contratar seu primeiro funcionário é um grande marco para você e sua empresa. No entanto, tornar-se um empregador vem com muitas responsabilidades adicionais. Se você está pronto para se tornar um empregador, você deve saber quais etapas seguir.
8 Passos para se tornar um empregador
Use estes oito passos para aprender a se tornar um empregador.
Descubra os requisitos estaduais e locais
cada estado e localidade tem regras diferentes para pequenas empresas. Dependendo da sua localização e do tipo de Negócio, os requisitos podem variar.
requisitos do Estado
os novos requisitos do empregador diferem de Estado para estado. A maioria das empresas precisa se registrar em seu estado para novas contas de empregador. Sua pequena empresa também pode precisar se registrar para certas licenças, permissões e outros registros. Na maioria dos casos, você pode solicitar essas informações on-line.
os empregadores precisam se registrar para o seguro de imposto de desemprego do Estado, também conhecido como imposto Suta (Lei Estadual de imposto de desemprego). Depois de se inscrever, sua empresa recebe uma taxa de imposto suta. Sua taxa é uma porcentagem de desemprego do estado com base em seu setor e experiência (por exemplo, 2,7%).
alguns estados também podem exigir seguro de invalidez do estado. Por exemplo, Nova York exige que a maioria dos empregadores tenha seguro de invalidez para seus funcionários.
veja nosso guia de folha de pagamento do Estado para ver os requisitos para o seu estado. Entre em contato com seu estado para obter novos requisitos adicionais do empregador.
requisitos locais
sua cidade ou localidade pode exigir tipos adicionais de registro de emprego. E, você pode precisar reter impostos locais dos salários de seus funcionários.Alguns estados com imposto de renda local incluem Alabama, Colorado, Delaware e Indiana. Outros estados, como Ohio e Pensilvânia, têm tipos específicos de impostos locais, como imposto do distrito escolar.
muitas vezes, os empregadores são responsáveis por reter e depositar impostos de renda locais para seus funcionários.
entre em contato com o escritório do governo local para obter mais informações sobre se você deve ou não se registrar.
solicite um número de identificação do empregador
depois de decidir se tornar um empregador, você precisa solicitar um número de identificação do empregador (EIN). Um EIN é um número único de nove dígitos que o IRS atribui ao seu negócio. Você deve solicitar um EIN se planeja contratar funcionários.
EINs são formatados assim: 12-3456789.
não há cobrança para solicitar um EIN. Você pode se inscrever online para o seu EIN. Ou, você pode enviar ou fax Formulário SS-4, pedido de Número de identificação do empregador, para o IRS.
a maneira mais rápida de se candidatar a um EIN está online. Você não precisa preencher nenhum formulário. E, você pode imprimir uma confirmação instantânea para seus registros.
se você optar por se inscrever com um aplicativo em papel, preencha o formulário SS-4 e envie ou envie por fax para o IRS. Lembre-se de que enviar ou enviar por fax seu aplicativo leva mais tempo para receber seu EIN.
obter seguro de compensação dos trabalhadores
independentemente do seu tipo de Negócio, os funcionários têm a chance de obter uma doença ou lesão relacionada ao trabalho. Para cobrir eventos imprevisíveis (por exemplo, cair em um piso molhado), você deve ter seguro de compensação dos trabalhadores.
então, o que é seguro de compensação dos trabalhadores? A compensação dos trabalhadores, também conhecida como comp dos Trabalhadores ou comp dos trabalhadores, é um seguro que fornece substituição salarial e benefícios médicos aos funcionários que ficam doentes ou feridos durante o trabalho. E, a remuneração dos trabalhadores cobre os funcionários, independentemente de quem causa o incidente (por exemplo, você, um colega de trabalho, o funcionário, etc.).
a remuneração dos trabalhadores pode cobrir as seguintes questões para os funcionários:
- dor Crônica nas costas
- túnel do Carpo
- perda de Audição
- doença Pulmonar
- Lesões causadas pelo stress relacionado com o trabalho
Seus funcionários podem ser elegíveis para os trabalhadores comp benefícios como pagamento para o diagnóstico, tratamento e reabilitação.
o custo do comp dos trabalhadores varia dependendo do seu negócio, valores da folha de pagamento, tipo de trabalho e reivindicações de comp dos trabalhadores anteriores.
requisitos do Estado
cada Estado tem seus próprios programas de compensação dos trabalhadores e leis a seguir.
a maioria dos estados exige que você obtenha um seguro de compensação dos trabalhadores. No entanto, alguns estados permitem que os empregadores elegam a cobertura até que tenham um certo número de funcionários.Muitos estados dão aos empregadores a liberdade de escolher a cobertura de compensação de seus trabalhadores. No entanto, os empregadores em Dakota do Norte, Ohio, Washington e Wyoming devem comprar a cobertura comp dos trabalhadores por meio de seu próprio Fundo Estadual.
verifique com seu estado para obter mais informações sobre os requisitos de compensação dos trabalhadores.
Determine como lidar com a folha de pagamento
Antes de começar a contratar e pagar funcionários, determine como você planeja lidar com a folha de pagamento. Considere aspectos como custo e quanto tempo leva para executar a folha de pagamento.
Algumas formas de gerir a folha de pagamento incluem:
- Execução de folha de pagamento com a mão
- Terceirização de folha de pagamento (por exemplo, contador ou guarda-livros)
- Utilizando a folha de pagamento, software ou provedor de
Execução de folha de pagamento é a forma mais custo-efetiva para gerenciar a folha de pagamento. No entanto, também pode ser a opção mais demorada e levar a erros caros. Quando você executa a folha de pagamento manualmente, você precisa calcular os impostos a reter para cada funcionário. E, você deve arquivar e depositar seus impostos sobre a folha de pagamento para as agências corretas.
usar um contador ou contador para lidar com a folha de pagamento exige que você desista do controle de sua folha de pagamento. E, terceirizar sua folha de pagamento pode ser caro para sua pequena empresa. Embora seja mais caro do que outras opções, a terceirização da folha de pagamento pode economizar muito tempo. E, você pode ter paz de espírito sabendo que seus depósitos de folha de pagamento são precisos.
o software de folha de pagamento pode ser um meio feliz entre executar a folha de pagamento manualmente e terceirizá-la. O Software é uma opção menos cara do que a terceirização da folha de pagamento. E, software de folha de pagamento é preciso e economiza tempo. A maioria dos sistemas de software de folha de pagamento permite que você execute a folha de pagamento em alguns minutos. Ao olhar para o software de folha de pagamento, compare suas opções. Veja os preços, recursos, facilidade de Uso, Segurança e avaliações dos provedores.
contrate funcionários
agora que você estabeleceu as bases, é hora de começar a contratar alguns funcionários.
muitos novos empregadores usam métodos tradicionais de contratação (por exemplo, contratação direta). Ao contratar seu primeiro funcionário, determine quais características e requisitos você está procurando em um funcionário.
crie uma descrição de trabalho clara e atraente. Identifique os requisitos e qualificações de posição para incluir em sua descrição. Algumas qualificações que você pode listar incluem experiência (por exemplo, dois anos em uma posição relacionada a TI) e educação (por exemplo., Bacharel em Marketing).Se possível, inclua coisas como benefícios (por exemplo, contribuições para a aposentadoria) para incentivar os candidatos a se candidatarem.
publique sua descrição de trabalho em plataformas como seu site de negócios, quadros de empregos on-line e páginas de mídia social. Analise os pedidos que os candidatos enviam. Elimine candidatos não qualificados e entre em contato com candidatos que pareçam adequados.
entrevistar os candidatos qualificados. O processo de entrevista pode consistir em várias rodadas de entrevistas até encontrar seu candidato ideal.
quando estiver pronto para contratar, estenda uma oferta de emprego ao candidato. Se o candidato aceitar sua oferta, comece o processo de integração e a nova documentação de contratação (sobre a qual falamos mais na próxima etapa).
à medida que sua empresa cresce, você pode formar um comitê de contratação para contratar funcionários adicionais.
preencha a nova documentação de contratação
antes que novos funcionários possam começar a trabalhar em sua empresa, você e seu funcionário precisam preencher a nova papelada de contratação.
como empregador, você deve relatar novas contratações. A Lei Federal afirma que você deve relatar novas contratações dentro de 20 dias após contratá-las. No entanto, as leis estaduais para novas contratações podem ser diferentes. Verifique com o seu estado para descobrir novos prazos de contratação e leis.
os funcionários devem preencher o Formulário W-4, Certificado de retenção de funcionários, para retenção de impostos federais. O formulário W-4 determina quanto você retém dos salários dos funcionários para impostos federais de renda. Algumas informações que um funcionário precisa listar em seu Formulário W-4 incluem seu nome, endereço, número da Previdência Social e estado civil.
muitos estados também têm imposto de renda estadual. Se o seu funcionário trabalha em um estado com imposto de renda, ele também deve preencher um formulário W-4 do estado.Para garantir que os funcionários sejam elegíveis para trabalhar nos Estados Unidos, eles devem preencher o Formulário I-9, verificação de elegibilidade de emprego. Quando você coleta um formulário I-9, o funcionário também deve fornecer documentos que comprovem sua identidade e elegibilidade (por exemplo, carteira de motorista, passaporte, cartão de previdência Social, etc.).
você também pode precisar coletar documentos adicionais dos funcionários, como um manual do funcionário assinado, informações de benefícios e formulários de contato de emergência.
pagar impostos sobre a folha de pagamento
uma das maiores responsabilidades do empregador que você tem é pagar impostos sobre a folha de pagamento. Se você não pagar seus impostos sobre a folha de pagamento a tempo, poderá receber penalidades como multas ou prisão.
os impostos sobre a folha de pagamento incluem renda federal, Previdência Social e Medicare e impostos federais de desemprego. Como mencionado, alguns empregadores podem precisar pagar impostos estaduais e locais também.
imposto de renda Federal
a frequência com que você paga o imposto de renda federal varia de empresa para empresa. Você deve reter o imposto de renda federal dos salários dos funcionários. E, você deve pagá-lo mensalmente ou semestralmente em nome do funcionário.
sua programação para pagar o imposto de renda federal é baseada em um período de lookback do Formulário 941. O Formulário 941 informa sua renda federal, Previdência Social e passivos fiscais do Medicare.
novos negócios têm automaticamente uma frequência de depósito mensal. Lembre-se de que sua programação de depósito pode mudar a cada ano.
para depositantes mensais, o pagamento do imposto de renda federal é devido no dia 15 de cada mês seguinte. Por exemplo, o imposto de renda federal retido para novembro é devido até 15 de dezembro.Os depósitos de imposto de renda Federal devem ser feitos por meio de uma transferência eletrônica de fundos (por exemplo, EFTPS).
os impostos sobre a segurança Social e o Medicare
os impostos sobre a segurança Social e o Medicare constituem o imposto FICA. Você e seus funcionários contribuem com a Previdência Social e os impostos do Medicare.
a taxa de retenção da Previdência Social é de 6,2%. Você deve reter 6,2% do salário de cada funcionário para a Previdência Social. E, pagar a contribuição do empregador correspondente de 6,2%.
o imposto do Medicare é de 1,45% para você e seus funcionários. Reter 1.45% dos salários dos funcionários e contribuem com uma parcela correspondente do empregador de 1,45%.
deposite o imposto FICA junto com o imposto de renda federal. Use as mesmas frequências de depósito que o imposto de renda federal (por exemplo, mensal ou semi-semanal). Certifique-se de depositar as partes do empregado e do empregador do FICA.
imposto federal de desemprego
a maioria dos empregadores também deve pagar o imposto federal de desemprego, também conhecido como imposto FUTA.
você deve pagar o imposto FUTA se um dos seguintes for verdadeiro:
- você pagou US $1.500 ou mais em salários durante qualquer trimestre
- você tinha pelo menos um funcionário por pelo menos parte de um dia em qualquer 20 ou mais semanas diferentes
as regras federais de depósito de folha de pagamento afirmam que você deve fazer depósitos trimestrais. No entanto, faça um depósito FUTA apenas se o seu passivo fiscal federal de desemprego for superior a US $500 durante um trimestre.
como a renda federal e os impostos FICA, você deve depositar o imposto FUTA por meio de transferência eletrônica de fundos.
aqui está o cronograma para as datas de vencimento do depósito fiscal FUTA:
- em 30 de abril, para o Trimestre 1 (janeiro – Março)
- 31 de julho para o Trimestre 2 (abril – junho)
- 31 de outubro para 3 Trimestre (julho – setembro)
- 31 de janeiro para o Trimestre 4 (outubro – dezembro)
Estado e impostos locais
Novamente, dependendo do seu estado, você também pode precisar reter locais e estaduais de imposto de renda e o estado de desemprego, mais impostos.
verifique com seus departamentos estaduais e locais de tributação para obter informações de pagamento sobre impostos estaduais e locais sobre a folha de pagamento.
relatórios de folha de pagamento de arquivos
além de pagar impostos sobre a folha de pagamento, você também deve arquivar relatórios de folha de pagamento. Relatórios de folha de pagamento são formulários que notificam o governo de seus passivos fiscais de folha de pagamento.
os relatórios de folha de pagamento que você precisa arquivar dependem do seu negócio. Relate os impostos que você retém dos salários dos funcionários e os impostos que você contribui. Você precisa enviar relatórios de folha de pagamento para impostos federais e estaduais.
a frequência com que você arquiva formulários de folha de pagamento depende do tipo de formulário. Alguns formulários podem ser devidos trimestralmente, enquanto outros são devidos anualmente.
relatórios trimestrais da folha de pagamento
Formulário 941, Declaração de imposto federal trimestral do empregador, relatórios de renda federal, Previdência Social e impostos do Medicare, juntamente com os salários dos funcionários.
formulário de arquivo 941 a cada trimestre se você tem funcionários, mesmo se você não tem impostos ou salários para relatar. Não preencha o Formulário 941 se você for um empregador sazonal ou empregar funcionários domésticos (por exemplo, imposto sobre babá) ou agrícolas (por exemplo, formulário 943).
as datas de vencimento do Formulário 941 incluem:
- em 30 de abril, para o Trimestre 1
- 31 de julho para o Trimestre 2
- 31 de outubro para o Trimestre 3
- 31 de janeiro para o Trimestre 4
Estado de relatórios de folha de pagamento
Você também pode precisar do arquivo de relatórios trimestrais de renda do estado e o estado, de impostos de desemprego (SUTA).
as datas de vencimento podem variar amplamente de Estado para estado. Embora a maioria dos Estados exija que você registre trimestralmente, você deve entrar em contato com seu estado para obter requisitos específicos de relatórios de folha de pagamento.
relatórios anuais da folha de pagamento
os relatórios anuais da folha de pagamento são devidos uma vez por ano até 31 de Janeiro. Alguns relatórios anuais comuns de folha de pagamento incluem formulários 944, 940 e W-2 e W-3.
formulário 944
alguns empregadores podem apresentar o formulário 944, declaração fiscal federal anual do empregador, em vez do Formulário 941.
como o Formulário 941, você pode usar o formulário 944 para relatar impostos federais de renda, Previdência Social e Medicare anualmente.
o IRS informa se você tem permissão para usar o formulário 944. Normalmente, você se qualifica se a responsabilidade anual da sua empresa pela Previdência Social, Medicare e impostos federais de renda for de US $1.000 ou menos.
Formulário de 940
Use o Formulário 940, do Empregador Federal Anual de Desemprego (FUTA) Devolução do Imposto de renda, informar federal de desemprego (imposto de FUTA).
formulário de arquivo 940 anualmente para relatar sua responsabilidade fiscal de desemprego federal. Lembre-se, só os empregadores pagam FUTA impostos.
Formulário W-2 e Formulário W-3
Formulário W-2, de Salário e de Declaração de Imposto é um imposto anual de formulário, você deve dar a cada funcionário em 31 de janeiro. O formulário W-2 resume um funcionário salários e impostos para o ano. Os funcionários usam o Formulário W-2 para registrar sua declaração de imposto individual. Você também deve arquivar uma cópia do formulário W-2 com o IRS.
Formulário W-3, Transmissão de salário e declaração fiscal, é a forma de transmissão para o Formulário W-2. O formulário W-3 é um resumo das informações dos formulários W-2 de seus funcionários. Não envie o Formulário W-3 para seus funcionários. Envie uma cópia do formulário W-3 ao IRS todos os anos até 31 de Janeiro.
procurando uma maneira fácil de processar a folha de pagamento depois de se tornar um empregador? O software Patriot permite executar folhas de pagamento precisas em três etapas simples. E nosso suporte especializado é apenas um telefonema, bate-papo ou e-mail de distância. Comece com sua demonstração autoguiada hoje!
este artigo foi atualizado a partir de sua data de publicação original de 5 de julho de 2013.
isso não se destina a aconselhamento jurídico; para mais informações, clique aqui.