en arbetsgivare/anställd relation är en av särskilt förtroende. Ibland utnyttjar anställda det förtroendet genom att stjäla från sin arbetsgivare. Förskingring kan hända när anställda tar kontanter eller omdirigerar fakturabetalningar från kunder, men det kan också hända när anställda skickar bedrägliga fakturor för betalning eller använder företagets kreditkort för personliga utgifter. Förskingring träffar företag, offentliga myndigheter och ideella företag av alla storlekar. USA. Department of Commerce rapporterar att nästan en tredjedel av affärsmisslyckanden är relaterade till anställd stöld eller bedrägeri. Lyckligtvis är detta ett område där ett uns av förebyggande kan rädda ditt företag från ekonomisk katastrof på vägen.
åtta särskilt enkla lösningar du kan följa nedan:
1. Gör en fullständig bakgrundskontroll innan du anställer en ny anställd. Du skulle bli förvånad över hur många företag som inte utför en bakgrundskontroll. Om du använder ett rekryteringsföretag måste du vara mycket tydlig om vad dess bakgrundskontroll innebär, och du måste se till att ansvaret för en bakgrundskontroll finns i ditt kontrakt. Många placeringsbyråer försöker begränsa sitt ansvar för de anställda de parar med sina företagskunder, så läs det finstilta.
2. Ha tydliga policyer och kontroller på plats–och genomdriva dem. Oavsett hur stort eller litet ditt företag är, bör du ha satt förfaranden för att ge anställda tillgång till och användning av företagets kreditkort eller hantering av betalningar. Alla ansökningar om ersättning måste åtföljas av kvitton eller fakturor. Betala aldrig en faktura från en leverantör som du inte känner till bara för att en anställd ber dig. Om du har tvivel om legitimiteten för en faktura, ring företaget eller gör lite forskning innan du betalar den. För intern redovisning bör du registrera alla typer av transaktioner (t.ex. avskrivningar, återbetalningar, justeringar).
3. Begränsa tillgången till finansiell information och resurser. När ett företag växer är det viktigt att hantera vilka anställda som har tillgång till finansiell information och register. När människor lämnar företaget, avsluta åtkomst omedelbart. På samma sätt, som nya människor kommer ombord, ställa in dem med unika referenser och begränsa tillgången till endast de system och verktyg de behöver.
4. Tilldela ekonomiska uppgifter till mer än en person och korsa anställda. Om du har ett litet företag kan det vara lättast att få en person att hantera post -, log-och insättningskontrollerna och förena kontoutdragen. Men att lägga allt ansvar i en individs händer gör det lättare för stöld att gå obemärkt förbi. Företag bör dela upp ekonomiska uppgifter mellan två eller flera personer. Till exempel bör du ha en person öppna posten och logga in betalningar som kommer in, och en separat person som betalar fakturor och gör böckerna. Att ha mer än en person som hanterar dessa uppgifter gör det lättare att identifiera saker som ser Fel ut.
5. Använd en lockbox för småpengar. Behöver vi säga mer?
6. Utför slumpmässiga interna eller externa revisioner. Om anställda vet att deras arbetsgivare är uppmärksam på bedrägeri och stöld, kommer de att vara mindre benägna att engagera sig i det.
7. Få rätt typ av försäkringsskydd och öka dina gränser för anställdas stöld. De flesta företag kan ha vanliga kommersiella allmänna ansvarsförsäkringar på plats, men de har inte tillräcklig täckning för anställd stöld. Företag bör backstop eventuell stöld med anställd oärlighet eller brott täckning som en del av deras försäkringspaket. Om du arbetar med tredje part som bemanningsbyråer, be om bevis på deras täckning.
8. Engagera brottsbekämpning. Det viktigaste du kan göra efter att du fångat en anställd som bedriver ekonomisk oegentligheter är att rapportera den personen till brottsbekämpning. Ett överraskande antal företag avslutar helt enkelt arbetstagaren på grund av sympati eller egen förlägenhet för att ha tillåtit företaget att vara sårbart. Problemet med detta tillvägagångssätt är att det inte finns någon rekord för nästa arbetsgivare att upptäcka när de anställer den person du skjuter, så att du inte rapporterar stöld fortsätter helt enkelt cykeln. När det gäller arbetstagaren finns det vanligtvis underliggande problem som gniststöld, såsom missbruk eller mentala/emotionella problem. Att rapportera sitt beteende till brottsbekämpande myndigheter kan ofta leda till att de får den hjälp de behöver.
att följa dessa steg hjälper dig att förhindra att ditt företag lider förlust i händerna på en anställd. Om ditt företag är offer för anställd stöld, är det viktigt att anlita juridisk rådgivning direkt.