dacă dețineți sau lucrați la o agenție de marketing, știți că raportarea rezultatelor dvs. către clienți în mod regulat este esențială pentru construirea încrederii, demonstrarea valorii și păstrarea clienților pe termen lung.

când începeți să construiți agenția, probabil că faceți cea mai mare parte a raportării manual, de obicei prin combinarea unei varietăți de instrumente gratuite. Cu toate acestea, pe măsură ce vă dezvoltați agenția, timpul petrecut manual generând rapoarte în fiecare lună poate începe să se adune rapid.

realitatea este că, deși raportarea este o parte esențială a gestionării și scalării unei agenții, nu este o activitate pe care ar trebui să o petreceți prea mult timp. În special, procesul de creare manuală a rapoartelor nu îmbunătățește rezultatele clienților dvs. și nu vă ajută să obțineți noi clienți.

ca urmare, pe măsură ce agențiile trec de primele etape ale activității lor, raportarea ar trebui automatizată cât mai mult posibil folosind software-ul, astfel încât să vă puteți concentra pe scalarea Agenției.

în acest ghid, vom discuta exact ce înseamnă automatizarea rapoartelor, de ce este crucială pentru agenții, diferitele tipuri de instrumente de raportare și, în final, vom examina un proces pas cu pas de automatizare a rapoartelor.

Ghidul este organizat după cum urmează:

• ce este raportarea automată?
• de ce automatizarea rapoartelor contează pentru agenții
• revizuirea diferitelor tipuri de instrumente de raportare
• pas cu pas: cum să automatizați procesul de raportare

să începem.

ce este raportarea automată?

faptul este că peisajul de marketing digital de astăzi implică adesea tratarea zilnică a multor surse de date diferite. Este posibil să încercați să vă clasificați clienții organic în motoarele de căutare, să rulați anunțuri Facebook și Google plătite sau să gestionați o campanie de marketing prin e-mail. Indiferent de tipul de activitate de marketing pe care o desfășurați pentru clienții dvs., probabil că aveți mai multe date provenite de la fiecare dintre aceste canale decât știți cu ce să faceți.

pentru a ajuta la rezolvarea acestei provocări pentru agențiile de marketing, software-ul automat de raportare vă permite să vă conectați pur și simplu contul la o varietate de surse de date și să preluați automat date zilnic.

instrumentele automate de raportare fac acest lucru folosind API-uri sau interfețe de programare a aplicațiilor, care permit două sisteme să trimită date între ele. Deoarece datele pe care trebuie să le urmăriți sunt extrase automat de pe fiecare platformă, acest lucru eliberează o perioadă semnificativă de timp atunci când vine vorba de raportare.

înainte de a continua, trebuie menționat totuși că, chiar dacă utilizați un software de raportare automatizat, acesta nu ar trebui să fie neapărat 100% automatizat. În special, ar trebui să revizuiți în continuare datele clienților dvs. și să le oferiți comentarii și informații personalizate cu fiecare raport.

procesul de personalizare a fiecărui raport este încă mult mai eficient decât generarea rapoartelor dvs. și merge mult în ceea ce privește furnizarea de valoare și păstrarea clienților pe termen lung.

de ce contează automatizarea rapoartelor pentru agenții

am discutat deja câteva dintre motivele la nivel înalt pentru care automatizarea procesului de generare a rapoartelor în fiecare lună are sens, dar să ne uităm acum la acestea puțin mai detaliat.

costuri de raportare

înainte de a vă decide să implementați un software automat de raportare, trebuie mai întâi să aveți o idee clară despre costurile curente de raportare.

pentru a vă oferi un exemplu, Să analizăm costurile de raportare pe care le-ar putea suporta o agenție tipică.

să presupunem că Agenția are în prezent 25 de clienți și trimiteți rapoarte lunar. Dacă fiecare raport durează doar 5 ore în fiecare lună și plătiți personalului dvs. o medie de 35 USD pe oră, aceasta se reduce la 4375 USD din costurile de raportare în fiecare lună sau 52500 USD pe an.

după cum puteți vedea, costurile de raportare manuală adăuga rapid.

software-ul automat de raportare poate costa oriunde de la $50 la $500+ în fiecare lună, în funcție de dimensiunea agenției, dar după cum puteți vedea un instrument ca acesta plătește pentru sine foarte repede.

dacă nu știți care sunt costurile dvs. curente de raportare și doriți să le calculați singuri, consultați calculatorul nostru de costuri aici.

consistență

dacă ați încercat raportarea manuală pentru orice perioadă de timp, știți că atunci când perioada de raportare este aproape de sfârșit, poate fi adesea o luptă pentru a pregăti totul și a vă asigura că este trimis la timp.

angajații care se ocupă de raportare se pot îmbolnăvi sau pot apărea o serie de alte proiecte, oricare ar fi motivul, fără automatizarea și programarea rapoartelor în avans, lăsați o parte esențială a conducerii Agenției parțial la întâmplare.

cu un instrument automat de raportare, pe de altă parte, după ce ați configurat inițial fiecare campanie și ați conectat sursele de date, știți că, indiferent de ceea ce se întâmplă, furnizați în mod constant actualizările pe care le-ați promis clienților.

scalabilitate

un alt motiv pentru care raportarea automată este atât de importantă pentru agenții este scalabilitatea pe care o oferă. Dacă oferiți un serviciu valoros clienților existenți și lucrați pentru a genera noi clienți potențiali pentru agenție, este doar o chestiune de timp înainte de a începe să vă scalați.

de asemenea, scalarea unei agenții se poate întâmpla foarte repede, iar dacă nu sunteți pregătit cu instrumentele potrivite, poate fi dezastruos. De exemplu, dacă toți angajații dvs. actuali își petrec timpul cu sarcini de raportare manuală, este posibil să nu aveți timp să angajați mai mulți oameni pentru a face față afluxului de noi afaceri.

dacă utilizați un software de raportare, pe de altă parte, extinderea fluxului de lucru existent de generare a rapoartelor este adesea la fel de ușoară ca actualizarea la un plan de prețuri mai mari.

Upselling Opportunities

în cele din urmă, furnizarea de rapoarte de marketing de înaltă calitate este o modalitate excelentă de a prezenta noi oportunități clienților dvs. existenți, ceea ce poate duce adesea la upselling servicii suplimentare.

de exemplu, dacă difuzați anunțuri PPC pentru un client și vedeți o oportunitate pentru acesta de a se clasifica organic în motoarele de căutare, puteți utiliza apoi un instrument de analiză a concurenților și le puteți arăta exact ce ar putea însemna acest lucru pentru afacerea lor în raportul dvs. de marketing. Având un instrument care poate extrage automat toate aceste date din diverse surse, tot ce trebuie să faceți este să explicați clientului dvs. de ce serviciul este valoros pentru afacerea lor.

revizuirea diferitelor tipuri de instrumente de raportare

acum că am discutat de ce automatizarea rapoartelor contează pentru agenții, Să analizăm câteva tipuri diferite de software de raportare și analiză disponibile, inclusiv avantajele și dezavantajele fiecăruia.

raportarea DIY cu instrumente gratuite

o modalitate obișnuită prin care mulți marketeri entry-level încep este pur și simplu prin combinarea diferitelor instrumente gratuite. Aceasta va include, în general, instrumente precum foi de calcul Google sau Excel, documente Google pentru scrierea rezumatelor rapoartelor și poate o prezentare PowerPoint.

dezavantajul evident al acestei abordări este că este incredibil de consumatoare de timp, iar rezultatul final este adesea mai puțin impresionant pentru clienți.

singurul avantaj real al acestei abordări este că este complet gratuit, deși dacă adăugați orele necesare pentru a genera rapoartele, acest lucru nu este cazul.

tablouri de bord pentru raportarea analizelor de date

următorul tip de instrument de raportare sunt tablourile de bord pentru analiza datelor, cum ar fi Google Data Studio. În timp ce o platformă ca aceasta este cu siguranță un pas în direcția corectă dintr-o foaie de calcul, poate fi totuși destul de consumatoare de timp pentru a învăța cum să o utilizați eficient.

un alt dezavantaj al unei platforme precum Google Data Studio este că are integrări limitate cu alte platforme de marketing. De fapt, dacă citiți recenziile pentru Data Studio, o temă comună este că conectarea la platforme care nu sunt deținute de Google este foarte dificilă.

platforme de Business Intelligence (BI)

platforme de business intelligence precum Tableau și Domo sunt instrumente incredibil de puternice atunci când vine vorba de analiza datelor.

una dintre problemele majore cu aceste platforme este însă că necesită o investiție serioasă în ceea ce privește învățarea modului de utilizare a acestora, mai ales dacă nu sunteți analist de date. Dacă sunteți un analist de date, beneficiul acestor platforme este că le puteți utiliza pentru analize extinse de date mari în orice industrie.

acestea fiind spuse, acest lucru poate fi văzut și ca un dezavantaj pentru agenții, deoarece platformele nu se concentrează în mod specific pe datele de marketing. Deși puteți analiza orice tip de date cu aceste platforme, lipsa de specializare în ceea ce privește conexiunile de date le face adesea mai puțin decât ideale pentru agențiile de marketing.

platforme automate de raportare

în cele din urmă, platformele automate de raportare precum AgencyAnalytics sunt construite special pentru agențiile de marketing, ceea ce înseamnă că conexiunile de date sunt concentrate pe platformele pe care le utilizează clienții dvs.

aceste platforme sunt, de asemenea, construite mult mai intuitiv decât majoritatea platformelor BI, ceea ce înseamnă că atât marketerii tehnici, cât și cei non-tehnici pot obține valoare de la ei. După cum s-a discutat în secțiunea anterioară, după ce ați configurat integrările inițiale de date, principalele beneficii pentru agenții sunt coerența raportării dvs., scalabilitatea generării de noi rapoarte și valoarea pe care o prezintă clienților.

pas cu pas: cum să automatizați procesul de raportare

acum, că știm ce este automatizarea rapoartelor, de ce este importantă și diferitele tipuri de instrumente de analiză la dispoziția dvs., să analizăm un proces pas cu pas de generare automată a rapoartelor cu AgencyAnalytics.

Pasul 1: Pregătirea

înainte de a începe procesul de raportare în orice calitate, este recomandat, în general, să aveți următoarele procese în loc:

• indicatori KPI &: primul pas către raportare este să decideți ce indicatori KPI și valori trebuie să includeți în raport. După cum sa discutat în ghidul nostru de urmărire SEO, puteți să vă dați seama adesea prin a pune fiecărui client un set de întrebări inițiale cu privire la afacerea lor în timpul etapei de onboarding.

• frecvența de raportare: apoi, doriți să decideți frecvența de raportare pe care o veți utiliza. O mulțime de agenții merg cu raportarea lunară, deși dacă utilizați un instrument de automatizare a rapoartelor, puteți face lucrurile un pas mai departe și puteți trimite cu ușurință rapoarte zilnice sau săptămânale. În plus, puteți alege întotdeauna să utilizați un tablou de bord de marketing live în timp real și să oferiți acces 24/7 clienților dvs.

• atribuirea rolurilor: așa cum am menționat mai devreme, chiar dacă utilizați un software de raportare, este, în general, cea mai bună practică să personalizați fiecare cu comentarii și informații despre perioada de raportare. A decide cine va oferi aceste informații pentru fiecare client este un alt pas important înainte de a vă automatiza raportarea. Dacă alegeți să trimiteți rapoarte periodice în locul unui tablou de bord, acest lucru se poate face cu ușurință cu un rezumat al raportului, așa cum se arată mai jos:

Pasul 2: Crearea unei campanii

după ce ați decis KPI-urile, valorile, frecvența de raportare și cine este responsabil pentru raportare, următorul pas este să creați o campanie pentru clientul dvs. În AgencyAnalytics, o campanie este pur și simplu un site web, astfel încât, în majoritatea cazurilor, fiecare client va avea o campanie, cu excepția cazului în care are mai multe site-uri web.

pentru a crea o nouă campanie, pur și simplu du-te la tabloul de bord rădăcină și faceți clic pe „Creare campanie”:

în acest pas vi se va solicita să adăugați informații de bază despre campanie, cum ar fi numele companiei, domeniul și, opțional, puteți specifica un grup pentru organizarea campaniilor.

Pasul 3: Conectarea surselor de date

următorul pas pentru automatizarea procesului de raportare este să conectați pur și simplu sursele de date relevante la campania dvs. AgencyAnalytics oferă în prezent peste 65 de integrări de marketing pentru orice, de la PPC, Social media, SEO, analytics, urmărirea apelurilor, e-mail, recenzii și comerț electronic.

pentru acest exemplu, să ne uităm la conectarea anunțurilor Facebook pentru raportarea noastră. Pentru a face acest lucru, mai întâi navigați la campanie și apoi faceți clic pe „integrări”:

apoi faceți clic pe „Facebook Ads” din lista integrărilor disponibile:

apoi, trebuie doar să faceți clic pe „Conectați contul” și vi se va solicita să selectați contul pe care doriți să îl conectați.

Pasul 4: Alegeți între trimiterea de rapoarte sau crearea unui tablou de bord

apoi, doriți să decideți dacă veți oferi clienților dvs. acces 24/7 la un tablou de bord sau să le trimiteți rapoarte periodice. Dacă doriți ca raportarea dvs. să funcționeze cât mai repede posibil, puteți utiliza tabloul de bord și șabloanele noastre de raportare.

mai jos puteți vedea un exemplu de șablon de tablou de bord pentru Facebook Ads, pe care îl puteți previzualiza live aici:

dacă în schimb doriți să utilizați un șablon de raport, iată un exemplu de șablon de anunțuri Facebook, pe care îl puteți previzualiza live aici.

Pasul 5: Personalizați-vă rapoartele sau tablourile de bord

dacă doriți să vă personalizați rapoartele sau tablourile de bord, puteți utiliza editorul nostru drag and drop. Dacă doriți să personalizați un anumit widget pe tabloul de bord, puteți să faceți clic pe „Editați Tabloul de bord” și veți vedea o pictogramă roată care vă permite să aplicați personalizările.

Pasul 6: etichetați Alb raportarea cu marca Agenției

după ce ați creat raportul sau tabloul de bord, următorul pas este să le etichetați alb cu marca Agenției. Caracteristicile white label ale AgencyAnalytics includ posibilitatea de a personaliza logo-uri, scheme de culori, dacă sunteți pe planul Agenției sau mai mare, puteți adăuga propriul domeniu personalizat și e-mail, iar dacă sunteți pe planul Enterprise, puteți configura profilurile white label pentru fiecare dintre clienții dvs.

pentru a eticheta alb raportarea pur și simplu faceți clic pe „Setări” în colțul din stânga și veți vedea o filă numită „etichetă albă”:

Pasul 7: Creați un rezumat al raportului sau adăugați comentarii personalizate în tabloul de bord

apoi, dacă doriți să adăugați propria perspectivă asupra raportului, cel mai bun mod de a face acest lucru este cu un rezumat al raportului. Iată un exemplu de rezumat al raportului din șablonul nostru de anunțuri Facebook:

sau, dacă alegeți să utilizați un tablou de bord, puteți adăuga cu ușurință un widget casetă de text și specificați exact ceea ce ați realizat în fiecare lună:

Pasul 8: Oferiți acces Clientului la tabloul de bord sau programați rapoarte automate

ultimul pas este fie să oferiți acces clientului la tabloul de bord, fie să programați rapoarte automate zilnic, săptămânal sau lunar.

dacă utilizați un tablou de bord pentru a crea un cont de client, faceți clic pe fila „Utilizatori” din campania dvs. și faceți clic pe „Creare utilizator”:

după aceea, veți avea opțiunea de a alege între un cont de client sau de personal:

dacă decideți să mergeți cu raportarea periodică, puteți utiliza expertul nostru de planificare pentru a decide frecvența, ziua lunii, ora din zi și intervalul de date de raportare:

apoi puteți specifica conținutul fiecărui e-mail de raport care va fi trimis clienților.

rezumat: Raportarea automată pentru agenții

după cum am discutat, în timp ce raportarea este o parte esențială a conducerii unei agenții, actul de a crea manual rapoarte în fiecare lună poate fi incredibil de consumator de timp și ineficient.

în loc să pună cap la cap diverse instrumente și să încerce să urmărească manual datele, raportarea automată atrage automat aceste date printr-un API, astfel încât să vă puteți concentra asupra campaniilor în sine.

în timp ce există alte tipuri de analiză a datelor și platforme BI disponibile, deoarece acestea nu sunt axate pe agențiile de marketing, acest lucru înseamnă că conexiunile de date nu sunt adesea acolo. Nu numai asta, dar aceste instrumente sunt adesea concepute pentru analiștii de date a căror singură sarcină este să învețe cum să folosească platforma.

software-ul automat de raportare, pe de altă parte, are deja toate conexiunile de date de marketing de care aveți nevoie, deci tot ce trebuie să faceți este să vă conectați conturile pentru a începe automatizarea raportării.

pe scurt, software—ul de raportare automată oferă o serie de beneficii de timp și costuri pentru agenții-câteva dintre cele mai notabile includ coerența rapoartelor, scalabilitatea și ușurința de a demonstra valoarea serviciilor dvs.