recentemente, participei do churrasco anual para a Ottawa Real Estate Investors Organization (OREIO).

enquanto eu estava lá, vi um dos meus alunos anteriores (vou chamá-lo de Joe) que possui algumas propriedades de investimento e também administra uma empresa de gestão de propriedades que gerencia aproximadamente 30 unidades para outros investidores.

Joe estava me dizendo que recentemente teve a oportunidade de concorrer a um emprego para gerenciar um grande portfólio de propriedades.

na verdade, este trabalho adicionaria mais de 100 unidades à sua empresa de gestão de propriedades. Eu acredito que de alguma forma ele conhecia a pessoa encarregada de conceder o contrato, e ele estava competindo contra algumas grandes empresas de gerenciamento de propriedades em Ottawa.

no entanto, Joe estava um pouco preocupado que ele e seu parceiro não seriam capazes de lidar com a carga de trabalho. Ele estava me pedindo conselhos e queria saber o que deveria fazer.Normalmente Eu não sou alguém para impedir que as pessoas alcancem grandes objetivos. Mas depois de fazer algumas perguntas, rapidamente determinei que sua pequena empresa de gerenciamento de propriedades provavelmente falharia sob a nova carga de trabalho.

eu não disse a ele exatamente o que fazer (essa foi a decisão dele), mas eu disse a ele para ter cuidado para expandir muito rapidamente. Duas vezes eu vi pequenas empresas de gestão de propriedade explodir e sair do negócio (por muitas razões, mas principalmente porque eles cresceram muito rápido).

Após essa conversa, percebi que muitos investidores podem não saber o que procurar (ou evitar) ao escolher uma empresa de gestão de propriedades, então eu coloquei uma lista dos top 6 razões porque as empresas de gestão de falhar.

e se você é um investidor que também faz gestão de propriedades ao lado de outros investidores (ou você está pensando em fazê-lo), preste muita atenção a esses motivos. O futuro do seu negócio está em jogo!

1) não cobrando dinheiro suficiente

como investidor, seu objetivo é obter sua renda o mais alto possível, mantendo simultaneamente suas despesas o mais baixo possível. Quando se trata de gestão de propriedades, naturalmente os investidores estão procurando o melhor negócio, o que significa as menores taxas de gestão possíveis.

mas há um problema com baixas taxas de gestão. É um problema oculto que pode não se mostrar até meses ou anos depois.

Aqui é o que acontece quando as taxas são muito baixas…

• Baixas taxas de administração = Baixa lucro para a empresa de gestão de propriedades
• Baixo lucro = Não dinheiro suficiente para contratar pessoal
• Não dinheiro suficiente pessoal/ = e Alguns funcionários gestão de muitas propriedades de

digamos que um gerente de propriedade tem 20 unidades sob gestão, em uma média de us $1000 por mês em aluguel por unidade.

20 unidades x $1000/mês = $20.000/mês aluguel coletado

a maioria das empresas de gerenciamento de propriedades cobra uma porcentagem dos aluguéis coletados, que varia de 4% a 10% ou mais. Se este gerente de propriedade cobra 6%, Isso é igual a…

$20,000/mo x 6% = $1.200/mo taxas de gestão

e que assume que eles coletam 100% do aluguel para cada mês.

embora 6% possam parecer muito para alguns investidores, com apenas 20 unidades, não é suficiente administrar um negócio lucrativo de gerenciamento de propriedades com a equipe. A única maneira de trabalhar é se todo o trabalho é feito pelo proprietário ou seus familiares, e eles estão simplesmente complementando sua própria renda de investimento imobiliário.

todos os negócios (incluindo gerentes de propriedade) têm despesas gerais – as despesas necessárias apenas para estar nos negócios. Com renda de US $1.200 / mês, não há como uma empresa de gerenciamento de propriedades contratar funcionários em tempo integral.

mesmo que o número de unidades dobrou para 40 unidades, o que dobra a renda da taxa de gestão potencial para US $2.400, ainda não é suficiente contratar até mesmo uma única pessoa em tempo integral depois de pagar a sobrecarga.

se uma empresa de gestão de propriedades está tentando ganhar o seu negócio com as taxas mais baixas e eles gerenciam apenas um punhado de unidades, tenha muito cuidado e considere encontrar outra empresa que cobra mais. Eu sei que parece contra-intuitivo para os investidores, mas você terá um melhor serviço e as chances são de que o negócio será em torno de mais tempo.

2) Pessoal insuficiente

Imagine isso… uma pequena empresa de gestão de Propriedades (uma equipe de marido e mulher) trabalhou duro por muitos anos construindo seu portfólio para 50 unidades. Eles mantêm os custos baixos, fornecem serviço personalizado para proprietários e inquilinos e fornecem bons relatórios financeiros.

a notícia de seu bom serviço começa a se espalhar entre os investidores. Um dia, eles recebem um telefonema de um investidor com um grande portfólio — mais de 50 unidades.

ao adicionar um novo cliente, esta pequena empresa de gestão de propriedades pode dobrar o número de unidades gerenciadas! Os proprietários estão felizes e aproveitam a oportunidade para trazer novos negócios.

parece que esse gerente de propriedade dobrou sua receita com um cliente. E no começo, isso é exatamente o que acontece.

mas depois de um curto período de tempo, torna-se evidente que sua carga de trabalho também dobrou. Na verdade, mais do que dobrou porque é preciso mais trabalho para inicialmente trazer um novo cliente com novas propriedades e inquilinos.Como resultado, a qualidade da Gestão é pior para todas as outras unidades. Os pedidos de inquilinos não são tratados em tempo hábil, os proprietários não são chamados de volta imediatamente, etc. As reclamações começam a aumentar, o que aumenta o nível de estresse sobre os proprietários desta empresa.

todo gerente de propriedade experiente sabe que é preciso um certo número de pessoas para gerenciar efetivamente um certo número de propriedades. Se não houver pessoas suficientes, a qualidade da Gestão sofre.

portanto, com este exemplo, digamos que eles coletem uma média de $1000/mês de aluguel para 100 unidades e estão cobrando uma taxa de gerenciamento de 8%.

$1000/mo x 100 unidades = $100.000/mo aluguéis cobrados x 8% = $8000/mo taxa mgmt

isso é suficiente para contratar uma pessoa em tempo integral e ainda fornecer alguma renda para os proprietários. Muito bom! Problema resolvido … mais ou menos. Embora um novo funcionário tenha sido contratado, ainda pode não ser suficiente para lidar com a carga de trabalho.

lembre-se … a carga de trabalho pelo menos dobrou, mas a equipe aumentou apenas 50%. Isso significa que os proprietários ainda têm uma carga de trabalho maior do que antes, o que pode fazer com que a qualidade da Gestão sofra.

3) muitas unidades distribuídas

se você estivesse gerenciando propriedades, o que você preferiria ter?

• 100 casas unifamiliares, ou
• um edifício multi-unidade com 100 unidades

para a maioria dos investidores, a resposta é simples — o que produz mais lucro e atende às suas metas de investimento.

no entanto, para um gerente de propriedade, a carga de trabalho para gerenciar 100 residências unifamiliares excede em muito a de gerenciar um único edifício de 100 unidades.

por que isso? Imagine dirigir para 100 casas, localizadas em vários locais em uma cidade para coisas como:

• cobrança de aluguel
• inquilino disputas
• manutenção regular
• inspeções (por exemplo, detectores de incêndio)
• reparos de emergência (por exemplo, vazamentos de água)
• e muito mais

Agora, contraste com a condução de um único edifício com múltiplas unidades, e simplesmente tomar a escada ou elevador para fazer as mesmas tarefas.

é fácil ver que, se uma pequena empresa de gerenciamento de propriedades está se concentrando em residências individuais ou propriedades multi-unidades menores, sua carga de trabalho é muito maior. Como resultado, eles não poderão fornecer a mesma qualidade de serviço que alguém que pode simplesmente ir a um único prédio grande de várias unidades para lidar com tudo.

4) nenhum sistema repetível em vigor

quando alguém inicia uma nova empresa de gerenciamento de propriedades, na maioria das vezes eles estão começando do zero. Isso significa que, embora eles possam ter alguma experiência em Gerenciar Propriedades em seu próprio portfólio, eles podem ter pouca ou nenhuma experiência em administrar um negócio de gerenciamento de propriedades.

Qual é a diferença? Todas as empresas precisam lidar com várias áreas de especialização para ter sucesso, e as empresas de gerenciamento de propriedades não são diferentes. Eles precisam ter processos para…

• Marketing – publicidade apartamentos para alugar, publicidade para novo investidor de clientes
• Vendas – mostrando e locação de apartamentos para novo inquilino, reunião com investidores e clientes de assinatura-los para o serviço
• Operações – lidar com solicitações de inquilino, despejos, manutenção e reparos
• Contabilidade – contas a receber (dinheiro em dívida de inquilinos e investidores clientes), contas a pagar (dinheiro devido a executar a empresa)
• Sistemas de Informação – toda a tecnologia necessária para executar o negócios, incluindo telefones, correio de voz, serviço celular, Site, etc.
• e muito mais

Tudo isso leva tempo para aprender e construir para qualquer empresa apenas começando. No entanto, onde muitas empresas de gerenciamento de propriedades falham é quando se trata de tornar esses sistemas repetíveis.Por exemplo, digamos que o proprietário contrata um membro da equipe para ajudar no gerenciamento de propriedades. Esses novos funcionários ficam com eles por muitos anos e aprendem tudo o que há para saber sobre gerenciamento de propriedades. Eles sabem como anunciar apartamentos, lidar com inquilinos, contratar empreiteiros para reparos e muito mais.

então, um dia, esse funcionário recebe outra oferta de emprego e decide sair. E eles levam todo o seu conhecimento com eles, sem deixar nada para trás que seja documentado e repetível.De repente, o proprietário é deixado lutando para fazer tudo o que o membro da equipe costumava fazer. Mas o problema é que eles não sabem como fazer login em um site para colocar um anúncio, eles não sabem quais são os melhores contratados para contratar e assim por diante.Seus negócios estão no caos, tudo porque ninguém na empresa documentou nenhum dos processos repetíveis dentro de seus negócios.

5) nenhum agente de leasing dedicado

Leasing (o processo de colocação de um novo inquilino em uma unidade) é, na verdade, um centro de lucro muito bom para os gerentes de propriedade. Eles geralmente cobram uma taxa fixa de $300-$500, 50% -100% do aluguel do primeiro mês ou mais.

por exemplo, se a taxa for de 100% do aluguel do primeiro mês, isso equivale a uma taxa de 8,3% de todo o aluguel arrecadado por 1 ano… e pago antecipadamente.

no início, não ter um agente de leasing dedicado pode não parecer um grande problema. Muitas vezes, o proprietário da empresa de gestão de propriedades faz todo o leasing.

mas o problema é que, se eles estão muito ocupados, muito doentes ou simplesmente indisponíveis, não há mais ninguém para mostrar e alugar apartamentos. Isso resulta em menor receita para o proprietário, bem como para o Gerente da propriedade.

às vezes, um gerente de propriedade crescerá a ponto de poder contratar um agente de leasing em tempo integral. No entanto, os problemas ainda existem até certo ponto.

lembre-se, a maioria das exibições de apartamentos e leasing é feita durante a noite e nos fins de semana. Portanto, o agente de leasing deve ter horas muito flexíveis e estar disposto a trabalhar quando a maioria dos outros não.

com apenas uma pessoa lidando com leasing, há um único ponto de falha. Se eles estão doentes ou indisponíveis, novamente não há ninguém para lidar com o trabalho ou o proprietário está preso fazendo isso.

o resultado de tudo isso também é:

• receita perdida (devido a ninguém estar disponível para uma exibição)
• sobre funcionários ou proprietários trabalhados (o que resulta em erros, tarefas perdidas, etc.)

6) nenhum contador dedicado

isso é enorme!

muitos gerentes de propriedade (e proprietários de empresas em geral) tentam fazer sua própria contabilidade. Mas o problema é que eles não são treinados em Contabilidade.

O resultado final para os investidores é…

• Falta de renda
• Imprecisas despesas
• Incorreta de acompanhamento do mês passado rendas
• e muito mais

Para o gerente da propriedade, se eles não têm precisas de relatórios financeiros para o seu negócio, eles não podem gerir o seu próprio negócio corretamente. Mais importante ainda, eles não podem prever problemas de fluxo de caixa antes de ocorrerem.

os problemas de fluxo de caixa são a causa número 1 de falha de pequenas empresas, portanto, ter um contador dedicado (seja na equipe ou terceirizado) é fundamental para o sucesso a longo prazo.

sem um, quase posso garantir que os investidores estão perdendo dinheiro, e as empresas de gestão de propriedades acabarão por sair do negócio.

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administrar uma empresa de gerenciamento de propriedades pode ser complexo, assim como administrar qualquer negócio. E como você pode ver, há uma variedade de razões pelas quais pequenas empresas de gerenciamento de propriedades podem falhar.

se você é um investidor e está procurando um gerente de propriedade para gerenciar seus investimentos, lembre-se dessas coisas ao selecionar uma empresa. Se eu tivesse que escolher em quais focar, eu recomendaria ter certeza de que eles cobram dinheiro suficiente e não estão tentando crescer muito rápido. Ambos podem matar qualquer empresa rapidamente.

e se você é um gerente de propriedade ou um investidor que deseja iniciar sua própria empresa, leia e releia este artigo muitas vezes. Em seguida, dê uma boa olhada no seu negócio para ver se você está em risco em qualquer uma dessas áreas. Provavelmente, a última coisa que você quer é que sua empresa falhe e faça com que seus clientes percam dinheiro. Tome uma abordagem proativa e você vai melhorar suas chances de sucesso a longo prazo.