o que é um gerente de viagens?

um gerente de viagens é responsável por todos os aspectos das viagens de negócios. Eles ajudam a projetar a Política de viagens de uma empresa, gerenciar arranjos de viagens, ajudar a escolher a melhor agência de viagens corporativas para o negócio, organizar e monitorar as despesas de viagem e cuidar do bem-estar dos viajantes de negócios. Após a viagem, um gerente de viagens é responsável por analisar dados e usá-los para agilizar e melhorar as viagens futuras. Eles devem possuir o conjunto certo de habilidades que incluem excelente comunicação e habilidades organizacionais, bem como ser perspicazes, pensadores estratégicos.

anteriormente, o papel de gerente de viagens era assumido por um gerente de escritório ou alguém do Departamento de RH que organizava viagens além de suas outras responsabilidades. Hoje em dia, mais e mais empresas de todos os tamanhos estão vendo o benefício na contratação de um gerente de viagens corporativo dedicado.

o que um gerente de viagens faz? Principais tarefas e responsabilidades

política de viagens Corporativas

Uma das principais funções de um gestor de viagens é definir uma política de viagens corporativas. Isso leva em consideração todos os custos potenciais de uma viagem e define regras e diretrizes para os funcionários seguirem ao organizar uma viagem. A política deve conter informações sobre os seguintes aspectos das práticas de viagens de negócios da empresa:

• procedimento de Reserva e aprovado reservas de viagens ferramenta
• Permitido custo de reserva de hotéis, passagens aéreas, transporte terrestre)
• exceções Especiais ou regras mais caras cidades ou as rotas
• Preferenciais da companhia de fornecedores
• processo de Aprovação para viagens que excedam típico limitações
• processo de Reembolso
• Permitidas e não permitidas despesas
• Viagens de debriefing processo
• seguro de Viagem operadora
• o Dever de cuidar do fornecedor ou procedimentos

Supervisionar os planos de viagem e arranjos

algumas empresas decidem responsabilizar seu gerente de viagens por reservar todas as partes-chave das viagens de negócios dos funcionários, no entanto, outras empresas deixam isso para os próprios funcionários. Os dois aspectos mais importantes são transporte e acomodação, mas as responsabilidades também cobrem seguro de viagem, transferências de aeroporto e muito mais.

com a Política de viagens corporativas estabelecida, os gerentes de viagens procuram reservar viagens de acordo com suas diretrizes pré-organizadas para que os gerentes da empresa saibam que estão obtendo as melhores ofertas. Os gerentes de viagens também incluem detalhes mais específicos sobre transporte e acomodação. Por exemplo, a maioria das políticas de viagens corporativas especifica as categorias de classe de viagem (por exemplo, negócios ou economia) e hotel.

Gerenciar despesas e o orçamento de viagem

outro aspecto das viagens corporativas que é relativamente difícil de prever é o gerenciamento de cartão de crédito e as despesas no destino. Os gerentes de viagens são responsáveis por estabelecer limites de gastos aceitáveis para viagens para simplificar o rastreamento financeiro.

colocar um limite nos cartões de crédito e despesas dá à empresa mais controle sobre as despesas de viagens de negócios. No entanto, para o moral dos funcionários, precisa haver um certo grau de liberdade. Um gerente de viagens é, portanto, responsável por alcançar o equilíbrio entre liberdade e eficiência de custos. Como o custo de vida varia de destino para destino, os limites de gastos devem variar de acordo.

uma armadilha potencial aqui é que é difícil avaliar a quantidade certa para cada viagem. Portanto, um gerente de viagens com experiência no setor costuma ser uma boa escolha devido ao seu conhecimento e recursos.

analisando dados

embora uma política de viagens corporativas tenha como objetivo cobrir todas as eventualidades das viagens de negócios de uma empresa, é importante analisar as viagens feitas. Um gerente de viagens deve reunir dados de todas as viagens para tomar decisões informadas sobre a Política de viagens daqui para frente.

por exemplo, se houver instâncias recorrentes de funcionários reservando viagens que excedam o orçamento, esse aspecto precisa ser abordado. Com um conjunto de dados confiável baseado em viagens anteriores, um gerente de viagens pode identificar problemas e consultar os funcionários para ver quais mudanças são necessárias.

finalmente, os dados financeiros são úteis ao definir KPIs e analisar a lucratividade das viagens de negócios. Os gerentes de escritório podem ver claramente as despesas versus os ganhos de cada viagem para ver quais são os mais benéficos.

abraçando a nova tecnologia

tecnologia relacionada aos avanços de viagens de negócios muito rapidamente e os gerentes de viagens precisam acompanhá-la. Melhorias nas Ferramentas de reserva tornam as coisas mais rápidas e eficientes para todo o negócio. Por exemplo, com uma política de viagens em vigor, os funcionários agora têm a opção de reservar suas próprias viagens, seguindo as diretrizes da política.

outra vantagem da nova tecnologia está no lado dos dados das viagens corporativas. Ferramentas de gerenciamento de viagens corporativas on-line, como o TravelPerk, armazenam dados em um só lugar, por isso é fácil de analisar. Um benefício secundário para o armazenamento inteligente de dados é que ele reduz a necessidade de fluxos de E-mails ao organizar viagens.Portanto, acompanhar os novos avanços tecnológicos dá aos funcionários mais autonomia e aos gerentes de viagens mais tempo para se concentrar em outras coisas.

por que um gerente de viagens é importante?

os custos relacionados às viagens de negócios geralmente representam a segunda maior despesa para as empresas, atrás dos salários e benefícios dos funcionários. E enquanto a COVID-19 reduziu drasticamente as viagens de negócios em 2020, a indústria já está se recuperando em um ritmo encorajador e espera-se uma recuperação completa nos próximos anos.

ambos os pontos significam que as viagens continuarão a desempenhar um papel importante nas despesas de uma empresa. Portanto, é uma boa ideia que as viagens corporativas sejam gerenciadas profissionalmente.

como usar um gerenciador de viagens diferente de não usar um?

usar um gerente de viagens adiciona um forte elemento de controle às viagens corporativas. Viagens não gerenciadas podem levar à falta de coordenação e, portanto, custos aumentados e inesperados quando se trata de organizar viagens.

um gerente de viagens procura constantemente melhorar a experiência de viagem de negócios para os membros da equipe e também está vinculado ao dever de cuidado, garantindo sua segurança e bem-estar.

como um gerente de viagens é diferente de uma agência de viagens?

um gerente de viagens é responsável pela organização e estratégia dos bastidores das viagens de negócios de uma empresa. Eles recomendam diretrizes, estabelecem taxas preferenciais e dão recomendações aos funcionários e geralmente são internos.

por outro lado, uma agência de viagens só desempenha o papel de realmente reservar voos, alojamento e outros aspectos das viagens de negócios. Com o surgimento de novas tecnologias como a TravelPerk, muitas dessas tarefas podem ser tratadas e gerenciadas pelo Gerente de viagens de uma forma perfeitamente alinhada com a Política de viagens da empresa.Nós conversamos com Natalie Marcantonio, gerente de escritório da Quadmark para ouvir seus pensamentos sobre viagens corporativas sendo uma área atraente para trabalhar:

“dentro de nossa área de viagens de trabalho sempre foi uma parte crucial da entrega de nosso treinamento e reunião de clientes e nossos funcionários. Somos uma empresa global com um flex de trabalho remoto. Ser capaz de viajar e se encontrar com nossa equipe, clientes e participar de eventos globalmente foi até a pandemia covid, uma grande parte da nossa empresa.”(Natalie Marcantonio, Gerente de escritório, Quadmark)