se você fizer job-costing em QuickBooks, e você não vender itens individuais para seus clientes, eu recomendo que você evite usar peças de Inventário, se possível. Mas, às vezes não é possível.

aqui está o que você precisa saber sobre como funciona a Contabilidade de inventário e o que você precisa fazer para manter seu inventário direto e fazer com que os itens de inventário apareçam em seus relatórios de custo de trabalho.

QuickBooks pode lidar com a maioria contabilidade baseada inventário muito bem para as empresas que compram e vendem itens específicos para seus clientes. A captura para empreiteiros? Se você não configurá-lo e usá-lo de uma certa maneira, sua contabilidade fará tanto sentido quanto um manual do IRS. Primeiro, você vai querer entender exatamente como a Contabilidade de Inventário realmente funciona, porque as peças de inventário são um tipo específico de item em QuickBooks projetados para lidar com isso corretamente. E, infelizmente, isso nem sempre funciona bem no esquema de custo de trabalho das coisas.

Qual é o custo das mercadorias vendidas?

a maioria das pessoas entende o conceito de custo das mercadorias vendidas – o nome em si é bastante autoexplicativo. É, literalmente, o custo dos produtos que você vende. O que muitas pessoas não entendem sobre o custo das mercadorias vendidas e a Contabilidade de estoque é como chegar a um valor de custo das mercadorias vendidas que torna sua demonstração financeira precisa e útil.

o que muitas pessoas logicamente fazem quando registram o custo dos produtos que vendem é simplesmente escolher o custo da conta de mercadorias vendidas sempre que pagam a um fornecedor pelos produtos que venderão. Isso nunca funciona com inventário, no entanto, e você provavelmente já sabe que sempre usará algum tipo de item ao comprar custos relacionados ao trabalho. É diferente de inserir seus itens padrão de custo de trabalho, no entanto, quando você está usando peças de inventário.

na lógica, e na prática, a Contabilidade de inventário em QuickBooks é extremamente simples para empresas baseadas em inventário verdadeiras que compram e vendem produtos individuais para seus clientes. Funciona assim:

• você configura cada item que vende em QuickBooks como um item de inventário.
• você usa o recurso enter bills ou write checks no QuickBooks para comprar os itens de seus fornecedores. Mas, ao contrário da maioria dos custos relacionados ao trabalho, você também deve inserir o número desses itens que está comprando no campo Quantidade. É importante saber, porém, que quando você está comprando esses itens, nenhum custo está sendo criado. Nenhum custo para esses itens aparecerá nos relatórios de custo de trabalho ou na demonstração de resultados no momento da compra, mesmo se você atribuir os itens a um trabalho específico. Isso ocorre por causa de como a Contabilidade de estoque funciona – quando você compra uma peça de estoque, você está simplesmente adicionando o custo desse item ao seu ativo de estoque, é quando você vende o item que o custo das mercadorias vendidas acontece.
• na maioria das empresas baseadas em inventário, você usará o recurso faturas ou recibos de vendas no QuickBooks para vender os itens aos seus clientes. É aqui que fica realmente complicado para os empreiteiros, porque muitas vezes você nunca vende itens individuais para seus clientes, mas esses custos estão incluídos em um faturamento fixo.

agora, se você é um empreiteiro especializado baseado em serviços e vende seus itens de estoque aos clientes em uma fatura ou recibo de venda, não é um problema. Mas, na minha experiência, a maioria dos empreiteiros não está vendendo os itens ou tem uma mistura de vender itens para clientes baseados em serviços e não vende itens individuais para clientes contratados.

no entanto, a contabilidade baseada em inventário funciona da mesma forma, independentemente da sua prática comercial:

quando você compra um item de peça de Inventário, o QuickBooks “lembra” quanto você pagou pelo item e adiciona esse valor à sua conta de ativo de inventário. À medida que você compra o mesmo item por valores diferentes, o QuickBooks calculará em média quanto você pagou ao longo do tempo por esse item e quando você vende esse item para um cliente, o QuickBooks publicará um custo de bens vendidos para esse cliente/Trabalho à taxa do custo médio calculado desse item(s) e deduzirá esse mesmo valor do seu ativo de estoque.

o que você nunca deve fazer:

• Compre peças de Inventário (itens) para um trabalho, coloque o nome do trabalho na transação e espere que o custo desses itens apareça no seu trabalho-custo e relatórios P&L sem qualquer ação adicional. Se você fizer isso, os custos desses itens nunca serão publicados no custo dos produtos vendidos. O inventário de ativos e quantidade na mão vai continuar a aumentar, e você nunca mais vai ver o custo desse item no seu trabalho de relatório de custo ou P&L.

o Que você pode fazer:

• Compra de estoque de peças através de um check, cartão de crédito ou conta, utilizando o inventário de parte do item e a quantidade de itens que você está comprando na coluna quantidade. Certifique-se, a propósito, que sua unidade de medida é muito clara e que você usa a mesma unidade de medida para vender e comprar o item (CaSO contrário, você terá um grande problema!). Se você comprar por pé, você também deve vender por pé.
• agora, se não fizer parte da prática de faturamento do cliente faturar clientes para peças individuais, mas faturá-los em um montante fixo para esse tipo de material, você pode criar uma transação líquida de vendas ZERO. Nesse cenário, quando as peças de estoque são usadas em um trabalho, você cria um recibo de venda e zera o preço de venda. Mesmo que seu preço de venda seja 0, a Contabilidade de estoque publicará esse custo para o trabalho e para o P&L, além de aliviar seu estoque para esse valor. Não use ajustes de inventário, porque enquanto eles vão aliviar o inventário e postar o custo para o custo de bens vendidos conta (se você usar o custo de bens vendidos conta como a conta de Ajuste), Ajustes de inventário não aparecem em relatórios de custos de trabalho!
• este método requer acompanhamento cuidadoso e fluxos de trabalho, como é aparente. Alguém deve estar acompanhando os itens de inventário que estão sendo usados em trabalhos, e alguém deve postar recibos líquidos de vendas zero para esses itens.
• como acontece com qualquer contabilidade baseada em inventário, Você também deve fazer regularmente um inventário físico e fazer ajustes de inventário conforme necessário.
• ou: Use peças SEM Estoque ou itens de Serviço para rastrear o custo dos materiais. Isso pode ser problemático se você comprar certos materiais a granel e não souber ao cliente ou Trabalho a que os materiais serão atribuídos no futuro. Eu tenho uma ótima solução para este, que, aproveitando o “jornal de entrada em um formulário de” eu demonstrar neste vídeo, mas com uma torção – quando você compra seus itens originais com nenhum trabalho ligado, mais tarde, quando os itens vão para um trabalho: você usa a entrada de diário em um formulário de cheque para “comprar” o item na primeira linha do formulário de cheque como um valor positivo com o cliente com o nome de trabalho do cliente/coluna de trabalho, e, em seguida, colocar o mesmo item em uma segunda linha com um negativo e NENHUM TRABALHO. A transação deve resultar em uma transação líquida zero, enquanto “empurra” o custo do item para o trabalho na primeira linha.

recomendo que qualquer pessoa que não esteja confiante Obtenha ajuda de um profissional experiente (como eu!) Configurando seu sistema de inventário em QuickBooks desde o início.

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