Uma pergunta comum que recebo de coaching clientes, é, “como posso tornar-me mais concisa communicator?”

não é surpresa porque a comunicação concisa é mais importante agora do que nunca.

considere isso:

• o tempo médio de atenção humana caiu de 12 segundos no ano 2000 para oito segundos hoje.
• todos os dias, o trabalhador de escritório típico recebe 120 e-mails.
• toda vez que uma pessoa se distrai, leva mais de 23 minutos para recuperar o foco.

dadas essas realidades, não é de admirar que os estudos classifiquem boas habilidades de comunicação duas vezes mais importantes que boas habilidades gerenciais. Isso porque, nesta era de supersaturação, há pouca Margem de erro. Na verdade, 86% dos funcionários culpam a falta de boa comunicação por falhas no local de trabalho.

as pessoas ficam impacientes quando têm que trabalhar horas extras mentais para entender o que você está dizendo. A ventania pode ser percebida como indecisão e rapidamente custar-lhe confiança e respeito como líder.

A comunicação concisa é claramente uma parte essencial da presença executiva e da projeção de confiança, mas também é algo com o qual os grevistas sensíveis freqüentemente lutam.

por que grevistas sensíveis lutam com uma comunicação concisa

você exagera.

você pode pensar que está sendo minucioso, mas tudo o que está realmente fazendo é perder a atenção da outra pessoa. Em vez de deixar seu ponto claro, você acaba obscurecendo-o ao superexplorar. Muitos grevistas sensíveis inadvertidamente compensam suas inseguranças dizendo mais, especialmente em situações em que se sentem intimidados.

você acha que todo mundo é como você.

você pode gostar de processar informações profundamente, mas você está em minoria (apenas cerca de 15-20% da população é sensível). Confie em mim, eu entendo. Eu sou uma pessoa de alta entrada, o que significa que eu preciso tomar toneladas de pontos de dados antes de tomar uma decisão. Mas outras pessoas, especialmente executivos seniores, não operam dessa maneira. Eles ficam facilmente sobrecarregados com muita informação e preferem que você seja direto e direto ao ponto. Você está tentando ser alguém que você não é.

os clientes me dizem que” precisam de uma personalidade maior ” para exalarem a presença executiva. Se tentares ser alguém que não és, os outros vão sentir isso. Não só você vai sair como inautêntico, mas você também vai esgotar-se no processo. Melhor encontrar uma maneira de se comunicar de forma concisa de uma maneira que se adapte à sua personalidade e estilo.

9 maneiras de se comunicar de forma clara e eficaz

1. Prepare com antecedência

sem preparação, você não pode ser breve. Antes de qualquer reunião importante, leve cinco minutos para revisar a agenda e outros materiais fornecidos. Anote notas para si mesmo. Organize seus pensamentos e marca onde você deseja contribuir.

se você estiver falando, siga as etapas extras de criação de pontos de discussão e antecipação de objeções e perguntas. Gosto de fazer com que meus clientes preparem algumas “perguntas frequentes” para ter no bolso de trás, caso haja silêncio no final de sua apresentação.

2. Forneça uma pré-leitura

se você tiver muitas informações para compartilhar, considere preparar uma pré-leitura. Este é um documento que fornece informações básicas sobre um tópico. Isso significa que você pode dar ao seu público o contexto necessário e, em seguida, ser mais breve em seu tempo juntos. Uma pré-leitura pode ser relatórios, slides ou análises detalhadas.

3. Conclua a frase: “Se você se afastar dessa conversa com uma coisa, eu quero que seja______.”

se você fosse forçado a resumir sua ideia principal a uma frase, o que seria? Use isso como a linha de assunto do seu e-mail ou repita a frase literalmente ao falar. Isso garantirá que você esteja chamando a atenção do seu público para o maior takeaway que você deseja que ele se lembre.

4. Use a estrutura de preparação

quando você é forçado a falar improvisado, você pode falar forte e coerentemente usando a estrutura de preparação. Veja como funciona: faça um ponto sucintamente, apoie-o com um motivo, forneça evidências e termine reiterando seu ponto. Por exemplo…

• ponto: eu acredito que devemos tomar a direção a
• razão: Recebemos feedback positivo sobre essa abordagem
• evidências: por exemplo, nosso presidente disse que a apóia
• ponto: é por isso que acredito que a direção a é melhor

5. Use as instruções bridging e flagging para destacar e pontuar seus pontos

Flagging e bridging referem-se a duas táticas de PR que você pode levar para o conselho. Sinalizar é como enfiar uma bandeira no chão ou acenar com uma no ar para dizer: “Preste atenção – isso é importante!”Enquanto a ponte ajuda você a fazer uma transição de uma ideia para outra. A ponte é especialmente útil quando você deseja alterar o assunto ou orientar a conversa em uma direção diferente.

Exemplos de sinalização declarações de são:

• tudo se resume a…
• O coração da questão é…
• eu não posso sublinhado o suficiente…

Exemplos de ponte de demonstrações:

• eu não posso falar ____, mas o que eu posso dizer é que…
• embora ____ seja importante, também é importante lembrar disso…
• Antes de deixarmos este assunto, gostaria de adicionar…

6. Conheça seu público

considere quais preocupações e objeções são importantes para as pessoas com quem você está se comunicando. O que eles mais se importam? Que problemas eles estão tentando resolver? Mais importante ainda, o que há para eles se eles ouvirem você? Como o que você está compartilhando com eles ajudará a economizar tempo ou tornar seu trabalho mais fácil? Enquadre sua mensagem em termos de como ela afeta seu público.

7. Faça perguntas

muitas vezes, a comunicação concisa é sobre não dizer nada. Você precisa ouvir primeiro. Especificamente, faça muitas perguntas abertas, como:

• o que você faz do que eu compartilhei?
• o que você acha que é melhor?
• como isso parece para você?
• o que você adicionaria ou mudaria?
• como você se sente sobre isso?
• Qual é a sua impressão de X?
• como isso se encaixa em seus planos?
• que parte ainda não está clara?
• você pode dizer mais?
• o que é um exemplo?
• que suporte você precisa?

8. Edite seus e-mails

uma boa regra: os e-mails não devem ter mais de cinco linhas. Se o seu e-mail for mais longo do que isso, condensá-lo ou torná-lo um telefonema.

certifique-se de que sua mensagem seja digitalizável. Isso significa parágrafos curtos e frases. Use pontos de bala e numeração para tornar o texto mais fácil de digerir.

9. Elimine fluff

linguagem de cobertura, como “eu só queria fazer o check-in” ou ” poderíamos encontrar um tempo para conversar?”minimize o poder de suas palavras.