para qualquer negócio moderno, as contas a pagar são uma das tarefas de maior risco que existe. Afinal, toda empresa precisa pagar o que deve-você não pode se dar ao luxo de errar.

gerenciar faturas com rapidez e precisão é fundamental para manter um bom relacionamento com os fornecedores. Um bom sistema de contas a pagar também garante que você não tenha responsabilidades em seus livros por muito tempo, evitando o risco de confiança nos negócios.

se alguma dessas coisas te deixar estressado, não se preocupe-estamos aqui para ajudar!

neste post, vamos dar uma olhada no básico quando se trata de contas a pagar, bem como explorar algumas ferramentas e técnicas críticas.

mas primeiro, vamos começar com os fundamentos – o que são contas a pagar, exatamente?

o que são contas a pagar?

simplificando, as contas a pagar consistem em tudo o que sua empresa deve aos credores. Isso pode executar todo o espectro de dívidas, desde o faturamento de freelancers até o mês até as agências de leasing de automóveis, faturando para sua frota de trabalho.

Normalmente, as contas a pagar referem-se a dívidas de curto prazo, ou seja, coisas que você planeja pagar dentro do ano – idealmente bem dentro do ano.Dívidas de longo prazo-como hipotecas e outros empréstimos que levam mais de doze meses para pagar – são normalmente discriminadas como passivos separados e não estão incluídas nas contas a pagar.

contas a pagar é uma responsabilidade para as empresas. Isso torna muito importante gerenciar de forma eficaz e responsável, pois isso ajuda a manter a confiança em sua capacidade de pagar suas dívidas. Além disso, é uma coisa respeitosa a fazer pelos seus credores.

vamos dar um segundo para cobrir uma distinção fundamental: contas a pagar vs. contas a receber.

contas a pagar vs. contas a receber

é útil pensar em contas a pagar e contas a receber como dois lados da mesma moeda.

contas a pagar referem-se ao processamento de pagamentos devidos a devedores pela sua empresa.

contas a receber, no entanto, refere – se ao exato oposto-dinheiro devido ao seu negócio por devedores, ou seja, pessoas que ainda não pagaram por seus bens ou serviços.

conosco até agora? Excelente.

agora temos o material definição fora do caminho, vamos quebrar em algumas das considerações cruciais ao gerenciar contas a pagar.

Gerenciando o processo de contas a pagar

no mundo moderno, as empresas têm que pagar muitos credores em uma base constante.Isso inclui provedores de software, serviços profissionais, como contadores ou consultores de RH, e quaisquer freelancers que você possa ter nos livros.

o número de pessoas que dependem do pagamento rápido e preciso das faturas torna as contas a pagar uma tarefa de alto risco. Se você não tem um sistema para ajudá-lo a gerenciar esses pagamentos, está pedindo problemas.

o mais importante: precisão

quando se trata de contas a pagar, o mais importante é pagar apenas faturas da empresa legítimas e precisas.Isso pode parecer óbvio, mas é crucial. Antes de processar a fatura de um fornecedor para pagamento, lembre-se de verificar o seguinte:

• a fatura reflete exatamente o que a empresa solicitou?
• a empresa realmente recebeu os bens ou serviços faturados?
• os custos unitários e os cálculos estão corretos? E o imposto?

obter esses detalhes corretamente ajudará a garantir a precisão e a integridade do processo de pagamento de suas contas.

vamos dividir isso em algumas etapas importantes.

etapas-chave no fluxo do processo AP

para a maioria das empresas, o processo de contas a pagar se resume a três etapas-chave:

1. concluir um pedido de compra: isso envolve definir os itens ou serviços a serem comprados, bem como o preço. Um pedido de compra também Lista quaisquer termos e condições para a transação e os prazos de entrega.Processamento de um relatório de recebimento: aqui, o fornecedor registra os bens ou serviços fornecidos e lista o pagamento devido ao fornecedor. Receber relatórios Lista um monte de detalhes cruciais, por isso é importante tomar o tempo para vasculhá-los.Receber e processar a fatura do Fornecedor: uma vez que uma fatura é recebida, a empresa a processa para pagamento. Como acima, isso envolve verificar cada um dos detalhes para garantir que corresponda aos bens ou serviços realmente recebidos.

simples, certo? Bem, não necessariamente.Infelizmente, as contas a pagar são uma das áreas mais propensas a fraudes comerciais. A enorme quantidade de dinheiro que sai de uma empresa por meio de contas a pagar torna um processo atraente para os fraudadores atingirem.

e, em seguida, há sempre o risco de erros simples ao longo do caminho. Mesmo que todos os envolvidos signifiquem bem, pequenos erros podem se infiltrar e ser caros no futuro.

por causa disso, é crucial quebrar a responsabilidade pelas etapas separadas. Ter várias pessoas assinando faturas torna muito mais difícil jogar o sistema.

(não deixe de ler nosso post sobre os quatro maiores riscos de fraude que as equipes financeiras enfrentam e o que você pode fazer para se proteger contra eles.)

outro passo importante no fluxo do processo AP? Usando um sistema de pagamento centralizado.

centralize seus pagamentos de fatura

ao processar faturas de fornecedores, é crucial centralizar os pagamentos. Se todos os pagamentos da empresa vierem de uma única conta, é muito mais fácil obter uma visão geral clara do dinheiro que sai pela porta.Uma coisa que você realmente quer evitar é pagar faturas em uma base ad hoc, ou com várias contas ou cartões de crédito.

dividir seus pagamentos de fatura não só torna mais difícil lidar com o quanto sua empresa está pagando a cada mês, mas também o abre para o risco de fraude.

na verdade, a melhor situação é lidar com todos os gastos da empresa de um só lugar. Isso significa despesas de escritório, gastos com viagens e uma série de outros pagamentos que as empresas fazem em um negócio diário.

mas mais sobre isso em breve. Por enquanto, vamos dar uma olhada em como você pode acompanhar os pagamentos devidos.

acompanhe cada pagamento devido claramente

para fins de fluxo de caixa, orçamento e tomada de decisão, é importante saber exatamente o que você deve, a quem é devido e quando o pagamento é devido.

para conseguir isso, você precisa ter certeza de que cada pagamento devido é claramente rastreado em seu software de contabilidade ou gerenciamento de despesas.

para muitos pagamentos regulares e recorrentes (por exemplo, entregas de frutas para a cozinha do escritório ou taxas de hospedagem de sites), configurar um pagamento recorrente pode ser mais conveniente.

pagamentos recorrentes podem remover o estresse e a distração do gerenciamento de pagamentos repetidos. No entanto, você deve equilibrar isso com a necessidade de ter visibilidade em seus pagamentos – você não quer arriscar pagar por coisas que não precisa mais.

saiba exatamente quem autoriza pagamentos

muitos erros ocorrem porque as pessoas não têm certeza de um detalhe crítico – quem assina o pagamento de faturas de fornecedores, exatamente?

para cada fatura do cliente que chega, você precisa saber quem está encarregado de autorizar o pagamento.

é o gerente relevante? É o CFO? Heck, é o CEO?

a resposta a esta pergunta dependerá da estrutura da empresa e do nível de autonomia na gestão de pagamentos.

em caso de irregularidades nos gastos, saber exatamente quem assinou um determinado pagamento é crucial para chegar ao fundo das coisas.

não só isso, mas ter uma responsabilidade clara também reduz o risco de faturas caindo entre as rachaduras e não sendo pagas.

contas a Pagar dicas de toda a web

há muitos conselhos excelentes lá fora para ajudar a melhorar o seu processo de AP. Aqui estão algumas das nossas estratégias favoritas.

MineralTree-capture faturas em pequenas doses

MineralTree são especialistas em automação de pagamentos e AP. E, especialmente para faturas, eles recomendam manter os tamanhos dos lotes gerenciáveis.

“quanto mais tempo você gasta realizando a entrada manual de dados, mais propenso a erros você se torna ao longo do tempo. À medida que as faturas do Fornecedor fluem, é tentador adiar o processo de capturá-las para um ponto futuro no tempo em que você pode derrubá-las de qualquer maneira.

“capturar suas faturas em doses menores, ou mesmo individualmente, limitará os erros e a quantidade de tempo que você gasta corrigindo erros.”

é por isso que defendemos a capacitação de membros individuais da equipe para inserir dados da fatura assim que eles a receberem. Portanto, ninguém precisa percorrer uma montanha de faturas.

dooap – pagar faturas em lotes maiores

isso pode parecer contrário ao Conselho acima, mas na verdade estamos falando de duas partes diferentes do processo. Registre faturas em seu sistema de gerenciamento de AP ou spend em pequenas doses, sim. Mas isso não significa que você precisa pagar cada um imediatamente.

“se você estiver pagando faturas de compra cinco vezes por semana, você usa o tempo de trabalho-cinco vezes por semana-fazendo login no software, formando os lotes de pagamento, verificando, aprovando e enviando pagamentos. Se você enviar pagamentos apenas duas vezes por semana, a carga de trabalho será imediatamente reduzida em 60%, mas seus fornecedores ainda serão pagos a tempo e nunca perceberão a diferença.

” por que não reduzir os tempos de pagamento imediatamente?”

uma vez que as faturas foram inseridas e verificadas, não há muita entrada de dados e, portanto, poucos erros a serem cometidos. Portanto, faz sentido que você possa lidar com pagamentos em lotes maiores.

Invoicera – configure lembretes de Tarefas

você não pode lutar contra a natureza humana e esperar vencer. Pode parecer que você pode ficar por dentro de todas as faturas e pagamentos sem ajuda, mas eventualmente algo tem que dar.

além disso, você tem uma equipe inteira para pensar.Esquecer informações e tarefas é uma tendência humana muito comum. Ao configurar lembretes, pode-se facilmente cuidar das contas e tomar medidas para melhorar o processo de contas a pagar.”

algo tão simples como um e-mail ou lembrete do Slack ajuda você e sua equipe a ficarem à frente. Temos isso no Spendesk, e qualquer ferramenta de gerenciamento de gastos que você use também deve.

Due-mantenha bons relacionamentos com fornecedores

se você usa os mesmos fornecedores repetidamente, precisa confiar neles para ter seus melhores interesses no coração. Assim, você precisa priorizar seus melhores interesses:

“cultivar relacionamentos com seus fornecedores pode pagar com o tempo também por suas contas a pagar. Por exemplo, se você estiver em boas condições com um fornecedor como cliente regular, poderá obter serviços ou produtos com desconto.

“além disso, se a sua empresa se orgulha de pagamentos em tempo hábil, você pode ser capaz de garantir condições de pagamento com desconto (como 2% em dez dias após a fatura).”

é muito simples – você coça as costas e elas arranham as suas.

rastrear e processar faturas com uma boa ferramenta de gerenciamento de gastos

obter contas a pagar corretamente pode ser demorado. Afinal, há uma quantidade de detalhes para ficar por dentro.Infelizmente, muitas empresas não estão se ajudando. Mesmo na era do software, muitas empresas ainda usam processos ad hoc. Alguns Luddites por aí ainda usam sistemas de aprovação de faturas físicas e impressas.

não só é demorado e caro, mas também cria o risco de erro do Usuário. Com a quantidade de dinheiro em risco nas contas a pagar, é importante acertar desde o primeiro passo.

as ferramentas certas podem fazer toda a diferença aqui, ajudando você a rastrear e processar faturas de forma clara e precisa, e tudo com o mínimo de estresse.

com uma plataforma integrada de gerenciamento de gastos, você pode automatizar cada etapa do processo de contas a pagar, desde a cobrança de faturas até o processamento do pagamento.Por exemplo, o módulo de faturas de fornecedores da Spendesk ajuda você a acompanhar as dezenas de faturas que surgem diariamente. O Spendesk classifica automaticamente as faturas em categorias para aprovação e envia lembretes quando as datas de vencimento estão se aproximando.

confiar em software dedicado para ajudar a gerenciar suas contas a pagar manterá seus parceiros de negócios felizes e impedirá que você se torne “esse cliente” com os fornecedores.

conclusão: as contas a pagar são muito importantes para errar

confie em nós: as contas a pagar são uma das tarefas mais importantes para acertar.

os riscos são simplesmente grandes demais para deixar ao acaso. Um processo de contas a pagar ruim não só pode prejudicar seus relacionamentos com fornecedores, mas pode abri-lo ao risco de fraude.

para dar a si mesmo a melhor chance de um processo de contas a pagar contínuo e responsivo, pense nas dicas deste post e reflita sobre como você pode melhorar seus sistemas.

enquanto você está nisso, dê uma olhada nos recursos úteis de contas a pagar Da Spendesk. Eles vão economizar muito tempo e estresse para você e sua equipe.

quando terminar, vá para o nosso mergulho profundo em compras vs. compras e dê uma olhada em seis processos financeiros – incluindo contas a pagar – você pode automatizar para economizar tempo.