como gerente de escritório, você deve estar no topo do seu próprio trabalho e da saída do resto do Escritório. Mesmo para os gerentes de escritório mais experientes, isso pode ser uma ordem alta, especialmente durante aqueles dias estressantes em que você parece estar apagando incêndios para a esquerda e para a direita. Mas com algumas técnicas simples, você descobrirá que esses dias se tornarão cada vez menos frequentes, dando a você a chance de respirar entre as tarefas. Use essas sete dicas de gerenciamento de escritório para ficar por dentro de tudo o que você precisa fazer:

Organizar seu espaço de trabalho

Antes de organizar qualquer outra coisa no escritório, primeiro você deve organizar seu próprio espaço. É simples, mas é poderoso, especialmente depois de ter disputado todas as suas canetas e clipes de papel e relegado papéis para uma pilha ou duas. Você notará que pode encontrar tudo, seja uma planilha ou um grampeador, muito mais fácil, o que aumentará o tempo que você tem para fazer as coisas importantes. Isso também vale para sua área de trabalho—certifique-se de que cada uma de suas pastas, documentos e fotos tenha uma casa claramente definida para evitar qualquer confusão.

enfrente sua caixa de entrada

limpar seu e-mail é um pouco como comer brócolis: se você é novo nele, provavelmente o detestará no início. Mas então um dia se torna um pouco mais agradável, e em pouco tempo você se vê desejando isso. Dê a si mesmo um pouco de tempo durante o dia para configurar sua caixa de entrada para o sucesso. Use rótulos para classificar facilmente mensagens, cancelar a inscrição de qualquer e-mail em massa que você possa receber e se livrar de E-mails antigos que funcionam como desordem. Depois de estabelecer as bases, é fácil manter sua caixa de entrada limpa e, mais importante, eficiente. Você nunca mais perderá um e-mail importante.

repensar lembretes

todos em um ambiente de escritório precisam de lembretes de vez em quando, mas em um determinado ponto, eles deixam de ser úteis. Uma pesquisa realizada pela Udemy descobriu que quase 3 em cada 4 trabalhadores (70%) admitem que se sentem distraídos enquanto trabalham, com 16% relatando que quase sempre estão distraídos.

se sua mesa está rebocada em notas adesivas fluorescentes, você vai parar de vê-los e, eventualmente, perder o controle do que você precisa fazer. Se o seu telefone vibrar a cada cinco minutos com um novo lembrete, você aprenderá a ajustá-los ao longo do tempo. A melhor maneira de contornar isso é empregar essas ferramentas com moderação. Use notas adesivas apenas para os lembretes ou notas diárias mais importantes e, em seguida, livre-se delas depois de fazer seu trabalho. Defina alguns lembretes em seu telefone, mas relegar o resto de seus deveres de longo prazo para o seu calendário. Com moderação, eles são muito mais difíceis de ignorar.

estabelecer uma comunicação clara

a pedra angular da organização do gerente de escritório em qualquer ambiente é a comunicação em todas as suas formas. Certifique-se de que seus colegas de trabalho saibam como entrar em contato com você, seja por meio de seu e-mail recém-limpo, um bate-papo privado no Slack ou mesmo apenas conversando cara a cara em sua mesa. Faça o check-in com todos individualmente ou em uma reunião de equipe para que eles saibam como melhor alcançá-lo durante o dia. Embora você nem sempre seja capaz de ajudar com tudo o que eles precisam imediatamente, simplificar esse processo levará a uma comunicação mais estruturada e melhor, o que pode mudar completamente o tom de um local de trabalho.

descreva suas expectativas

tanto quanto você pode querer às vezes, não há como fazer tudo no escritório. Mas ao estabelecer responsabilidades, metas e prazos claros, você ainda poderá acompanhar cada tarefa como se estivesse fazendo você mesmo. Crie um calendário mestre de metas e compartilhe-o com todo o escritório. Configure reuniões individuais para garantir que todos estejam no caminho certo para atender às suas expectativas. Ao delegar trabalho e garantir que todos estejam fazendo sua parte, tarefas complicadas só se tornarão mais fáceis de planejar e realizar.

padronize seu dia de trabalho

pode parecer que não há dois dias iguais para os gerentes de escritório, mas uma grande parte da organização do escritório está aprendendo a tornar seus dias o mais uniformes possível. Reserve o mesmo horário todos os dias para determinadas tarefas, seja 15 minutos para recuperar o atraso nos e-mails, meia hora para se encontrar com indivíduos ou algumas horas para projetos em andamento. Almoce e faça pausas na mesma hora todos os dias. O objetivo é treinar seu cérebro para se concentrar na coisa certa no momento certo, o que melhorará seu gerenciamento de tempo e o preparará para conquistar o trabalho à sua frente.

Analisar o office

Este pode ser o mais difícil de escritório de gerenciamento de ponta para o mestre, mas seus benefícios pode transformar completamente a forma como o seu local de trabalho opera. Dê uma olhada em cada aspecto do ambiente de escritório, de reuniões a intervalos para almoço e modos de comunicação. Agora pergunte a si mesmo: o que pode ser melhorado? Talvez haja cinco equipes em um projeto quando realmente poderia haver quatro, ou talvez reuniões estejam acontecendo em um momento inconveniente que interrompe o fluxo de trabalho. Implemente a mudança, não importa quão pequena, e veja como a saída do seu escritório se torna mais eficiente e organizada.

Melhore o fluxo de trabalho do seu escritório com estes 7 métodos fáceis e eficazes:

1. Organize seu espaço de trabalho

2. Enfrente sua caixa de entrada

3. Repensar lembretes

4. Estabelecer uma comunicação clara

5. Descreva suas expectativas

6. Padronize seu dia de trabalho

7. Analisar o escritório