera på att skala byrån.

i den här guiden kommer vi att diskutera exakt vad rapportautomation betyder, varför det är viktigt för byråer, de olika typerna av rapporteringsverktyg och slutligen granskar vi en steg-för-steg-process för hur du automatiserar dina rapporter.

guiden är organiserad enligt följande:

• Vad är automatiserad rapportering?
• varför Rapportautomatisering är viktigt för byråer
• granska de olika typerna för rapporteringsverktyg
• steg-för-steg: Så här automatiserar du rapporteringsprocessen

Låt oss komma igång.

Vad är automatiserad rapportering?

faktum är att dagens digitala marknadsföringslandskap ofta handlar om att hantera många olika datakällor dagligen. Du kanske försöker rangordna dina kunder organiskt i sökmotorer, köra betalda Facebook-och Google-annonser eller hantera en e-postmarknadsföringskampanj. Oavsett vilken typ av marknadsföringsaktivitet du gör för dina kunder har du förmodligen mer data som kommer in från var och en av dessa kanaler än du vet vad du ska göra med.

för att hjälpa till att lösa denna utmaning för marknadsföringsbyråer, automatiserad rapportering programvara kan du enkelt ansluta ditt konto till en mängd olika datakällor och automatiskt hämta data från på en daglig basis.

automatiserade rapporteringsverktyg gör detta genom att använda API: er eller applikationsprogrammeringsgränssnitt, som tillåter två system att skicka data mellan varandra. Eftersom de data du behöver spåra automatiskt dras in från varje plattform frigör detta en betydande tid när det är dags för rapportering.

innan vi fortsätter bör det dock noteras att även om du använder en automatiserad rapporteringsprogramvara, bör den inte nödvändigtvis vara 100% automatiserad. I synnerhet bör du fortfarande granska dina kunders data och ge dem personliga kommentarer och insikter med varje rapport.

processen att anpassa varje rapport är fortfarande mycket effektivare än att generera rapporterna själv och går långt när det gäller att ge värde och behålla långsiktiga kunder.

varför rapport Automation frågor för byråer

vi har redan diskuterat några av de höga skäl varför automatisera processen att generera rapporter varje månad vettigt, men låt oss nu titta på dessa i lite mer detalj.

Rapporteringskostnader

innan du bestämmer dig för att implementera en automatiserad rapporteringsprogramvara bör du först ha en klar uppfattning om vad dina nuvarande Rapporteringskostnader är.

för att ge dig ett exempel, låt oss granska rapporteringskostnaderna som en typisk byrå kan drabbas av.

låt oss säga att byrån för närvarande har 25 kunder och du skickar rapporter varje månad. Om varje rapport tar bara 5 timmar varje månad och du betalar din personal i genomsnitt $35 en timme, som bryter ner till $4375 Rapporteringskostnader varje månad, eller $52500 per år.

som ni kan se, kostnaderna för manuell rapportering lägga upp snabbt.

automatiserad rapportering programvara kan kosta dig allt från $50 till $500+ varje månad, beroende på storleken på byrån, men som du kan se ett verktyg som detta betalar sig mycket snabbt.

om du inte vet vad dina nuvarande Rapporteringskostnader är och vill beräkna dem själv, kolla in vår kostnadsräknare här.

konsekvens

om du har provat manuell rapportering för någon tid du vet att när rapporteringsperioden är nästan över, kan det ofta vara en scramble att få allt förberett och se till att det skickas ut i tid.

de anställda som hanterar rapportering kan bli sjuka, eller ett antal andra projekt kan komma upp, oavsett orsaken kan vara utan att automatisera och schemalägga rapporter i förväg du lämnar en viktig del av att driva byrån delvis till chans.

med ett automatiserat rapporteringsverktyg, å andra sidan, efter att du har konfigurerat varje kampanj initialt och anslutit dina datakällor vet du att oavsett vad som händer levererar du konsekvent de uppdateringar du lovade till kunder.

skalbarhet

en annan anledning till att automatiserad rapportering är så viktig för byråer är skalbarheten den erbjuder. Om du tillhandahåller en värdefull tjänst till befintliga kunder och arbetar för att generera nya leads för byrån är det bara en tidsfråga innan du börjar skala.

dessutom kan skalning av en byrå ske mycket snabbt, och om du inte är redo med rätt verktyg på plats kan det vara katastrofalt. Till exempel, om alla dina nuvarande anställda spenderar sin tid med manuella rapporteringsuppgifter kanske du inte har tid att anställa fler för att hantera tillströmningen av nya affärer.

om du använder en rapporteringsprogramvara, å andra sidan, är det ofta lika enkelt att skala upp ditt befintliga rapportgenereringsarbetsflöde som att uppgradera till en högre prisplan.

merförsäljning möjligheter

slutligen, leverera högkvalitativa marknadsföring rapporter är ett bra sätt att presentera nya möjligheter för dina befintliga kunder, vilket ofta kan leda till merförsäljning dem ytterligare tjänster.

till exempel, om du kör PPC annonser för en klient och du ser en möjlighet för dem att rangordna i sökmotorer organiskt, du kan sedan använda en konkurrent analysverktyg och visa dem exakt vad detta kan innebära för deras verksamhet i din marknadsföring rapport. Genom att ha ett verktyg som automatiskt kan dra in all denna data från olika källor, allt du behöver göra är att förklara för din klient varför tjänsten är värdefull för sin verksamhet.

granska olika typer av rapporteringsverktyg

nu när vi har diskuterat varför rapportautomation är viktigt för byråer, låt oss granska några olika typer av rapporterings-och analysprogramvara tillgängliga inklusive för-och nackdelar med var och en.

DIY rapportering med gratis verktyg

ett vanligt sätt att många nybörjar marknadsförare komma igång är helt enkelt genom att pussla ihop olika gratis verktyg. Detta kommer i allmänhet att innehålla verktyg som Google Sheets eller Excel, Google Docs för att skriva rapportsammanfattningar och kanske en PowerPoint-presentation.

den uppenbara nackdelen med detta tillvägagångssätt är att det är otroligt tidskrävande och slutresultatet är ofta mindre än imponerande för kunderna.

den enda verkliga fördelen med detta tillvägagångssätt är att det är helt gratis, men om du lägger upp de timmar det tar att generera rapporterna är det verkligen inte fallet.

Dashboards för rapportering av dataanalys

nästa typ av rapporteringsverktyg är dashboards för dataanalys som Google Data Studio. Medan en plattform som denna verkligen är ett steg i rätt riktning från ett kalkylblad, kan det fortfarande vara ganska tidskrävande att lära sig att använda den effektivt.

en annan av de största nackdelarna med en plattform som Google Data Studio är att den har begränsade integrationer med andra marknadsföringsplattformar. Faktum är att om du läser igenom recensioner för Data Studio är ett vanligt tema att det är mycket utmanande att ansluta till plattformar som inte ägs av Google.

Business Intelligence (BI) – plattformar

Business intelligence-plattformar som Tableau och Domo är otroligt kraftfulla verktyg när det gäller dataanalys.

en av de största problemen med dessa plattformar är dock att de kräver en seriös investering när det gäller att lära sig att använda dem, särskilt om du inte är en dataanalytiker. Om du är dataanalytiker är fördelen med dessa plattformar att du kan använda dem för omfattande analys av big data i alla branscher.

som sagt kan detta också ses som en nackdel för byråer eftersom plattformarna inte är specifikt inriktade på marknadsföringsdata. Medan du kan analysera alla typer av data med dessa plattformar, gör bristen på specialisering när det gäller dataanslutningar dem ofta mindre än idealiska för marknadsföringsbyråer.

automatiserade Rapporteringsplattformar

slutligen är automatiserade rapporteringsplattformar som AgencyAnalytics byggda speciellt för marknadsföringsbyråer, vilket innebär att dataanslutningarna är inriktade på de plattformar som dina kunder använder.

dessa plattformar är också byggda mycket mer intuitivt än de flesta BI-plattformar, vilket innebär att både tekniska och icke-tekniska marknadsförare kan få värde från dem. Som diskuterats i föregående avsnitt, när du har konfigurerat dina initiala dataintegrationer, är de viktigaste fördelarna för byråer konsistensen för din rapportering, skalbarheten för att generera nya rapporter och det värde de presenterar för kunderna.

steg-för-steg: hur du automatiserar din rapporteringsprocess

nu när vi vet vad rapportautomation är, varför det är viktigt och de olika typerna av analysverktyg till ditt förfogande, låt oss titta på en steg-för-steg-process för att automatiskt generera rapporter med AgencyAnalytics.

Steg 1: Förberedelse

innan du börjar din rapporteringsprocess i någon egenskap rekommenderas det generellt att ha följande processer på plats:

• nyckeltal & mätvärden: det första steget i rapporteringen är att bestämma vilka nyckeltal och mätvärden du behöver inkludera i rapporten. Som diskuterats i vår SEO-spårningsguide kan du ofta räkna ut dessa genom att ställa varje kund en uppsättning inledande frågor om sin verksamhet under ombordstigningen.

• rapporteringsfrekvens: därefter vill du bestämma vilken rapporteringsfrekvens du ska använda. Många byråer går med månadsrapportering, men om du använder ett rapportautomationsverktyg kan du ta saker ett steg längre och enkelt skicka dagliga eller veckovisa rapporter. Dessutom kan du alltid välja att använda en realtid live marketing dashboard och ge 24/7 tillgång till dina kunder.

• tilldela roller: som tidigare nämnts, även om du använder en rapporteringsprogramvara är det i allmänhet bästa praxis att anpassa var och en med kommentarer och insikter i rapporteringsperioden. Att bestämma vem som ska ge dessa insikter för varje klient är ett annat viktigt steg innan du automatiserar din rapportering. Om du väljer att skicka periodiska rapporter istället för en instrumentpanel kan detta enkelt göras med en rapportsammanfattning som visas nedan:

steg 2: skapa en kampanj

när du har bestämt dig för KPI: er, mätvärden, rapporteringsfrekvens och vem som ansvarar för rapporteringen är nästa steg att skapa en kampanj för din klient. I AgencyAnalytics är en kampanj helt enkelt en webbplats, så i de flesta fall kommer varje klient att ha en kampanj om de inte har flera webbplatser.

för att skapa en ny kampanj, gå helt enkelt till din root-instrumentpanel och klicka på ”Skapa kampanj”:

i det här steget uppmanas du att lägga till grundläggande kampanjinformation som företagsnamn, domän och du kan valfritt ange en grupp för att organisera dina kampanjer.

steg 3: Ansluta dina datakällor

nästa steg för att automatisera din rapporteringsprocess är att helt enkelt ansluta relevanta datakällor till din kampanj. AgencyAnalytics erbjuder för närvarande 65 + marknadsföringsintegrationer för allt från PPC, sociala medier, SEO, analys, samtalsspårning, e-post, recensioner och e-handel.

för det här exemplet låt oss titta på att ansluta Facebook-annonser för vår rapportering. För att göra det, först navigerar du till kampanjen och klickar sedan på ”integrationer”:

nästa klicka på ”Facebook-annonser” från listan över tillgängliga integrationer:

därefter behöver du bara klicka på ”Anslut konto” och du blir ombedd att välja det konto du vill ansluta.

steg 4: Välj mellan att skicka rapporter eller skapa en instrumentpanel

Nästa, du vill bestämma om du ska ge dina kunder 24/7 tillgång till en instrumentpanel eller skicka dem periodiska rapporter. Om du vill få igång din rapportering så snabbt som möjligt kan du använda vår dashboard och rapportmallar.

nedan kan du se ett exempel på en dashboard-mall för Facebook-annonser, som du kan förhandsgranska live här:

om du istället vill använda en rapportmall, här är ett exempel på en Facebook Ads-mall, som du kan förhandsgranska live här.

Steg 5: anpassa dina rapporter eller instrumentpaneler

om du vill anpassa dina rapporter eller instrumentpaneler kan du använda vår dra och släpp-redigerare. Om du vill anpassa en viss widget på instrumentpanelen kan du bara klicka på ”Redigera instrumentpanel” så ser du en kugghjulsikon som låter dig tillämpa dina anpassningar.

steg 6: White Label din rapportering med byråns varumärke

när du har skapat din rapport eller instrumentpanel är nästa steg att white label dem med byråns varumärke. White label-funktionerna i AgencyAnalytics inkluderar möjligheten att anpassa logotyper, färgscheman, om du är på Agenturplanen eller högre kan du lägga till din egen anpassade domän och e-post, och om du är på Enterprise-planen kan du konfigurera white label-profiler för var och en av dina kunder.

för att white label din rapportering klickar du bara på ”Inställningar” i det vänstra hörnet och du får se en flik som heter ”White Label”:

Steg 7: Skapa en rapportsammanfattning eller Lägg till personliga kommentarer på instrumentpanelen

nästa, om du vill lägga till din egen inblick i rapporten är det bästa sättet att göra det med en rapportsammanfattning. Här är ett exempel på en rapportsammanfattning från vår Facebook-Annonsmall:

eller om du väljer att använda en instrumentpanel kan du enkelt lägga till en textruta widget och ange exakt vad du har uppnått varje månad:

steg 8: Ge klienten tillgång till instrumentpanelen eller schemalägg automatiska rapporter

det sista steget är att antingen ge klienten tillgång till din instrumentpanel eller schemalägga automatiska rapporter dagligen, veckovis eller månadsvis.

om du går med en instrumentpanel för att skapa ett klientkonto klickar du bara på fliken ”Användare” från din kampanj och klickar på ”Skapa användare”:

därefter har du möjlighet att välja mellan ett kund-eller personalkonto:

om du bestämmer dig för att gå med periodisk rapportering kan du använda vår Schemaläggningsguide för att bestämma frekvensen, dagen i månaden, tid på dagen och rapporteringsdatumintervallet:

du kan sedan ange innehållet i varje rapport E-post som kommer att skickas till kunder.

sammanfattning: Automatiserad rapportering för byråer

som vi har diskuterat, medan rapportering är en viktig del av att driva en byrå, kan handlingen att manuellt skapa rapporter varje månad vara oerhört tidskrävande och ineffektiv.

istället för att pussla ihop olika verktyg och försöka spåra data manuellt, drar automatiserad rapportering automatiskt in dessa data via ett API så att du kan fokusera på själva kampanjerna.

även om det finns andra typer av dataanalys och BI-plattformar tillgängliga, eftersom de inte är inriktade på marknadsföringsbyråer betyder det att dataanslutningarna ofta inte finns där. Inte bara det, men dessa verktyg är ofta utformade för dataanalytiker vars enda jobb det är att lära sig att använda plattformen.

automatiserad rapporteringsprogramvara har å andra sidan alla marknadsföringsdataanslutningar du behöver redan på plats, så allt du behöver göra är att ansluta dina konton för att börja automatisera din rapportering.

Sammanfattningsvis erbjuder automatiserad rapporteringsprogramvara ett antal tids—och kostnadsfördelar för byråer-några av de mest anmärkningsvärda är konsekvensen av rapporter, skalbarheten och lättheten att visa värdet på dina tjänster.