att anställa din första anställd är en enorm milstolpe för dig och ditt företag. Att bli arbetsgivare kommer dock med många ytterligare ansvarsområden. Om du är redo att bli arbetsgivare måste du veta vilka steg du ska följa.

8 steg för att bli arbetsgivare

Använd dessa åtta steg för att lära dig att bli arbetsgivare.

ta reda på statliga och lokala krav

varje stat och ort har olika regler för småföretag. Beroende på din plats och typ av verksamhet kan kraven variera.

statliga krav

nya arbetsgivarkrav skiljer sig från stat till stat. De flesta företag måste registrera sig hos sin stat för nya arbetsgivarkonton. Ditt lilla företag kan också behöva registrera sig för vissa licenser, tillstånd och andra registreringar. I de flesta fall kan du ansöka om denna information online.

arbetsgivare måste registrera sig för statlig arbetslöshetsskattförsäkring, annars känd som SUTA (State Arbetslöshetsskattlagen) skatt. När du har registrerat dig får ditt företag en SUTA – skattesats. Din ränta är en statlig arbetslöshetsprocent baserat på din bransch och erfarenhet (t.ex. 2,7%).

vissa stater kan också kräva statlig invaliditetsförsäkring. Till exempel kräver New York att de flesta arbetsgivare har invaliditetsförsäkring för sina anställda.

se vår Statliga löneguide för att se krav på ditt tillstånd. Kontakta din stat för ytterligare nya arbetsgivarkrav.

lokala krav

din stad eller ort kan kräva ytterligare typer av anställningsregistrering. Och du kan behöva hålla tillbaka lokala skatter från dina anställdas löner.

vissa stater med lokal inkomstskatt inkluderar Alabama, Colorado, Delaware och Indiana. Andra stater, som Ohio och Pennsylvania, har specifika typer av lokala skatter, till exempel skoldistriktsskatt.

ofta är arbetsgivare ansvariga för att hålla och deponera lokala inkomstskatter för sina anställda.

kontakta ditt lokala regeringskontor för mer information om du eller inte du måste registrera dig.

Ansök om arbetsgivarens identifikationsnummer

när du har bestämt dig för att bli arbetsgivare måste du ansöka om arbetsgivarens identifikationsnummer (ein). En EIN är ett unikt niosiffrigt nummer som IRS tilldelar ditt företag. Du måste ansöka om en EIN om du planerar att anställa anställda.

EINs formateras så här: 12-3456789.

det finns ingen avgift för att ansöka om ett EIN. Du kan ansöka online för din EIN. Eller, du kan maila eller faxa formulär SS-4, Ansökan om arbetsgivarens identifikationsnummer, till IRS.

det snabbaste sättet att ansöka om ett EIN är online. Du behöver inte fylla i några formulär. Och du kan skriva ut en omedelbar bekräftelse för dina poster.

om du väljer att ansöka med en pappersansökan, fyll i formuläret SS-4 och maila eller faxa det till IRS. Tänk på att det tar längre tid att skicka eller Faxa din ansökan för att ta emot din EIN.

få arbetstagarnas ersättningsförsäkring

oavsett din typ av verksamhet har anställda chansen att få en arbetsrelaterad sjukdom eller skada. För att täcka oförutsägbara händelser (t.ex. faller på ett vått golv) måste du ha arbetstagarnas ersättningsförsäkring.

så, vad är arbetstagarnas kompensationsförsäkring? Workers ’compensation, även känd som workers’ comp eller workmans’ comp, är försäkring som ger lönesättning och medicinska förmåner till anställda som blir sjuka eller skadade på jobbet. Och arbetstagarnas ersättning omfattar anställda oavsett vem som orsakar händelsen (t.ex. du, en medarbetare, arbetstagaren etc.).

arbetstagarnas ersättning kan täcka följande frågor för anställda:

• kronisk ryggsmärta
• karpaltunnel
• hörselnedsättning
• lungsjukdom
• skador orsakade av arbetsrelaterad stress

dina anställda kan vara berättigade till arbetstagarnas förmåner som betalning för diagnos, behandling och rehabilitering.

kostnaden för arbetstagarnas comp varierar beroende på ditt företag, lönebelopp, typ av arbete och tidigare arbetares comp-fordringar.

statliga krav

varje stat har sina egna arbetstagares kompensationsprogram och lagar att följa.

de flesta stater kräver att du får arbetstagarnas ersättningsförsäkring. Vissa stater låter dock arbetsgivare välja täckning tills de har ett visst antal anställda.

många stater ger arbetsgivare frihet att välja sina arbetstagares ersättning täckning. Arbetsgivare i North Dakota, Ohio, Washington och Wyoming måste dock köpa arbetarnas comp-täckning genom sin egen statsfond.

Kontrollera med ditt tillstånd för mer information om arbetstagarnas ersättningskrav.

Bestäm hur du hanterar löner

innan du kan börja anställa och betala anställda, bestäm hur du planerar att hantera löner. Tänk på aspekter som kostnad och hur mycket tid det tar att köra lön.

några sätt att hantera löner inkluderar:

• löpande löner för hand
• Outsourcing av löner (t.ex. revisor eller bokförare)
• använda en löneprogramvara eller leverantör

löpande löner för hand är det mest kostnadseffektiva sättet att hantera löner. Det kan dock också vara det mest tidskrävande alternativet och leda till kostsamma misstag. När du kör lön för hand måste du beräkna skatterna för att hålla tillbaka för varje anställd. Och, du måste lämna in och sätta in dina löneskatter till rätt byråer.

att använda en revisor eller bokförare för att hantera löner kräver att du ger upp kontrollen över din lön. Och outsourcing av din lön kan vara dyrt för ditt lilla företag. Även om det är dyrare än andra alternativ, outsourcing lön kan spara mycket tid. Och, du kan ha sinnesfrid att veta att dina löne insättningar är korrekta.

lön programvara kan vara en gyllene medelväg mellan att köra lön för hand och outsourcing det. Programvara är ett billigare alternativ än outsourcing av löner. Och, lön programvara är korrekt och sparar tid. De flesta löneprogramvarusystem gör att du kan köra lön inom några minuter. När du tittar på löneprogramvara, jämför dina alternativ. Titta på leverantörernas prissättning, funktioner, användarvänlighet, säkerhet och recensioner.

anställa anställda

nu när du har lagt grunden är det dags att börja anställa några anställda.

många nya arbetsgivare använder traditionella anställningsmetoder (t.ex. direkt anställning). När du anställer din första anställd, bestäm vilka egenskaper och krav du letar efter hos en anställd.

skapa en tydlig och tilltalande arbetsbeskrivning. Ange positionskrav och kvalifikationer för att inkludera i din beskrivning. Vissa kvalifikationer Du kan lista inkluderar erfarenhet (t. ex. två år i en IT-relaterad position) och utbildning (t. ex., Kandidatexamen i marknadsföring).

om möjligt, inkludera saker som förmåner (t.ex. pensionsavgifter) för att uppmuntra kandidater att ansöka.

Lägg upp din arbetsbeskrivning till plattformar som din företagswebbplats, online-anslagstavlor och sociala medier. Granska ansökningar som kandidater lämnar in. Rensa ut okvalificerade sökande och kontakta kandidater som verkar som en bra passform.

intervjua kvalificerade kandidater. Intervjuprocessen kan bestå av flera omgångar av intervjuer tills du hittar din ideala kandidat.

när du är redo att anställa, utöka ett jobberbjudande till kandidaten. Om kandidaten accepterar ditt erbjudande, börja onboarding processen och ny hyra pappersarbete (som vi talar om mer i nästa steg).

när ditt företag växer kan du bilda en anställningsutskott för att anställa ytterligare anställda.

komplett ny hyra pappersarbete

innan nya anställda kan börja arbeta på ditt företag, måste du och din anställd båda slutföra ny hyra pappersarbete.

som arbetsgivare måste du anmäla nyanställda. Federal lag säger att du måste rapportera nyanställda inom 20 dagar efter att anställa dem. Statliga lagar för nyanställda kan dock skilja sig åt. Kontrollera med ditt tillstånd att ta reda på nya hyra tidsramar och lagar.

anställda måste fylla i formulär W-4, anställdas Källintyg, för federal skatteavdrag. Form W-4 bestämmer hur mycket du håller tillbaka från anställdas löner för federala inkomstskatter. Viss information som en anställd behöver lista på deras formulär W-4 innehåller deras namn, adress, personnummer och civilstånd.

många stater har också statlig inkomstskatt. Om din anställd arbetar i en stat med inkomstskatt måste de också fylla i ett statligt W-4-formulär.

för att säkerställa att anställda är berättigade att arbeta i USA måste de fylla i formulär i-9, verifiering av anställningsberättigande. När du samlar in ett i-9-formulär måste arbetstagaren också tillhandahålla dokument som visar sin identitet och behörighet (t.ex. körkort, pass, socialförsäkringskort etc.).

du kan också behöva samla in ytterligare dokument från anställda, till exempel en signerad medarbetarhandbok, förmånsinformation och kontaktformulär för nödsituationer.

betala löneskatt

ett av de största arbetsgivaransvaret du har är att betala löneskatt. Om du inte betalar dina löneskatter i tid kan du få påföljder som böter eller fängelse.

löneskatter inkluderar federal inkomst, Social trygghet och Medicare och federala arbetslöshetsskatter. Som nämnts kan vissa arbetsgivare behöva betala statliga och lokala skatter också.

Federal inkomstskatt

hur ofta du betalar federal inkomstskatt varierar från företag till företag. Du måste hålla tillbaka federal inkomstskatt från anställdas löner. Och du måste betala det varje månad eller halvvecka på arbetstagarens vägnar.

ditt schema för att betala federal inkomstskatt baseras på en lookback-period i Form 941. Form 941 rapporterar din federala inkomst, Social trygghet och Medicare skatteskulder.

nya företag har automatiskt en månatlig insättningsfrekvens. Tänk på att ditt insättningsschema kan ändras varje år.

för månatliga insättare beror den federala inkomstskattebetalningen den 15: e i varje följande månad. Till exempel beror federal inkomstskatt för November senast den 15 December.

Federal inkomstskatt insättningar måste göras via en elektronisk överföring (t.ex. EFTPS).

Social trygghet och Medicare skatter

Social trygghet och Medicare skatter utgör FICA skatt. Både du och dina anställda bidrar med Social trygghet och Medicare skatter.

källskattesatsen för Social trygghet är 6,2%. Du måste hålla 6,2% från varje anställds löner för Social trygghet. Och betala det matchande arbetsgivaravgiften på 6,2%.

Medicare skatt är 1,45% för både dig och dina anställda. Undanhålla 1.45% Från anställdas löner och bidrar med en matchande arbetsgivardel på 1,45%.

insättning FICA skatt tillsammans med federal inkomstskatt. Använd samma insättningsfrekvenser som federal inkomstskatt (t.ex. månadsvis eller halvvecka). Var noga med att du sätter in både anställda och arbetsgivare delar av FICA.

Federal arbetslöshetsskatt

de flesta arbetsgivare måste också betala federal arbetslöshetsskatt, annars känd som FUTA-skatt.

du måste betala FUTA skatt om något av följande är sant:

• du betalade $1,500 eller mer i löner under ett kalenderkvartal
• du hade minst en anställd under minst en del av en dag i 20 eller fler olika veckor

Federal payroll deposit rules anger att du måste göra kvartalsvisa insättningar. Gör dock bara en FUTA-insättning om din federala arbetslöshetsskattskyldighet är mer än $500 under kvartalet.

liksom federal inkomst och FICA skatter, du måste sätta in FUTA skatt via elektronisk överföring.

här är schemat för förfallodatum för FUTA-skatt:

• 30 April för kvartal 1 (januari-mars)
• 31 juli för kvartal 2 (April – juni)
• 31 oktober för kvartal 3 (juli-September)
• 31 januari för kvartal 4 (oktober-December)

statliga och lokala skatter

återigen, beroende på ditt tillstånd, kan du också behöva hålla tillbaka statliga och lokala inkomstskatter och statlig arbetslöshetsskatt.

Kontrollera med din statliga och lokala avdelningar beskattning för betalningsinformation om statliga och lokala löneskatter.

fil lönerapporter

förutom att betala löneskatt måste du också lämna in lönerapporter. Lönerapporter är formulär som meddelar regeringen om dina löneskatteskulder.

de lönerapporter du behöver arkivera beror på ditt företag. Rapportera både de skatter du håller tillbaka från anställdas löner och de skatter du bidrar med. Du måste skicka in lönerapporter för både federala och statliga skatter.

hur ofta du lämnar in löneformulär beror på typen av formulär. Vissa former kan bero kvartalsvis, medan andra förfaller årligen.

kvartalsvisa lönerapporter

Form 941, arbetsgivarens kvartalsvisa federala avkastning, rapporterar federal inkomst, Social trygghet och Medicare skatter tillsammans med anställdas löner.

Filform 941 varje kvartal om du har anställda, även om du inte har skatter eller löner att rapportera. Fyll inte i formulär 941 om du är säsongsarbetsgivare eller anställer hushåll (t.ex. barnbarnsskatt) eller gårdsanställda (t. ex. formulär 943).

förfallodatum för formulär 941 inkluderar:

• 30 April för kvartal 1
• 31 juli för kvartal 2
• 31 oktober för kvartal 3
• 31 januari för kvartal 4

Statliga lönerapporter

du kan också behöva lämna kvartalsrapporter för statliga inkomster och statliga arbetslöshetsskatter (SUTA).

förfallodatum kan variera mycket från stat till stat. Även om de flesta stater kräver att du lämnar kvartalsvis, bör du kontakta ditt tillstånd för specifika lönerapporteringskrav.

årliga lönerapporter

årliga lönerapporter förfaller en gång per år senast den 31 januari. Några vanliga årliga lönerapporter inkluderar formulär 944, 940 och W-2 och W-3.

Form 944

vissa arbetsgivare kanske kan lämna in formulär 944, arbetsgivarens årliga federala avkastning, istället för formulär 941.

liksom Form 941 kan du använda Form 944 för att rapportera federal inkomst, Social trygghet och Medicare skatter på årsbasis.

IRS berättar om du får använda formulär 944. Vanligtvis kvalificerar du om ditt företags årliga ansvar för Social trygghet, Medicare och federala inkomstskatter är $1000 eller mindre.

Form 940

använd Form 940, arbetsgivarens årliga federala arbetslöshet (FUTA) självdeklaration, för att rapportera federal arbetslöshetsskatt (FUTA).

Filform 940 årligen för att rapportera din federala arbetslöshetsskatt. Kom ihåg att endast arbetsgivare betalar FUTA-skatter.

Form W-2 och Form W-3

Form W-2, löne-och skattedeklaration, är en årlig skatteblankett som du måste ge varje anställd senast den 31 januari. Form W – 2 sammanfattar en anställds löner och skatter för året. Anställda använder formulär W – 2 för att lämna in sin individuella avkastning. Du måste också lämna in en kopia av formulär W – 2 med IRS.

Form W-3, överföring av löne-och skattedeklaration, är överföringsformen för Form W-2. Blankett W – 3 är en sammanfattning av informationen från dina anställdas blanketter W-2. Skicka inte formulär W-3 till dina anställda. Skicka en kopia av formulär W-3 till IRS varje år senast den 31 januari.

letar du efter ett enkelt sätt att bearbeta löner efter att ha blivit arbetsgivare? Patriot programvara kan du köra exakta löner i tre enkla steg. Och vårt expertsupport är bara ett telefonsamtal, chatt eller e-post bort. Kom igång med din självstyrda demo idag!

denna artikel har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 5 juli 2013.

Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.