se você é proprietário ou trabalha em uma agência de marketing, sabe que relatar seus resultados aos clientes regularmente é essencial para construir confiança, demonstrar valor e reter clientes a longo prazo.

quando você está apenas começando a construir a agência, provavelmente está fazendo a maior parte de seus relatórios manualmente, geralmente reunindo uma variedade de ferramentas gratuitas. À medida que você aumenta sua agência, no entanto, o tempo gasto gerando relatórios manualmente a cada mês pode começar a aumentar rapidamente.

a realidade é que, embora o relatório seja uma parte essencial do gerenciamento e dimensionamento de uma agência, não é uma atividade na qual você deve gastar muito tempo. Em particular, o processo de criação de relatórios manualmente não está melhorando os resultados de seus clientes e não está ajudando você a conseguir novos clientes.Como resultado, à medida que as agências ultrapassam os estágios iniciais de seus negócios, os relatórios devem ser automatizados o máximo possível usando software para que você possa se concentrar no dimensionamento da agência.Neste guia, vamos discutir exatamente o que significa a automação de relatórios, por que é crucial para as agências, os diferentes tipos de ferramentas de relatórios e, finalmente, revisaremos um processo passo a passo de como automatizar seus relatórios.

o guia é organizado da seguinte forma:

• O Que É relatórios automatizados?
• Por Que a automação de Relatórios é importante para as agências
• revisando os diferentes tipos de ferramentas de relatórios
• passo a Passo: Como automatizar seu processo de relatórios

vamos começar.

O Que É relatório automatizado?

o fato é que o cenário de marketing digital de hoje geralmente envolve lidar com muitas fontes de dados diferentes diariamente. Você pode estar tentando classificar seus clientes organicamente nos mecanismos de pesquisa, executando anúncios pagos do Facebook e do Google ou gerenciando uma campanha de marketing por e-mail. Independentemente do tipo de atividade de marketing que você está fazendo para seus clientes, você provavelmente tem mais dados provenientes de cada um desses canais do que você sabe o que fazer com.

para ajudar a resolver esse desafio para agências de marketing, o software de relatórios automatizados permite que você simplesmente conecte sua conta a uma variedade de fontes de dados e recupere automaticamente dados diariamente.

as ferramentas de relatórios automatizados fazem isso usando APIs ou interfaces de programação de aplicativos, que permitem que dois sistemas enviem dados entre si. Como os dados que você precisa rastrear estão sendo retirados automaticamente de cada plataforma, isso libera uma quantidade significativa de tempo quando chega a hora de relatar.

Antes de continuarmos, deve-se notar, no entanto, que mesmo se você usar um software de relatório automatizado, ele não deve ser necessariamente 100% automatizado. Em particular, você ainda deve revisar os dados de seus clientes e fornecer comentários e insights personalizados a cada relatório.

o processo de personalização de cada relatório ainda é muito mais eficiente do que gerar os relatórios você mesmo e percorre um longo caminho em termos de fornecer valor e reter clientes de longo prazo.

Por Que a automação de Relatórios é importante para agências

já discutimos algumas das razões de alto nível pelas quais automatizar o processo de geração de relatórios a cada mês faz sentido, mas vamos agora analisá-las com um pouco mais de detalhes.

custos de relatórios

Antes de decidir implementar um software de relatórios automatizado, você deve primeiro ter uma ideia clara de quais são seus custos atuais de relatórios.

para dar um exemplo, vamos revisar os custos de relatório que uma agência típica pode incorrer.

digamos que a agência atualmente tenha 25 clientes e você esteja enviando relatórios mensalmente. Se cada relatório leva apenas 5 horas por mês e você está pagando a sua equipe uma média de US $35 por hora, que divide para us $4375 dos custos de relatórios a cada mês, ou us $52500 por ano.Como você pode ver, os custos dos relatórios manuais se somam rapidamente.

o software de relatórios automatizados pode custar de US $ 50 a US $ 500 a cada mês, dependendo do tamanho da agência, mas como você pode ver, uma ferramenta como essa se paga muito rapidamente.

se você não sabe quais são seus custos de relatórios atuais e deseja calculá-los por si mesmo, confira nossa calculadora de custos aqui.

consistência

se você tentou relatórios manuais por qualquer período de tempo, sabe que, quando o período do relatório está quase no fim, muitas vezes pode ser uma disputa para preparar tudo e garantir que seja enviado a tempo.

Os funcionários que lidam com relatórios podem ficar doentes, ou um número de outros projetos podem surgir, seja qual for o motivo pode ser sem automatizar e agendar relatórios de antecedência, você está deixando uma parte essencial da execução da agência, em parte, ao acaso.

com uma ferramenta de relatórios automatizada, por outro lado, depois de configurar cada campanha inicialmente e conectar suas fontes de dados, você sabe que, independentemente do que acontece, você está entregando consistentemente as atualizações prometidas aos clientes.

escalabilidade

outra razão pela qual o relatório automatizado é tão importante para as agências é a escalabilidade que ele oferece. Se você está fornecendo um serviço valioso para clientes existentes e trabalhando para gerar novos leads para a agência, é apenas uma questão de tempo antes de começar a escalar.

além disso, escalar uma agência pode acontecer muito rapidamente, e se você não estiver pronto com as ferramentas certas no lugar, pode ser desastroso. Por exemplo, se todos os seus funcionários atuais estão gastando seu tempo com tarefas de relatórios manuais, você pode não ter tempo para contratar mais pessoas para lidar com o influxo de novos negócios.

se você estiver usando um software de relatórios, por outro lado, aumentar o fluxo de trabalho de geração de relatórios existente costuma ser tão fácil quanto atualizar para um plano de preços mais alto.

oportunidades de Upselling

finalmente, entregar relatórios de marketing de alta qualidade é uma ótima maneira de apresentar novas oportunidades aos seus clientes existentes, o que muitas vezes pode levar a upselling-los serviços adicionais.

por exemplo, se você estiver executando anúncios PPC para um cliente e vir uma oportunidade para eles classificarem organicamente nos mecanismos de pesquisa, poderá usar uma ferramenta de análise de concorrentes e mostrar exatamente o que isso pode significar para seus negócios em seu relatório de marketing. Ao ter uma ferramenta que pode extrair automaticamente todos esses dados de várias fontes, tudo o que você precisa fazer é explicar ao seu cliente por que o serviço é valioso para seus negócios.

revisando diferentes tipos de ferramentas de relatórios

agora que discutimos por que a automação de relatórios é importante para as agências, vamos revisar alguns tipos diferentes de software de relatórios e análises disponíveis, incluindo os prós e contras de cada um.

relatórios DIY com ferramentas gratuitas

uma maneira comum de muitos profissionais de marketing iniciantes começarem é simplesmente reunindo várias ferramentas gratuitas. Isso geralmente inclui ferramentas como o Planilhas Google ou o Excel, o Google Docs para escrever resumos de relatórios e talvez uma apresentação do PowerPoint.

a desvantagem óbvia dessa abordagem é que ela consome muito tempo e o resultado final costuma ser menos do que impressionante para os clientes.

a única vantagem real dessa abordagem é que ela é totalmente gratuita, embora se você somar as horas necessárias para gerar os relatórios, esse realmente não é o caso.

Painéis de relatórios de Análise de dados

o próximo tipo de Ferramenta de relatório são painéis de análise de dados, como o Google Data Studio. Embora uma plataforma como essa seja certamente um passo na direção certa de uma planilha, ainda pode ser muito demorado aprender a usá-la de forma eficaz.

outra das principais desvantagens de uma plataforma como o Google Data Studio é que ela tem integrações limitadas com outras plataformas de marketing. Na verdade, se você ler as avaliações do Data Studio, um tema comum é que conectar-se a plataformas que não são de propriedade do Google é muito desafiador.

plataformas de Business Intelligence (BI)

plataformas de Business intelligence como Tableau e Domo são ferramentas incrivelmente poderosas quando se trata de análise de dados.

um dos principais problemas com essas plataformas, no entanto, é que elas exigem um investimento sério em termos de aprender a usá-las, especialmente se você não for Analista de dados. Se você é um analista de dados, o benefício dessas plataformas é que você pode usá-las para análises extensas de big data em qualquer setor.Dito isto, isso também pode ser visto como uma desvantagem para as agências, uma vez que as plataformas não estão especificamente focadas em dados de marketing. Embora você possa analisar qualquer tipo de dados com essas plataformas, a falta de especialização em termos de conexões de dados geralmente os torna menos do que ideais para agências de marketing.

Relatórios Automatizados Plataformas

Finalmente, relatórios automatizados plataformas, como AgencyAnalytics são construídos especificamente para as agências de marketing, o que significa que as conexões de dados são focados em plataformas que seus clientes estão usando.

essas plataformas também são construídas de forma muito mais intuitiva do que a maioria das plataformas de BI, o que significa que os profissionais de marketing técnicos e não técnicos podem obter valor com elas. Conforme discutido na seção anterior, depois de configurar suas integrações de dados iniciais, os principais benefícios para as agências são a consistência de seus relatórios, a escalabilidade da geração de novos relatórios e o valor que eles apresentam aos clientes.

passo a Passo: Como automatizar seu processo de relatórios

agora que sabemos o que é automação de relatórios, por que é importante e os diferentes tipos de ferramentas de análise à sua disposição, vamos dar uma olhada em um processo passo a passo de gerar relatórios automaticamente com a AgencyAnalytics.

Passo 1: Preparação

Antes de iniciar seu processo de relatório em qualquer capacidade, geralmente é recomendável ter os seguintes processos em vigor:

• métricas KPIs &: o primeiro passo para relatar é decidir quais KPIs e métricas você precisa incluir no relatório. Conforme discutido em nosso guia de rastreamento de SEO, muitas vezes você pode descobrir isso perguntando a cada cliente um conjunto de perguntas iniciais sobre seus negócios durante o estágio de integração.

• frequência de relatório: em seguida, você deseja decidir a frequência de relatório que usará. Muitas agências usam relatórios mensais, Embora, se você estiver usando uma ferramenta de automação de relatórios, possa dar um passo adiante e enviar relatórios diários ou semanais facilmente. Além disso, você sempre pode optar por usar um painel de marketing ao vivo em tempo real e fornecer acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana aos seus clientes.

• atribuição de funções: como mencionado anteriormente, mesmo se você estiver usando um software de relatórios, geralmente é uma prática recomendada personalizar cada um com comentários e insights sobre o período do relatório. Decidir quem fornecerá esses insights para cada cliente é outro passo importante antes de automatizar seus relatórios. Se você optar por ir com o envio de relatórios periódicos, em vez de um painel de controle, isso pode ser feito facilmente com um relatório de resumo, como mostrado abaixo:

Passo 2: Criar uma Campanha

Depois que você tiver decidido sobre a KPIs, métricas, relatórios de freqüência, e que é responsável pela geração de relatórios, o próximo passo é criar uma campanha para o seu cliente. Na AgencyAnalytics, uma campanha é simplesmente um site, portanto, na maioria dos casos, cada cliente terá uma campanha, a menos que tenha vários sites.

Para criar uma nova campanha, basta ir para a raiz do painel de controle e clique em “Criar Campanha”:

nesta etapa, você será solicitado a adicionar campanha básica de informações como o nome da empresa, de domínio, e opcionalmente, você pode especificar um grupo para organizar as suas campanhas.

Passo 3: Conectando suas fontes de dados

o próximo passo para automatizar seu processo de relatório é simplesmente conectar as fontes de dados relevantes à sua campanha. A AgencyAnalytics atualmente oferece mais de 65 integrações de marketing para tudo, desde PPC, mídia social, SEO, análise, rastreamento de chamadas, e-mail, avaliações e comércio eletrônico.

para este exemplo, vamos olhar para conectar Anúncios do Facebook para nossos relatórios. Para fazer isso, primeiro navegue até a campanha e clique em “integrações”:

em seguida clique em “Facebook Ads” a partir da lista de disponíveis integrações:

em seguida, você simplesmente precisa clicar em “Conectar-se Conta”, e você será solicitado a selecionar a conta que você deseja se conectar.

Passo 4: Escolha Entre o Envio de Relatórios ou a Criação de um Painel

Seguinte, você quer decidir se você vai dar aos seus clientes 24/7 acesso a um painel de controle ou o envio de relatórios periódicos. Se você quiser colocar seus relatórios em funcionamento o mais rápido possível, use nossos modelos de painel e relatório.

Abaixo você pode ver um exemplo de um modelo do painel para Facebook Ads, que você pode ver ao vivo aqui:

Se, em vez disso, você deseja usar um modelo de relatório, aqui está um exemplo de um Facebook Ads modelo, que você pode visualizar aqui vivem.

Passo 5: Personalize seus relatórios ou painéis

se você quiser personalizar seus relatórios ou painéis, você pode usar nosso editor de arrastar e soltar. Se você quiser personalizar um widget específico no painel, basta clicar em “Editar painel” e verá um ícone de engrenagem que permite aplicar suas personalizações.

Etapa 6: White Label seus relatórios com a marca da sua agência

depois de criar seu relatório ou painel, o próximo passo é rotulá-los de branco com a marca da sua agência. Os recursos de etiqueta branca do AgencyAnalytics incluem a capacidade de personalizar logotipos, esquemas de cores, se você estiver no plano de agência ou superior, poderá adicionar seu próprio domínio e E-mail personalizados e, se estiver no plano corporativo, poderá configurar perfis de etiqueta branca para cada um de seus clientes.

para rotular seus relatórios, basta clicar em “Configurações” no canto esquerdo e você verá uma guia chamada “etiqueta branca”:

Etapa 7: Crie um resumo do relatório ou adicione comentários personalizados ao Painel

em seguida, se você quiser adicionar sua própria visão sobre o relatório, a melhor maneira de fazer isso é com um resumo do relatório. Aqui está um exemplo de um relatório de resumo do nosso Facebook Ads modelo:

Ou, se você escolher usar um painel, você pode facilmente adicionar um widget caixa de texto e especificar exatamente o que você tem alcançado cada mês:

Passo 8: Fornecer acesso do cliente ao Painel ou agendar relatórios automatizados

a etapa final é fornecer acesso do cliente ao seu painel ou agendar relatórios automatizados diariamente, semanalmente ou mensalmente.

se você for com um painel para criar uma conta de cliente, basta clicar na guia “usuários” da sua campanha e clicar em “Criar Usuário”:

depois disso, você terá a opção de escolher entre uma conta de cliente ou equipe:

Se você decidir ir com a apresentação de relatórios periódicos, você pode usar o nosso Assistente de Agendamento para decidir a frequência, dia do mês, hora do dia, e a data do relatório de intervalo de:

em seguida, Você pode especificar o conteúdo de cada relatório de e-mail que será enviado para os clientes.

resumo: Relatórios automatizados para agências

como discutimos, embora os relatórios sejam uma parte essencial da administração de uma agência, o ato de criar relatórios manualmente a cada mês pode ser incrivelmente demorado e ineficiente.

em vez de juntar várias ferramentas e tentar rastrear dados manualmente, o relatório automatizado puxa automaticamente esses dados por meio de uma API para que você possa se concentrar nas próprias campanhas.Embora existam outros tipos de análise de dados e plataformas de BI disponíveis, uma vez que eles não estão focados em agências de marketing, isso significa que as conexões de dados geralmente não estão lá. Não apenas isso, mas essas ferramentas geralmente são projetadas para analistas de Dados cujo único trabalho é aprender a usar a plataforma.O software de relatórios automatizados, por outro lado, tem todas as conexões de dados de marketing que você já precisa, então tudo que você precisa fazer é conectar suas contas para começar a automatizar seus relatórios.Em resumo, o software de relatórios automatizados oferece uma série de benefícios de tempo e custo para as agências—alguns dos mais notáveis incluem a consistência dos relatórios, a escalabilidade e a facilidade de demonstrar o valor de seus serviços.