în încercarea de a înțelege performanța și de a spori profitabilitatea, majoritatea întreprinderilor măsoară continuu o mulțime de valori diferite, de la satisfacția clienților și implicarea angajaților, până la generarea de plumb, conversii de marketing și indicatori de vânzări. Dar poate cea mai universală metrică pentru orice afacere este rata de utilizare.

dacă nu înțelegeți rata de utilizare, nu puteți înțelege eficiența și productivitatea – ceea ce înseamnă că nu puteți începe să evaluați profitabilitatea afacerii dvs. De aceea, o multitudine de afaceri, de la agenții de creație și servicii profesionale până la firme de avocatură și consultanți independenți, monitorizează îndeaproape rata lor de utilizare. Dar cum o calculați cu exactitate?

care este rata de utilizare?

mai simplu spus, rata de utilizare este procentul din totalul orelor de lucru ale unei persoane care sunt cheltuite pentru munca care poate fi facturată unui client. Indiferent cât de motivat sau productiv este un angajat, indiferent cât de hotărât este să facă maximul absolut, timpul va fi întotdeauna factorul lor limitativ. Există doar 24 de ore pe zi – și așa cum am explorat în profunzime înainte, ființele umane nu se descurcă bine atunci când ne străduim să fim „mereu”.

în timp ce un angajat poate lucra 40 de ore pe săptămână, este aproape imposibil să faci 40 de ore de muncă facturabilă. Întâlniri, pauze de prânz, apeluri telefonice, de formare și de dezvoltare a afacerilor toate mânca în ea. Dar când vine vorba de rata de utilizare, este important să obțineți echilibrul corect: dacă este prea mare, afacerea dvs. poate tăia colțurile cu o muncă internă esențială și probabil că aveți nevoie de mai multe resurse; dacă este prea mic, este posibil să nu aduceți suficientă muncă pentru numărul dvs. de cap.

de ce ar trebui să monitorizați rata de utilizare?

există mai multe motive pentru care este atât de important să se monitorizeze rata de utilizare. Orice companie care facturează la oră – fie că este o agenție sau o firmă de avocatură – trebuie să știe dacă facturează suficient pentru a-și acoperi costurile, plus cheltuielile generale. Dacă aveți o rată de utilizare sănătoasă, veți ști că facturați eficient. În plus, odată ce v-ați dat seama de rata ideală de Utilizare, o puteți folosi pentru a înțelege multe alte funcții importante de afaceri.

ratele de Utilizare sunt deosebit de importante atunci când vine vorba de gestionarea resurselor și pot îmbunătăți semnificativ prognoza și optimizarea resurselor. Pe măsură ce o companie crește și echipele se extind, importanța vizibilității în viitorul dvs. devine și mai vitală – iar rata dvs. de utilizare vă poate anunța dacă aveți capacitatea de a prelua un nou client, dacă trebuie să angajați mai mulți oameni, dacă petreceți suficient timp pe munca clientului și dacă ar trebui să investiți mai mult în proiecte interne.

Cum calculați rata de utilizare?

deci, care este cel mai bun mod de a calcula rata de utilizare? Formula de bază este destul de simplă: este numărul de ore facturabile împărțit la numărul total de ore disponibile (x 100).

deci, dacă un angajat a facturat 32 de ore dintr-o săptămână de 40 de ore, ar avea o rată de utilizare de 80%. Există de fapt mai multe moduri diferite în care puteți calcula ratele de utilizare în funcție de faptul dacă doriți să înțelegeți prețurile, angajarea, sănătatea organizației etc.

pentru a stabili rata de utilizare la nivel de firmă, trebuie doar să împărțiți totalul tuturor ratelor de utilizare a angajaților la numărul total de angajați. Cele mai robuste soluții de urmărire a timpului vă pot oferi aceste informații atât la nivel de angajat, cât și la nivel de afaceri.

ce este o rată de utilizare bună?

deci, cum arată o rată de utilizare bună? În cele din urmă, acest lucru depinde de companie; nu există un număr specific care să funcționeze pentru toată lumea și, cu siguranță, nu este cazul cu cât rata de utilizare este mai mare, cu atât mai bine. O rată de utilizare care este în permanență aproape de 100% sugerează că personalul este suprasolicitat și potențial aproape de epuizare. Dacă acesta este cazul pentru dvs., este un indiciu că ar putea fi timpul să angajați oameni noi. Dacă aveți o rată de utilizare mai mare de 100%, aceasta indică, de obicei, o muncă prea mare în afara domeniului de aplicare sau o planificare slabă.

dar, pe de altă parte, dacă există un decalaj mare între ratele de utilizare și realizare, înseamnă fie că echipa dvs. petrece prea mult timp pe sarcini care nu pot fi facturate, fie că nu există suficientă muncă în conductă-ceea ce sugerează că există riscuri înainte. De asemenea, ar putea sugera că aveți prea mulți freelanceri implicați în proiecte. Concluzia, totuși, este că înseamnă că trebuie să aduceți mai multe lucrări facturabile. Pentru a vă oferi mai multe informații, puteți utiliza formula ideală a ratei de utilizare, care este:

(Costuri + Profit) / capacitate potențială x rată facturabilă) x 100

împărțind costurile resurselor, cheltuielile generale și marja de profit la numărul total de ore disponibile și rata facturabilă, puteți calcula rata de utilizare ideală – care este rata optimă de utilizare pentru ca o companie să atingă marja de profit dorită.

înainte de a putea începe să lucreze orice tip de rate de utilizare, cu toate acestea, trebuie să fie în măsură să adune informații exacte cu privire la cazul în care timpul este de fapt merge și cât de mult din munca ta este facturabile. Înțelegerea ratei de utilizare este vitală dacă doriți să evaluați cu succes profitabilitatea angajaților, echipei și companiei dvs. – și, deși este o măsurare simplă, poate avea efecte de anvergură asupra modului în care funcționează afacerea dvs.