na busca por entender o desempenho e aumentar a lucratividade, a maioria das empresas mede continuamente uma tonelada de métricas diferentes, desde a satisfação do cliente e o envolvimento dos funcionários até a geração de leads, conversões de marketing e indicadores de vendas. Mas talvez a métrica mais universal para qualquer empresa seja a taxa de Utilização.

se você não entende sua taxa de Utilização, não consegue entender sua eficiência e produtividade – o que significa que você não pode começar a avaliar a lucratividade do seu negócio. É por isso que uma infinidade de empresas, de agências criativas e serviços profissionais a escritórios de advocacia e consultores independentes, monitoram de perto sua taxa de Utilização. Mas como exatamente você calcula com precisão?

O Que É taxa de Utilização?

simplificando, a taxa de utilização é a porcentagem do total de horas de trabalho de uma pessoa que são gastas no trabalho que pode ser cobrado a um cliente. Não importa o quão motivado ou produtivo seja um funcionário, não importa o quão determinado ele seja para fazer o máximo absoluto, O tempo sempre será seu fator limitante. Há apenas 24 horas no dia-e como exploramos em profundidade antes, os seres humanos não se dão bem quando nos esforçamos para estar “sempre ligados”. Enquanto um funcionário pode trabalhar 40 horas por semana, é praticamente impossível fazer 40 horas de trabalho faturável. Reuniões, pausas para almoço, telefonemas, treinamento e desenvolvimento de negócios tudo comer nele. Mas quando se trata de taxa de utilização, é importante acertar o equilíbrio: se for muito alto, sua empresa pode estar cortando cantos com trabalho interno essencial e você provavelmente precisa de mais recursos; se for muito baixo, você pode não trazer trabalho suficiente para sua contagem de cabeças.

Por que você deve monitorar a taxa de Utilização?

existem várias razões pelas quais é tão importante monitorar a taxa de Utilização. Qualquer empresa que faturar por hora – seja uma agência ou um escritório de advocacia-precisa saber se está faturando o suficiente para cobrir seus custos mais despesas gerais. Se você tiver uma taxa de Utilização Saudável, saberá que está faturando com eficiência. Além disso, depois de descobrir sua taxa de Utilização ideal, você pode usá-la para ajudar a entender muitas outras funções importantes do negócio. As taxas de Utilização são especialmente importantes quando se trata de gerenciamento de recursos e podem melhorar significativamente a previsão e a otimização de recursos. Como uma empresa cresce e as equipes de expandir-se, a importância de se ter visibilidade no seu futuro torna-se ainda mais vital e sua taxa de utilização pode deixá-lo saber se você tem a capacidade de assumir um novo cliente, se você precisa contratar mais pessoas, se você está gastando bastante tempo no trabalho do cliente e se você deve investir mais em projetos internos.

como você calcula a taxa de Utilização?

Então, qual é a melhor maneira de calcular a taxa de Utilização? A fórmula básica é bastante simples: é o número de horas faturáveis dividido pelo número total de horas disponíveis (x 100).

portanto, se um funcionário faturado por 32 horas a partir de uma semana de 40 horas, ele teria uma taxa de utilização de 80%. Na verdade, existem várias maneiras diferentes de calcular as taxas de Utilização, dependendo se você deseja entender preços, contratação, saúde da organização, etc.

para calcular sua taxa de utilização em um nível firme, basta dividir o total de todas as taxas de Utilização dos funcionários pelo número total de funcionários. As soluções de rastreamento de tempo mais robustas podem fornecer essas informações para você em nível de funcionário e de negócios.

o Que é uma boa taxa de utilização?

então, como é uma boa taxa de Utilização? Em última análise, isso depende da empresa; não há um número específico que funcione para todos, e certamente não é um caso de quanto maior a taxa de Utilização, melhor. Uma taxa de utilização que é continuamente próxima de 100% sugere que a equipe está sobrecarregada e potencialmente próxima do esgotamento. Se este for o seu caso, é uma indicação de que pode ser hora de contratar novas pessoas. Se você tem uma taxa de Utilização acima de 100%, isso geralmente é indicativo de muito trabalho fora do escopo ou mau planejamento.

mas, por outro lado, se houver uma grande lacuna entre as taxas de utilização e realização, isso significa que sua equipe está gastando muito tempo em tarefas não faturáveis ou não há trabalho suficiente no pipeline-o que sugere que há riscos pela frente. Também pode sugerir que você tenha muitos freelancers envolvidos em projetos. A linha inferior, no entanto, é que isso significa que você precisa trazer mais trabalho faturável. Para lhe dar mais informações, você pode usar a fórmula de taxa de Utilização ideal, que é:

(Custos + Lucro) / capacidade Potencial x Cobrar taxa) x 100

dividindo os custos, as despesas e margem de lucro pelo total de horas disponíveis e cobrar taxa, você pode calcular o ideal taxa de utilização – qual é a melhor taxa de utilização por uma empresa para atingir a margem de lucro desejado.

antes de começar a trabalhar qualquer tipo de taxas de utilização, no entanto, você precisa ser capaz de reunir informações precisas sobre onde seu tempo está realmente indo e quanto do seu trabalho é faturável. Entender sua taxa de utilização é vital se você quiser avaliar com sucesso a lucratividade de seus funcionários, equipe e empresa – e, embora seja uma medida simples, pode ter efeitos de longo alcance sobre como sua empresa funciona.