med hundratals eller till och med tusentals patienter på din lista kan tandläkarekan snabbt bli överväldigad medposter, rapporter, foton och studiemodeller. MenInnan du bestämmer dig för att ha en massa clear-out, varsäker på att du inte bli av med något viktigt.

som utgångspunkt är det god praxis att ha en omfattande skriftlig policy som gäller registrering. Detta bör ta itu med både de särskilda rättsliga kraven och de relevanta procedurdimensionerna som anges i NHS: s tjänstevillkor.

de tillämpliga NHS-förordningarna kräver att allmänna tandläkare i England, Walesoch Skottland behåller patientbehandlingsregister, tillhörande röntgenbilder, fotografier och studiemodeller under en period av två år(sex år i Nordirland) efter det att behandlingen och vården avslutats enligt ett avtal om fortsatt vård/kapitationeller behandling på referens, inklusive tillfälliga behandlingar som genomförts.

men från en dento-juridisk synvinkel, thePractitioner Services Division I Skottland och Department of Health and Social Care båda råda tandläkare att behålla register för långt längre perioder, upp till högst 30 år.

självförsvar

detta är viktigt när det gäller hantering av klagomål, försumlighetskrav och potentialreglerande utredningar av General DentalCouncil (GDC). NHS-klagomålsförfaranden i allmänhet tillåter en patient eller deras företrädareatt lämna in ett klagomål upp till ett år från den Incident de klagar på, eller frånnär de först blev medvetna om det.

påståenden om klinisk vårdslöshet gör det möjligt att anmäla en åtgärd under en period av tre år efter den relevanta händelsen eller från och med dagen för kunskap om det potentiella kravet, och i fall av barn fram till deras 21-årsdag (eller upp till tre år från dagen för kunskap).Även om det inte finns någon särskild regel om tidsfrister, är det mer sannolikt att GDC i praktiken tittar på fitnessatt öva problem som härrör från behandling som tillhandahållits under de senaste fem åren.

tillgången till tydliga och omfattande behandlingsregister kan vara ovärderlig när det gäller att svara på en fordran/åtgärd samt i förberedelserna av ett robust försvar för de rättsliga åtgärder som görs. Koncisa, omfattande tandregister kan och gör stopa anspråk i sina spår. Dålig kvalitet eller icke-existerande register innebär att en utövare är kvar att förlita sig enbart på deras minne av händelser och deras vanliga praxis, men domstolen tenderar att anta att en patients minne är mer sannolikt att vara korrekt när man beslutar någonkonflikter av faktiska bevis.

andra lagar

under vissa omständigheter kan ConsumerProtection Act 1987 också gälla för tandläkaresom leverantörer och användare av produkter. Sådana register måste behållas i minst 10 år efter patientens senaste närvaro,oavsett om din praxis använder manuella eller elektroniska register.

om detta ämne, där en praxis harskannat alla handskrivna tandregister, bör dessa säkerhetskopieras i linje med systemproviderprotokoll. Vid denna tidpunkt blir deden permanenta posten och alla originalhandskrivna poster kan bortskaffassäkert. Detta uppfyller också Data ProtectionAct 2018 (DPA) som förbjuder ”överdriven”personlig information som behandlas. Ett viktigt steg i digitaliseringen av poster är att se till att ditt system gör det möjligt att skriva ut poster om det krävs för juridiska eller regulatoriska ändamål eller för begäran om åtkomst till ämnen.

MDDUS rekommenderar därför:

1. behandlingsregister, röntgenbilder, studiemodeller och all annan korrespondens, behålls i minst 10 år efter patientens senaste närvaro vid övningen.
2. för barn, lagring av register som ovan tills patienten är minst 25.
3. ortodontiska modeller-behåller ursprungliga pre – och postoperativa modeller enligt ovan men kasserar mellanmodeller efter en period av fem år.

nuvarande dataskyddsprinciper rekommenderar inte att hålla eller behandla personuppgifter längre än nödvändigt, men under de omständigheter som vi har granskat i denna artikel kommer de relevanta reglerande eller rättsliga incitamenten för lagring av register att trumf dataskyddsöverväganden.

säkert bortskaffande

du måste se till att din valda metod för att förstöra patientjournaler är effektiv och fullständigt skyddar konfidentialiteten. De rekommenderademetoder är fragmentering, massa eller förbränning.Om du har kontrakterat denna tjänst till en tredje part måste du först söka skriftliga försäkraneratt de överensstämmer med DPA.

på samma sätt bör datordatalagringsenheter antingen skrivas över eller förstöras. Yoursoftware leverantör kan hjälpa.

när man överväger att kasta äldre pappersbaserade register, till exempel för patienter som inte har haft någon kontakt med dig i minst 10 år, är det bra att använda en manuell loggbok ellerelektronisk kalkylblad för att notera datum,patientnamn, födelsedatum, Sista datum för närvaro, orsak till förstörelse,förstörelse godkänd av och metod för förstörelse. Detta gör att du kan ge ett fullresponse till alla som skickar in en åtkomstbegäran efter 10-årsperioden.

Alan Frame är riskrådgivare på MDDUS