atribuir funções internas de equipe e projeto de cliente

grandes projetos podem ser complexos. As tarefas geralmente se sobrepõem, dependem de outras tarefas a serem concluídas ou são tão grandes no escopo que vários membros da equipe estão envolvidos. Se você não definir expectativas sobre quem faz o quê e quando o faz, a equipe pode rapidamente ficar confusa.

certifique-se de atribuir funções específicas do projeto e responsabilidades da tarefa, mantendo a comunicação fluindo. Para facilitar a atribuição de funções de projeto, use esses ponteiros:

• Use um gráfico RACI (responsável, responsável, consultado, informado) para esclarecer funções entre departamentos e processos.
• escolha dois anotadores para cada reunião para garantir que as informações críticas sejam capturadas e compartilhadas.Experimente uma ferramenta baseada na web para promover uma boa comunicação e incentivar o compartilhamento de conhecimento entre seu cliente e a equipe interna.

Falar sobre o processo e como você vai trabalhar

Cada projeto é único, de alguma forma. Claro, pode haver abordagens compartilhadas ou entregas entre projetos, mas discutir como você as usará em cada projeto é fundamental para o sucesso. Siga as dicas descritas no Capítulo 3 e você começará a estabelecer expectativas para o processo, avaliações de entrega, partes interessadas e sua linha do tempo—tudo de uma só vez.

Realizar reuniões de status

não Há melhor maneira de definir e gerenciar as expectativas do que simplesmente verificar com sua equipe e seus clientes. Se você trabalha sozinho ou em uma equipe de 20, em um escritório ou remotamente, compartilhar o progresso é uma das melhores coisas que você pode fazer para manter a comunicação fluindo.

reuniões internas de status da equipe

em geral, uma revisão presencial (ou por vídeo chat) de 15 minutos das tarefas do dia é uma boa maneira de acompanhar sua equipe. Seja flexível com sua equipe para determinar qual é a melhor abordagem para conduzir sua chamada de status.

depois de começar, basta se revezar e dar a todos a chance de falar sobre o que estão trabalhando naquele dia. Um check-in rápido forçará todos a organizar as prioridades do projeto antes da reunião. Esse pouco de Responsabilidade faz uma grande diferença.

antes de encerrar, pergunte algo como: “alguém precisa de Ajuda? E alguém tem tempo para ajudar com outras tarefas, se necessário?”Uma pergunta simples como essa pode ajudá—lo a construir confiança e relacionamento com sua equipe-e, claro, ajuda você a se manter mais eficiente com seu trabalho.

como você aborda as reuniões de status do projeto dependerá do projeto em que você está trabalhando, dos horários da equipe e talvez até da intensidade do trabalho.

atualizações de status do cliente

é uma boa prática manter uma linha de comunicação aberta e consistente com seus clientes. Certifique-se de que você está se mantendo atualizado sobre todos os problemas do projeto, fornecendo um relatório de status semanal por e-mail ou telefonema, e verifique o alinhamento com os objetivos do projeto.

os relatórios de Status não apenas ajudam você e seus clientes a permanecer no caminho certo, mas também o mantêm realista e honesto sobre seu trabalho, processo, orçamentos e outros problemas. Reservar um tempo para se sentar e discutir esses pontos valerá a pena em termos de relacionamento com o cliente e ajudará sua equipe a ver o projeto até a conclusão. Com reuniões regulares de status, você está certificando-se de que todos os envolvidos revisem e reafirmem as expectativas que você estabeleceu no início do projeto.

um bom relatório de status cobre:

• o Que foi feito na semana passada
• o Que está sendo feito nesta semana e na próxima semana
• itens de Ação
• Atualização na linha do tempo
• Actualização no orçamento
• Potencial de riscos do projeto

por último, não se esqueça de ter um pouco de diversão com o seu estado de reuniões. Use o tempo para conversar com sua equipe e clientes sobre tópicos não relacionados ao trabalho.

Foster good client communications

para gerentes de projeto, sempre volta a ser um bom comunicador e facilitador. Se você fez seu trabalho, um plano de comunicação permite que sua equipe saiba que a comunicação excessiva é bem-vinda—seu projeto se sentirá aberto. A equipe sempre saberá o que está acontecendo, definirá suas próprias expectativas e provavelmente atenderá às expectativas de cronograma e orçamento sem questionar.

se as expectativas dos seus clientes forem delineadas e discutidas, eles ficarão felizes por terem ajudado você a atendê-las ou excedê-las e se sentirão tranquilos porque provavelmente sabem o que esperar do produto final.