No Ruby, o nosso crackerjack pessoal da virtual recepcionistas campos centenas de chamadas de cada dia— e aprendemos muito no processo!
se você é novo no atendimento por telefone, ou apenas quer aprimorar suas habilidades, essas cinco dicas de treinamento de recepcionista ajudarão você a brilhar como um rubi—impressionando cada chamador.
- Nunca diga “eu não sei”
- Parafraseando a mensagem de palavra-por-palavra
- Confirmar o seu conteúdo
- Tomar um fôlego e…
- Sorriso
é isso mesmo, é fácil!
1. Nunca diga” Eu não sei ”
as Chances são muito boas de você fazer perguntas que não sabe responder, especialmente se você é novo em um emprego. Mas dizer “Eu não sei” é um beco sem saída. Em vez disso, opte por
“deixe-me descobrir para você”
“eu ficaria feliz em olhar para isso”
“ótima pergunta! Deixe-me colocá-lo em contato com a melhor pessoa para respondê-lo.”
frases que começam em “Let me “e” i’d be happy to ” são ótimas maneiras de vencer o blues “I don’t know”.
2. Parafraseie a mensagem palavra por palavra
os chamadores adoram saber que suas mensagens serão transmitidas com precisão. Que melhor maneira de garantir isso do que repetir suas mensagens de volta para eles? Se você está passando por treinamento de recepcionista, também é uma ótima maneira de cuidar de erros.
confirme seu conteúdo
sempre leia os números de telefone de volta e soletre quaisquer nomes ou palavras complicadas para garantir que você os derrubou corretamente. Aqui estão algumas dicas para confirmar informações.
respire fundo e
você tem muita coisa acontecendo-empilhamento de E-mail, documentos a serem arquivados, relatórios para escrever. O treinamento de recepcionista é difícil e o trabalho em si é ainda mais difícil! Mas quando o telefone toca, é melhor colocar outro hubbub de escritório fora de sua mente e se concentrar na chamada recebida. Respire fundo, atenda a chamada e cumprimente o chamador com um tom de voz calmo e amigável. Nunca deixe que eles te vejam suar! Oh, e enquanto você está falando com o seu chamador, certifique-se de seguir o próximo passo…
… sorria!
parece bobo, certo? Funciona. Se você quiser parecer amigável e convidativo, sorrir é a maneira mais fácil de garantir o tom de voz perfeito. Um sorriso também o ajudará a se sentir calmo e, bem, feliz. Quem disse que o trabalho não pode ser divertido?