com centenas ou mesmo milhares de pacientes em sua lista, práticas dentáriaspode rapidamente ficar sobrecarregado com registros, relatórios, fotos e modelos de estudo. Masantes de você decidir ter uma massa clara, besure você não está se livrando de nada vital.

como ponto de partida, é uma boa prática ter uma política escrita abrangente em placerelating para manutenção de registros. Tal deverá abranger tanto os requisitos legais específicos como as dimensões processuais pertinentes estabelecidas nos termos de serviço do SNS.

aplicáveis NHS regulamentos requiregeneral dentista na Inglaterra, Walesand Escócia para manter o paciente treatmentrecords, associado radiografias, photographsand modelos de estudo por um período de dois anos(seis anos na Irlanda do Norte) seguinte onfrom a conclusão do curso oftreatment e cuidado em um contínuo de cuidados de capitação acordo, ou tratamento onreferral, incluindo eventuais treatmentsundertaken.

mas, do ponto de vista jurídico, a divisão de serviços de prestação de serviços na Escócia e o Departamento de Saúde e Assistência Social aconselham os dentistas a manter registros por muito maisperíodos, até um máximo de 30 anos.

autodefesa

isso é importante quando se trata de gerenciarreclamações, reclamações de negligência e investigações potenciaisregulatórias pelo General DentalCouncil (GDC). Procedimentos de reclamações do NHS em geral permitem que um paciente ou seus representantespara apresentar uma queixa até um ano a partir doincidente que eles estão reclamando, ou deQuando eles primeiro tomaram conhecimento disso.

as alegações de negligência Clínica permitem que uma ação seja notificada por um período de três anos após o incidente relevante ou a partir da data de Conhecimento da reivindicação potencial; e no caso de crianças até o seu 21º aniversário (ou até três anos a partir da sua data de conhecimento).Embora não exista uma regra específica sobre os prazos, em prática, o GDC tem maior probabilidade de analisar os problemas de prática decorrentes do tratamento previsto nos últimos cinco anos.

a disponibilidade de registos de tratamento claros e compreensivos pode ser inestimável quando responder a uma reivindicação / acção, bem como na preparação de uma defesa robusta para as legislações que estão a ser feitas. Registros dentários concisos e abrangentes podem e fazem stopauma reivindicação em suas trilhas. Má qualidade ou não existentecordos significam que um praticante é deixado para confiar apenas em sua memória de eventos esua prática usual, mas o tribunal tende a presumir que a lembrança de um paciente é maiselikely para ser preciso ao decidir qualquerconflitos de evidências factuais.

outras leis

em certas circunstâncias, a Lei de Proteção ao consumidor de 1987 também pode se aplicar aos fornecedores e usuários de produtos da dentistsas. Esses registros devem ser mantidos por pelo menos 10 anos após o último atendimento do paciente,independentemente de sua prática usar registros manuais ou eletrônicos.

sobre este assunto, onde uma prática abordou todos os registros dentários manuscritos, eles devem ser copiados de acordo com os protocolos do systemprovider. Neste ponto, eles se tornamo registro permanente e todos os registros originais escritos podem ser descartadosseguramente. Isso também satisfaz o Data ProtectionAct 2018 (DPA), que proíbe o processamento de informações pessoais “excessivas”. Uma etapa importante na digitalização de registros é garantirseu sistema permite que os registros sejam impressos se necessário para fins legais ou regulamentares, ou para solicitações de acesso a projetos.

MDDUS, portanto, recomenda:

1. registros de tratamento, raios-X, modelos de estudo e todas as outras correspondências, são mantidos por pelo menos 10 anos após o último atendimento do paciente na prática.
2. para crianças, retenção de registros como acima até que o paciente tenha pelo menos 25 anos.
3. modelos ortodônticos-mantendo modelos pré e pós – operatórios originais como acima, mas descartando modelos intermediários após um período de cinco anos.

os princípios atuais de proteção de dados não aconselham manter ou processar informações pessoais por mais tempo do que o necessário, mas nas circunstânciasnós examinamos neste artigo os incentivos regulatórios ou legais relevantes para a retenção de registros superarão a proteção de dadosconsiderações.

eliminação segura

você deve garantir que o método escolhido para limpar os registros do paciente seja eficaz e proteja a confidencialidade. Os métodos recomendados são trituração, polpação ou incineração.Se você contratou este serviço para um terceiro, você deve primeiro procurar garantias escritas de que eles estão em conformidade com o DPA.

da mesma forma, os dispositivos de armazenamento de dados do computadordeve ser sobrescrito ou destruído. Yoursoftware provedor pode ajudar.

ao considerar o abate de registros em papel mais antigos, por exemplo, para pacientes que não tiveram contato com você por pelo menos 10 anos, é uma boa prática usar um livro de registro manual ou planilha eletrônica para anotar a data,nome do paciente, data de nascimento, última data de manutenção, motivo de destruição,destruição autorizada e método de destruição. Isso permitirá que você forneça uma resposta completa a qualquer pessoa que envie um pedido de acesso após o período de retenção de 10 anos.

Alan Frame é consultor de risco na MDDUS