o processo de contratação de funcionários envolve inevitavelmente a criação de muitos registros envolvendo candidatos que, em última análise, não são selecionados para um cargo. A questão então se torna quanto tempo esses registros devem ser mantidos agora que a contratação potencial não está mais sendo considerada pela empresa? Além disso, cada vez mais, em que medida esses registros são impactados pelas leis de Privacidade relacionadas a informações de identificação pessoal (PII)?
as razões pelas quais os empregadores optam por manter registros não contratados além da duração do processo de seleção são numerosas:
- No caso de circunstâncias o requerem, para revisitar o número de candidatos que, por uma razão ou outra
- Eles podem ficar misturados em uma classe de registos que se relacionam com o geral de recrutamento e selecção de processo e mantidas em conformidade, dependendo de como a empresa retenção de registros da agenda é organizada
- O potencial para a resolução de litígios, muitas vezes, as unidades políticas da empresa relativas à retenção de não contratar o candidato registros
- Uma infinidade de exigências legais, com diferentes períodos de retenção de mandato a retenção desses registros
Se impulsionado pelo necessidades comerciais ou operacionais, prática comum ou lei, determinar o período de retenção para esses registros requer consideração e análise das várias leis provavelmente aplicáveis a qualquer empresa.Os requisitos de retenção legal federal dos EUA relevantes para registros não contratados geralmente variam dependendo do tamanho de um empregador e do tipo de negócio que eles conduzem. Sob certos atos federais, sua aplicabilidade depende do número de funcionários e do status de entidade privada ou governamental. Por exemplo, algumas leis de não discriminação exigem a retenção de formulários de inscrição enviados por candidatos e outros registros de contratação, incluindo aqueles relacionados à seleção por um ano. Este período de tempo pode estender-se mais quando são feitos casos de discriminação. Requisitos semelhantes também são exigidos em nível estadual.
os empreiteiros federais são frequentemente mantidos em padrões mais rigorosos que podem exigir que os registros não contratados sejam mantidos por mais tempo. O período de retenção depende do número de funcionários e do valor monetário dos contratos governamentais nos quais o empregador está envolvido. Dependendo dos fatores acima, o período de retenção obrigatório para registros não contratados, incluindo currículos enviados para consideração, varia de um a dois anos.
levando em consideração os legais requisitos de retenção, IPI privacidade é uma preocupação crescente e um fator importante na definição do período de retenção adequado para utilização não-aluguer de registros, que são cada vez mais objecto de emprego de privacidade, as leis que visam protegê-la dos atuais, antigos e potenciais empregados. Utah é um dos primeiros estados a promulgar tal requisito de retenção em relação aos registros não contratados de acordo com a Lei de procedimentos de seleção de emprego. De acordo com a lei, os empregadores não têm permissão para manter as informações coletadas durante o processo de seleção inicial por mais de dois anos após o empregador receber as informações do candidato. É provável que requisitos semelhantes apareçam com mais frequência à medida que os estados dos EUA se tornam cada vez mais agressivos em seus esforços para lidar com a privacidade das PII.
Minimize o risco e maximize a conformidade por meio de um exame cuidadoso das leis estaduais e federais aplicáveis à sua empresa em relação aos registros de não contratação. Uma análise Prudente exigirá a consideração das necessidades internas e dos Requisitos Legais, ponderados em relação às prováveis implicações de privacidade para manter esses registros por mais tempo do que o necessário.