a folha de pagamento é um dos componentes mais caros e importantes de uma empresa. Para criar um orçamento de folha de pagamento bem-sucedido, você deve considerar o que espera que sua empresa realize nos próximos 12 meses e como.
você precisará de acesso às suas despesas de folha de pagamento do ano passado, bem como despesas de folha de pagamento não salariais, como horas extras, impostos e contribuições de benefícios. Se você aprender a criar um orçamento de folha de pagamento eficaz agora, evitará se perguntar como e onde seu dinheiro foi gasto mais tarde. Vamos dar os passos.
dica profissional: baixe nosso modelo de orçamento de folha de pagamento gratuito para começar a planejar suas despesas de folha de pagamento de 2022.
crie uma lista de posições
comece com as posições atuais, incluindo as suas. Categorize-os por criticidade, bem como pelo departamento. Considere todas as pessoas que você paga:
- – Se (se você estiver em folha de pagamento)
- pessoal Administrativo
- equipe de Vendas (pode precisar de cálculo de comissões)
- funcionários por Hora
- No local de empregados
- funcionários Remotos
- Contrato de empregados (bandeira-los, como você não vai ser o pagamento de impostos ou benefícios, e pode ter uma agenda de pagamento)
- funcionários Temporários
Lista de Despesas da Folha de pagamento para Cada Posição
em seguida, descobrir as despesas associadas com cada posição.
se você usar um software de folha de pagamento como o Gusto, poderá extrair números históricos de relatórios. Caso contrário, revise os números do ano passado, usando uma planilha como o Excel ou o Planilhas Google para totalizar as despesas. Estime o pagamento anual para cada posição, levando em consideração aumentos e bônus. Se você está criando uma nova posição para a qual não tem dados, verifique com sua agência de emprego local ou sites como o Glassdoor os salários médios em sua área ou os salários oferecidos por seus concorrentes.
ao estimar, tente ser cauteloso e orçamento mais do que você acha que vai precisar em vez de menos. Se o factoring em bônus e aumentos de compensação, quebrar esses números de salários regulares para que você possa vê-los para cada funcionário e como um todo.
para despesas que não pertencem a uma posição específica, identifique-a com um nome geral como “corporativa” que indica que a despesa beneficia toda a empresa.
para obter ajuda na identificação e estimativa de despesas, confira nosso guia de custos de folha de pagamento.
orçamento para trabalhadores assalariados por hora &
o orçamento para funcionários assalariados é muito fácil – basta pegar seus salários brutos e dividir por 12 meses se você estiver fazendo um orçamento mensal. No entanto, se você pagar em uma programação de duas semanas, alguns meses terão três contracheques. Certifique-se de considerar com que frequência você paga seus funcionários aqui.
trabalhadores por hora podem ficar mais complexos. Você precisará considerar as horas trabalhadas por mês, o que pode não ser consistente ao longo do ano. Certifique-se de contabilizar temporadas agitadas e tempos lentos com base em seu negócio individual. Se você adicionar pessoal durante a temporada movimentada, você vai querer ter certeza de incluí-los como trabalhadores temporários em seu orçamento, bem.
você também pode querer fazer um estudo para se certificar de que você está agendando seu povo de forma mais eficaz. Por exemplo, se o seu restaurante estiver sempre lento nas tardes de quinta-feira, você pode reduzir o número de funcionários naquele dia e agendá-los para a corrida de sexta-feira à noite, o que resultaria em um valor de orçamento menor para esse período.
orçamento para impostos sobre a folha de pagamento
todos os empregadores devem pagar impostos sobre a folha de pagamento, portanto, certifique-se de fazer o orçamento para eles. Verifique as atuais tabelas de impostos para certificar-se de que os seus números estão corretos, mas estes são os mais atuais:
- Federal de Desemprego: 6% sobre os primeiros $7.000 de cada funcionário pagar
- Segurança Social: 6.2% de cada um dos colaboradores pagar
- Medicare: 1.45% de cada um dos colaboradores pagar
- Adicionais Medicare (para os trabalhadores assalariados que ganham mais de $200,000): 0.9%
Uma Nota sobre imposto de Renda:Como os impostos de renda vêm dos salários dos funcionários, você não os considerará em seu orçamento de folha de pagamento. No entanto, pode ser útil conhecer esses números para que você possa planejar retenções a cada mês. Calcule-os usando valores médios de salário. Se você tiver dados históricos para trabalhar, isso será bem simples. Para novas posições, use dados históricos de posições semelhantes como guia.
custos de horas extras do projeto
em geral, a maioria das empresas estima que as horas extras totalizem 10% a 15% de seu orçamento anual de folha de pagamento. No entanto, usar uma estimativa geral não é uma maneira eficaz de criar um orçamento de horas extras. Em vez disso, pense em quais posições são mais propensas a acumular horas extras e quando. Em seguida, calcule as horas extras previstas para esse mês e insira-as no orçamento.
considere o seguinte:
- alguns trabalhadores ganham horas extras regularmente porque é melhor para a empresa do que contratar ajuda adicional?
- certos dias da semana ou estações do ano estão sempre muito ocupados?
- certas posições trabalham mais horas extras do que outras?
- você está antecipando um evento que causará um aumento, como um novo lançamento de produto, Uma grande atualização de software ou um evento especial em sua loja?
estime os bônus dos funcionários
se você pagar os bônus dos funcionários, precisará fazer um orçamento para eles. Se eles são baseados em desempenho, você pode querer olhar para as estatísticas do ano passado para uma diretriz. Se eles são orientados para eventos, tal bônus por anos em serviço, determinar quais funcionários receberão o bônus e colocá-lo no mês apropriado.
certifique-se de observar para que serve o bônus; por exemplo, se você antecipar um Bônus de desempenho em novembro, mas o funcionário não o ganhar, saberá não incluí-lo em seu salário.
se você pagar um bônus anual em toda a linha, então você deve estimar quanto será, e reservar algum dinheiro a cada mês. Isso pode ser um valor padrão ou uma porcentagem dos lucros da empresa. Este seria um bom caso em que você marcaria a despesa como “bônus da empresa” em vez de amarrá-la a cada posição individual.
custos do benefício do funcionário do projeto
estes são os custos regulares de manutenção dos funcionários. Eles incluem benefícios dos funcionários, como contribuições para prêmios de seguro de saúde e programas de fundos correspondentes, como 401(k). Certifique-se de verificar com o seu seguro e/ou prestadores de serviços de aposentadoria para obter as taxas mais precisas para o próximo ano. Não se esqueça de incluir taxas administrativas e outras.
se você usa um software de folha de pagamento como o Gusto, pode intermediar os benefícios dos funcionários para sua equipe diretamente através do software. Isso permite que você selecione planos e configure deduções, além de seus funcionários concluírem a inscrição aberta diretamente por meio de um painel de funcionários. Gerenciar todos os aspectos da sua folha de pagamento em um só lugar facilita o orçamento. Experimente gratuitamente por 30 dias.
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conta para posições novas ou abertas
ao considerar novas posições, coloque seus salários projetados no mês em que você pretende adicioná-los. Por exemplo, se você estiver abrindo um novo local em maio, não precisará fazer o orçamento de todos os funcionários para esse local em janeiro. Além disso, certifique-se de priorizá-los. Dessa forma, se o seu orçamento não permitir todas as contratações que você deseja, você pode ver quais você pode enviar para uma data posterior.
Freelancers/Contrato/Temp Empregados
Se você tem contrato de funcionários que você depende, ou você pretende contratar freelancers no futuro, você deve orçamento para eles. No entanto, eles geralmente estão em uma parte diferente do orçamento do que a folha de pagamento.
esses funcionários são mais fáceis de planejar, pois você só precisa considerar quanto paga por contrato, além de quaisquer custos administrativos para adquiri-los se usar um serviço. Se você está planejando usar um serviço temporário para contratar funcionários adicionais durante parte do ano, entre em contato com a agência para obter uma estimativa de quaisquer custos administrativos que entram na contratação e inclua aqueles quando você calcular as despesas para eles.
Total de cada categoria de despesa
agora que você tem todos os dados colocados na planilha ou programa, você pode ver seus totais para cada mês e o ano inteiro. Você precisa ser capaz de ver os totais de despesas da folha de pagamento para cada posição e categoria: salários brutos, impostos, benefícios, etc.
veja os totais de cada mês, bem como a soma anual para garantir a razoabilidade.
Faça uma revisão do orçamento
agora que você tem os números, verifique se eles são razoáveis. Crie gráficos ou gráficos para entender melhor o fluxo dos dados. Os gráficos dinâmicos podem ajudá-lo a analisar os dados reorganizando-os rapidamente de uma maneira que melhor responda às suas perguntas.
- verifique se as informações estão corretas: obtenha um segundo conjunto de olhos para se certificar de que os números foram inseridos corretamente e todas as fórmulas da planilha (se houver) estão corretas. Além disso, passe por chefes de departamento para “verificações de sanidade”, caso tenham informações mais atuais.
- Compare-o com as despesas projetadas vs reais do ano passado: se você teve problemas com a folha de pagamento no ano passado, terá problemas semelhantes? Se você calculou mal uma área (como horas extras) no ano passado, corrigiu-a para este ano?
- Compare-o com os ganhos projetados: especialmente se contratar novos funcionários, você espera obter lucro suficiente para cobrir todas as suas despesas? Caso contrário, como você mudará esse orçamento ou outras áreas do seu orçamento para compensar?
se você é novo em fazer folha de pagamento, você deve dar uma olhada em nosso guia sobre conformidade de folha de pagamento para garantir que você sempre fique no lado direito da lei.
por que você deve criar um orçamento de folha de pagamento
agora que revisamos as etapas necessárias para criar um orçamento de folha de pagamento eficaz, é importante entender o valor de criar um orçamento de folha de pagamento.Criar um orçamento de folha de Pagamento ajuda você a entender qual porcentagem do seu orçamento deve ir para a folha de pagamento e permite que você fique no caminho certo ao longo do ano.
entenda quanto do seu orçamento deve ir para a folha de pagamento
geralmente, a folha de pagamento deve representar cerca de 15% -30% da receita bruta da empresa, de acordo com o consultor financeiro The Bottom Line Group. No entanto, especialistas dizem que em certos setores (como empresas de Serviços) os custos da folha de pagamento podem chegar a 50%.
é importante lembrar que, à medida que sua empresa cresce, suas despesas com folha de pagamento também aumentam. Como sua empresa tem mais necessidades, recursos adicionais serão necessários para apoiá-la. Construir flexibilidade dentro do seu orçamento permite mudanças na folha de pagamento à medida que sua empresa cresce e evolui.
fique no caminho certo ao longo do ano
depois de ter um orçamento em vigor, você deve acompanhar as despesas reais como você faz folha de pagamento ao longo do ano. Registre-os mensalmente. Manter bons registros de folha de pagamento ajudará você a manter sua Contabilidade de folha de pagamento ou se você fizer uma auditoria de folha de pagamento.
pode ajudar a criar uma nova planilha para um orçamento revisado ou usar um orçamento para comparação de previsões à medida que o ano avança. Nesse cenário, as despesas reais sobrescrevem as despesas orçamentadas dos meses que já passaram e os totais são adicionados aos números orçamentários dos meses futuros. Isso irá ajudá-lo a ficar a par de quão bem você orçado e sinalizar se você precisa ou não mudar alguns fundos de orçamento para manter os negócios fluindo sem problemas.
para ajudar a estabelecer um sólido orçamento e processo de folha de pagamento, confira nossos modelos de folha de pagamento gratuitos.
Bottom Line
ter um orçamento de folha de pagamento preciso pode ajudá—lo com uma das maiores e mais importantes despesas do seu negócio-funcionários pagantes. Certifique-se de considerar salários, impostos, benefícios e outras despesas. Além disso, divida-o por mês para contabilizar mudanças nas horas de trabalho, meses de bônus e outras despesas sazonais. Com um orçamento de folha de pagamento adequado que foi revisado quanto à precisão, você pode planejar com mais eficiência e garantir que o ano corra bem.