no blog do mês passado, falei sobre o problema da rotatividade excessiva da alta administração. Também dei algumas dicas sobre alguns sinais de alerta de que talvez seu Gerente não esteja dando certo. Desde então, meu parceiro de negócios, Anthony Clyne, apontou com razão que preciso compartilhar algumas ideias sobre quais são as características e comportamentos positivos de um bom gerente de operações. O desafio é que alguns deles parecem contra-intuitivos e você pode não reconhecê-los como comportamentos positivos, ou pior, vê-los como negativos.
Então, quais são os sinais de que você contratou um gerente de operações realmente eficaz ou gerente geral em seu negócio?
eles priorizam a segurança primeiro e, em seguida, o cliente
como Gerente de operações, eles têm uma responsabilidade muito direta pela segurança das pessoas que trabalham em seu negócio. Essa responsabilidade se traduz em você como o proprietário da empresa, CEO ou diretor também. Portanto, a primeira coisa que um novo gerente de operações provavelmente fará é identificar, avaliar e resolver quaisquer problemas de segurança imediatos. Isso também demonstra seu compromisso com sua equipe e lhes dá a chance de demonstrar que estão comprometidos com os padrões que estabelecem – para que a produção nunca chegue antes da segurança.
ao lado da segurança, um gerente de operações deve reconhecer que qualquer empresa deve sempre atender às necessidades de seus clientes. Isso significa que o Gerente de operações abordará problemas de qualidade e entrega, antes de entrar no corte de custos. Isso também significa que um gerente de operações usará uma linguagem positiva sobre o cliente e ficará curioso para saber o que os clientes realmente precisam e valorizam com o produto ou serviço que a empresa oferece.
eles são humildes e colocam a equipe em primeiro lugar
muitas vezes, procuramos gerentes de operações que sejam ousados, duros, confiantes e decisivos. Essas características podem ser úteis, mas na minha experiência, os melhores gerentes de operações constantemente dão destaque à sua equipe. Ao falar sobre os projetos e conquistas de sua área, eles usarão “nós” e “nos” mais do que “eu”. Nas apresentações, muitas vezes eles podem deixar sua equipe presente e se sentar. Eles também defenderão sua equipe e os apoiarão, mesmo a algum custo para si mesmos. No entanto, eles serão decisivos, justos e consistentes na gestão do desempenho dos indivíduos em sua equipe. Eles valorizarão a experiência ao seu redor e procurarão desenvolver as pessoas que possuem antes de assumir papéis-chave. No entanto, eles também estarão preparados para desafiar a complacência e as opiniões arraigadas, o que pode incluir desafiar alguns de seus especialistas em assuntos de longa data. Se você quiser saber mais, pegue uma cópia de “Good to Great”, de Jim Collins e leia sobre “liderança de nível 5”. O TED Talk “Why Good Leaders Make you Feel Safe” de Simon Sinek também é uma ótima explicação do que os bons líderes fazem.
um gerente de operações que exibe essas características ganhará o respeito de sua equipe em vez de esperar. Esse respeito ganho é normalmente recompensado com a equipe seguindo com confiança a direção que o Gerente de operações definiu e torna a equipe mais à vontade com o desvio da “maneira como sempre fizemos isso”.Porque são humildes, bons líderes admitem o que não sabem e pedem ajuda quando precisam. Isso não deve ser visto como um sinal de fraqueza, mas, na verdade, é um sinal de força. É preciso força para revelar as fraquezas e vulnerabilidades e pedir ajuda. Em vez de criticar ou rejeitar tais solicitações, você deve recebê-las e tentar fornecer a ajuda e os recursos necessários.
eles também serão respeitosos com os outros no negócio. Comportamento como xingar, gritar ou menosprezar funcionários não tem lugar no local de trabalho em nenhuma circunstância, especialmente de líderes.
Eles vão Desenvolver as Pessoas e não se Sentir Ameaçado por Pares e Subordinados
Na verdade, eles vão desenvolver ativamente seus principais membros da equipe e proporcionar-lhes oportunidades, inclusive permitindo-lhes o passo para cima em para a função de Gerente de Operações durante as férias e viagens. Eles se sentirão confortáveis permitindo que sua equipe tome decisões e assuma total responsabilidade por aspectos do negócio. Eles apoiarão sua equipe, mesmo quando suas decisões derem errado (eles nunca jogarão um membro da equipe “sob o ônibus”). No entanto, eles garantirão que sua equipe também assuma a responsabilidade pelas decisões que tomam e pelas responsabilidades que assumem.
eles trabalharão duro para desenvolver relacionamentos entre pares e convidar feedback e envolvimento de pares. Eles não vão fofocar sobre colegas ou criticar colegas (especialmente para sua equipe). Eles também não tolerarão atitudes “eles e nós” em sua equipe que podem corroer as relações entre funções e afetar o atendimento ao cliente.
quando as coisas dão errado, eles perguntam Por que não quem
um bom gerente de operações não vai passar horas reclamando com você sobre seus subordinados ou seus pares. Seu foco será no processo, não no indivíduo. Quando as coisas dão errado, eles perguntam Por que e procuram encontrar e resolver a causa raiz dos problemas. Isso pode ser difícil e demorado no início, quando há muitos problemas (é muito mais rápido apenas culpar alguém!), mas no médio prazo é um investimento de tempo que você deve fazer se o seu negócio para melhorar de forma sustentável o desempenho.
eles definem, mantêm e melhoram os padrões.
o desempenho excelente é conseguido do estabelecimento de processos padrão bem pensados e, em seguida, melhorando continuamente esses processos. Um gerente de operações eficaz, portanto, se concentrará no início de seu papel no estabelecimento de processos padrão e maneiras de fazer as coisas. Isso pode incluir a padronização da organização do local de trabalho com o 5S, padronização de tarefas importantes normalizados de trabalho, a normalização dos processos de negócio em fluxos de valor e estabelecer formais ou informais, acordos de nível de serviço (SLAs) com as funções com que as operações interagem (por exemplo, vendas e compras). Ao fazê-lo, destacam a importância e o nível exigido de respeito entre fornecedores internos e clientes.
tendo definido o padrão, o gerente de operações eficaz trabalhará para manter o padrão. Eles sabem que o” padrão pelo qual passam é o padrão que aceitam “e, portanto, nunca” passarão ” por algo que não seja padrão sem agir. Eles também esperam que você cumpra esses padrões também. Portanto, se você tem o hábito de andar no local de trabalho sem equipamento de proteção individual ou não observar os padrões 5S, espere ser informado para cumprir – e certifique-se de fazer!
às vezes, esse foco em padrões pode parecer burocracia e desacelerar as coisas e você pode perguntar “Por que” as coisas estão sendo feitas de uma certa maneira. O gerente de operações eficaz ficará confortável em ter seus processos desafiados e será capaz de explicar por que o padrão precisa ser seguido ou trabalhar com sua equipe para melhorar o padrão. No entanto, eles sempre esperam que haja um padrão e que seja seguido.
eles são bem organizados
os gerentes de operações geralmente precisam conciliar uma ampla gama de responsabilidades. Portanto, é importante que a pessoa nessa função seja bem organizada. Você deve ver isso em uma mesa e escritório bem organizados que mostra sinais de algum tipo de sistema para gerenciar atividades e projetos diários.
idealmente, o Gerente de operações terá um sistema de rotinas regulares ou Trabalho Padrão de líder. Estes serão escritos e rastreados. Você deve ser capaz de obter alguma evidência de que isso está sendo seguido, como uma placa de cartão tee ou lista de verificação.
além de si mesmos, eles também esperam que sua equipe seja bem organizada. Portanto, espere que eles façam com que os membros da equipe desenvolvam seus próprios planos e suas próprias listas de tarefas diárias de rotina.
eles têm um plano com ações e metas claras e simples
quando seu novo gerente de operações começar, uma de suas primeiras prioridades será entender a estratégia de negócios e o papel das operações na entrega dessa estratégia. Eles desenvolverão um plano de operações para apoiar a estratégia enquanto buscam sua contribuição e a contribuição da equipe ao longo do caminho. Eles identificarão rapidamente as poucas métricas críticas que impulsionam o desempenho operacional e estabelecem metas desafiadoras, mas realistas para elas. Essas metas e o plano serão sistematicamente comunicados em toda a equipe de operações para que todos os membros da equipe nas operações conheçam seus objetivos individuais ou da equipe e como eles podem contribuir para melhorar o desempenho.
é importante que eles se concentrem nas coisas simples primeiro, obtendo o básico antes de começarem a introduzir mudanças mais complexas. Eles identificam rapidamente uma ou duas métricas-chave que impulsionam o desempenho operacional nos negócios e se concentram em melhorá-las, em vez de introduzir uma grande variedade de métricas.Idealmente, eles reforçarão o plano e os objetivos todos os dias com um processo de liderança diária enxuta que fornece feedback à sua equipe e busca sua contribuição nos problemas todos os dias. Esta estrutura de reuniões diárias curtas irá cascata até a organização e eles podem encorajá-lo a liderar uma reunião stand up regular ou teleconferência no nível de gestão sênior para ajudar a definir a Direção Geral do negócio e resolver problemas de alto nível.
eles não substituem dinheiro por cérebros
muitos gerentes de operações são engenheiros. Engenheiros adoram tecnologia (muitas vezes é por isso que eles se tornaram engenheiros!) e ficar animado com robôs e software de aquisição de dados fantasia. No entanto, um bom gerente de operações, não estará constantemente apresentando listas de compras de investimentos de capital e ferramentas de software. Em vez disso, eles se concentrarão em tentar tirar o máximo proveito dos ativos e ferramentas que possuem. Quando eles chegam até você com um pedido de capital, ele será apoiado por um forte caso de negócios, será bem pensado e se alinhará com o plano de operações e a estratégia de negócios.
você não vai encontrá-los em seu escritório muitas vezes
a função de gerente de operações é muitas vezes o eixo de um negócio de fabricação ou distribuição. Eles normalmente têm mais funcionários reportando a eles e o maior número de interações com colegas. Portanto, um bom gerente de operações gastará muito tempo fora de casa. Você pode encontrá-los no local de trabalho, interagindo com sua equipe e observando o processo em uma caminhada no local de trabalho. Eles podem estar se encontrando com colegas, realizando uma reunião diária em stand-up ou tendo uma reunião no local com fornecedores ou clientes. Eles geralmente estarão no local (cuidado com o Gerente de operações que sempre encontra um motivo para estar fora do negócio), mas mesmo quando eles estão em seu escritório, eles raramente estarão sozinhos. Apesar disso, eles podem se permitir um pouco de tempo de reflexão solitário durante o dia para acompanhar as questões e planejar ações futuras. Isso geralmente ocorre no início do dia, na hora do almoço ou no final do dia. Se você vir isso, evite adquirir o hábito de” apenas entrar para um bate-papo” nesses momentos, mas, em vez disso, agende catch-ups estruturados regulares em seu escritório.
outro erro a evitar é o excesso de carga do seu gerente de operações com trabalho transacional. Eles são o líder chave em seu negócio e a pessoa que impulsionará a melhoria em seu negócio. Eles também são, normalmente, um recurso bastante caro. Portanto, amarrá-los ao computador fazendo ordens de compra, cronogramas de produção ou ajustes de estoque é um desperdício de seus recursos e os impedirá de fazer seu trabalho de forma eficaz. Obtenha um funcionário administrativo com metade do salário de um gerente de operações para fazer o trabalho transacional e concentrar o Gerente de operações na liderança de sua equipe e na melhoria da direção.
eles dizem a verdade-não apenas o que você quer ouvir
é bom saber como você é grande e como você está certo. Todos nós temos um ego e somos todos suscetíveis à lisonja. No entanto, um bom gerente de operações estará preparado para lhe dar um feedback desafiador, considerado construtivo e você precisa estar preparado para levá-lo. Você também precisa estar preparado para o fato de que nem todas as idéias que você tem serão consideradas boas. O Gerente de operações deve estar confortável com sua presença no negócio e no chão de fábrica, mas é melhor que essas caminhadas no chão de fábrica ocorram com o Gerente de operações, pelo menos no início. Evite a tentação de estabelecer um” canal de comunicação ” com funcionários de longo prazo, pois isso prejudicará fortemente seu gerente de operações e fará com que esses funcionários de longo prazo acreditem que são “intocáveis” porque têm uma “linha direta com o chefe”.
Conclusão
Existem muitos outros atributos de um bom Gerente de Operações, mas se a pessoa está demonstrando que a maioria ou todos os que eu listei acima, mesmo se o desempenho de curto prazo não é onde você gostaria que ele fosse, então ele vai pagar para ficar com eles.