Em 2018, um fraudador enganado Google e Facebook de um combinado de us $128 milhões. Os detalhes de como ele conseguiu fazer isso são perturbadoramente fáceis. De acordo com a investigação, o suspeito simplesmente enviou faturas fraudulentas para serviços que nunca foram prestados, e surpresa, a equipe financeira do Facebook pagou.

poderia ter havido apenas uma maneira de esses fundos serem rastreados e recuperados após o fato, e isso seria durante uma auditoria de compras.

agora, é fácil pensar que isso nunca vai acontecer com você. Você tem funcionários mais inteligentes, você diz. E você não é uma empresa de tecnologia de bilhões de dólares com muito dinheiro a perder. Você simplesmente não vê isso acontecendo com sua empresa.

Mas, você sabia que, para as empresas com menos de 100 empregados, faturamento esquemas são a segunda mais prevalente tipo de fraude?

mas, o que é aquisição?Isso nos ajudará a atualizar nossa compreensão de como a aquisição funciona antes de mergulhar no processo de auditoria.A aquisição é o processo de aquisição de produtos e serviços que uma organização exige para executar suas operações diárias.De acordo com a McKinsey, as organizações gastam entre 30-70% de sua receita em compras. Este volume de dinheiro que flui através de um departamento cria ampla oportunidade para fraudes e práticas inescrupulosas.

é aqui que entram as auditorias de compras.

o que é uma auditoria de compras?

a auditoria de compras envolve revisar periodicamente contratos, processos e histórico de compras com fornecedores para garantir a precisão, a conformidade com os termos estipulados em seu contrato e melhorar a eficiência.

Qual é a essência da auditoria de compras?

auditoria de compras ajuda as organizações a cumprir três funções principais,

• a aquisição permite que você descubra e elimine fraudes em todo o seu sistema de compras. Ao dar uma olhada holística em seu histórico de compras, é fácil identificar irregularidades a tempo.
• conformidade. A auditoria periódica revela se seus fornecedores estão cumprindo os termos estipulados nos contratos para que você possa rescindir contratos que não executam ou traçar um caminho a seguir.
• eficiência. Ao dar uma olhada em profundidade em sua máquina de compras, é fácil o que precisa mudar e onde você pode obter os mesmos resultados ou até melhores, reduzindo a entrada.

Contratação de auditoria, como qualquer outra forma de auditoria, revela problemas com suas compras e identifica oportunidades para a mudança.

como executar uma auditoria de compras?

uma auditoria de compras traz benefícios significativos para sua organização. Mas não se deixe enganar. A auditoria de compras é um processo intensivo que se aprofunda no núcleo de seus sistemas e processos para mostrar o que está funcionando e o que precisa mudar para gerenciar melhor sua aquisição.

você terá que analisar inúmeros documentos, entrar em contato com as partes interessadas e criar um relatório detalhado de todas as suas descobertas para maior consideração da gerência. Aqui está uma análise do que é preciso para executar uma auditoria de compras.

envolver gestores e stakeholders diretos

a contratação tende a se apresentar como um campo bastante técnico.

Você começa a gerenciar uma grande quantidade de dados, mover dados de um lugar para outro, processá-los em informações e tomar decisões com base nas conclusões você chegar

Mas não ignore o fator humano que faz todo o trabalho. Seu primeiro porto de escala em sua jornada de auditoria de compras é ter 1: 1s ou até mesmo uma reunião geral com gerentes de compras e partes interessadas diretas em toda a sua organização.

você pretende capturar sua perspectiva on-the-job e obter a sua análise sobre o que está funcionando, o que não está, eo que poderia ser melhorado para fazer a sua aquisição correr de forma mais eficiente.

isso ajuda você em sua busca de auditoria, já que agora você tem uma ideia melhor do que observar.

claro, você ainda precisa concluir sua auditoria do zero e não aceitar a palavra de ninguém (é por isso que ela é chamada de auditoria), mas os gerentes de loop no processo inicialmente fornecem dicas sobre o que enfatizar ao longo do processo de auditoria.

foco em áreas problemáticas

existem três ramos principais para auditoria de compras-auditoria de contratos de aquisição, processos e, finalmente, histórico de compras para avaliar o desempenho ao longo do tempo.

todos estes precisam de uma abordagem holística para descobrir o que está funcionando e o que não está e começar a corrigi-los imediatamente.

melhor ainda, você pode aproveitar o feedback dos gerentes de compras e partes interessadas para identificar áreas problemáticas dentro do seu processo de compras e determinar o que precisa ser corrigido mais rapidamente.

agora, isso não remove de forma alguma a responsabilidade de ter que auditar de ponta a ponta, mas sim, ajuda você a concentrar seu esforço em problemas conhecidos para que você possa corrigi-los antes de procurar problemas ocultos.

requisição de auditoria e formulários de compra

os pedidos de compra são preenchidos sempre que houver estoque, o departamento de Compras está solicitando.Isso constitui oportunidades para funcionários inescrupulosos manipularem figuras e cometerem fraudes.

mais especialmente, dado o volume de pedidos de compra, seu departamento de compras pode ter processado, será impossível analisar cada documento individual.

o que você faz é selecionar amostras aleatoriamente de vários fornecedores e revisar os detalhes de cada um. Verifique se há assinaturas, notas, detalhes do pedido, preços e valores de verificação cruzada em relação aos preços observados nos contratos para cada fornecedor.

auditorias de seleção de fornecedores

sua organização presumivelmente tem critérios para verificar fornecedores antes de colocá-los em sua lista de compras. Isso pode incluir classificações de risco, dados de desempenho, preços e outras análises competitivas para obter a melhor oferta possível de um grupo de fornecedores.

esta é outra área que é propensa ao risco de fraude, uma vez que os contatos dentro de sua organização podem ajustar os padrões para certos fornecedores para ajudá-los a se qualificar sem atender aos benchmarks acordados.

durante o processo de auditoria, é aqui que você analisa as classificações do fornecedor e analisa cada fornecedor para determinar se eles estão de acordo com os padrões de seleção. Registre suas descobertas à medida que avança.

procedimentos e processos de auditoria

revise os processos que os funcionários de toda a sua organização implementam ao fazer requisições de compra, pedidos ou gerenciar outras tarefas de aquisição do dia-a-dia.

• eles são desnecessariamente onerosos?
• eles poderiam ser simplificados e ainda obter os mesmos resultados? Os funcionários ignoram as etapas essenciais?
• os funcionários têm feedback sobre como tornar os processos de compras mais eficientes?

avalie a produtividade dos processos em que sua aquisição foi baseada para determinar seu melhor curso de ação.

processe seus insights

com sua pesquisa e auditoria feita, aqui está o estágio em que você coloca tudo em detalhes para a avaliação da alta administração.

para todas as áreas problemáticas identificadas, você pode esfregar mentes com gerentes, funcionários e direcionar as partes interessadas para ideias sobre como corrigi-las. Para áreas funcionais, você pode fazer um brainstorm para determinar o que poderia ser ajustado para obter resultados ainda melhores.

Pegue todas as informações que você reuniu e reserve um tempo para processá-las e analisá-las com a ajuda das partes interessadas responsáveis pelos pontos de dados que o ajudarão a entender tudo.

relate suas descobertas

depois de analisar a aquisição de sua organização, coloque tudo em um formato ordenado para uma alta administração e as partes interessadas seniores que precisarão dela para sua tomada de decisão.

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