Przypisywanie ról wewnętrznych zespołu i klienta w projekcie

duże projekty mogą być złożone. Zadania często pokrywają się, zależą od innych zadań do wykonania, lub są tak duże w zakresie wielu członków zespołu są zaangażowane. Jeśli nie ustawisz oczekiwań co do tego, kto i kiedy to robi, personel może szybko stać się mylący.

pamiętaj, aby przypisać określone role projektu i obowiązki zadaniowe, zachowując płynną komunikację. Aby ułatwić przypisywanie ról projektu, użyj tych wskaźników:

• użyj wykresu RACI (odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany, poinformowany), aby wyjaśnić role w działach i procesach.
• Wybierz dwóch notatników na każde spotkanie, aby upewnić się, że krytyczne informacje są przechwytywane i udostępniane.
• Wypróbuj internetowe narzędzie do promowania dobrej komunikacji i zachęcania do dzielenia się wiedzą między Klientem a wewnętrznym zespołem.

porozmawiaj o procesie i o tym, jak będziesz pracować

każdy projekt jest w jakiś sposób wyjątkowy. Oczywiście mogą istnieć wspólne podejścia lub rezultaty w różnych projektach, ale omówienie sposobu ich wykorzystania w każdym projekcie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Postępuj zgodnie ze wskazówkami opisanymi w Rozdziale 3, a zaczniesz ustalać oczekiwania dotyczące procesu, dostarczalnych recenzji, interesariuszy i osi czasu—wszystko za jednym zamachem.

prowadzenie spotkań statusowych

nie ma lepszego sposobu na ustalanie i zarządzanie oczekiwaniami niż zwykłe sprawdzanie się z zespołem i klientami. Niezależnie od tego, czy pracujesz solo, czy w 20-osobowym zespole, w biurze czy zdalnie, dzielenie się postępami jest jedną z najlepszych rzeczy, które możesz zrobić, aby utrzymać płynną komunikację.

wewnętrzne spotkania o statusie zespołu

ogólnie rzecz biorąc, 15-minutowy osobisty (lub czat wideo) przegląd zadań dnia jest dobrym sposobem na dogonienie zespołu. Bądź elastyczny ze swoim zespołem w określaniu najlepszego podejścia do prowadzenia rozmowy statusowej.

gdy zaczniesz, po prostu na zmianę i daj wszystkim szansę na rozmowę o tym, nad czym pracują tego dnia. Szybkie zameldowanie zmusi wszystkich do zorganizowania priorytetów projektu przed spotkaniem. Ta odrobina odpowiedzialności robi wielką różnicę.

zanim skończysz, zapytaj coś w stylu: „czy ktoś potrzebuje pomocy? A czy ktoś ma czas, aby w razie potrzeby pomóc w innych zadaniach?”Takie proste pytanie może pomóc w budowaniu zaufania i nawiązywaniu kontaktów z zespołem—i oczywiście pomaga wszystkim zachować większą wydajność w pracy.

sposób podejścia do spotkań o statusie projektu zależy od projektu, nad którym pracujesz, harmonogramów zespołu, a może nawet intensywności pracy.

aktualizacje statusu klienta

dobrą praktyką jest utrzymywanie otwartej, spójnej komunikacji z klientami. Upewnij się, że jesteś na bieżąco ze wszystkimi problemami projektu, dostarczając cotygodniowy raport o stanie za pośrednictwem poczty e-mail lub telefonu i sprawdź zgodność z celami projektu.

raporty o statusie nie tylko pomagają Tobie i Twoim klientom pozostać na dobrej drodze, ale także zapewniają realistyczne i uczciwe podejście do pracy, procesu, budżetów i innych problemów. Poświęcenie czasu, aby usiąść i omówić te punkty, opłaci się pod względem relacji z klientem i pomoże Twojemu zespołowi zobaczyć projekt do zakończenia. Dzięki regularnym spotkaniom statusowym upewniasz się, że wszyscy zaangażowani recenzują i potwierdzają oczekiwania ustanowione na początku projektu.

dobry raport stanu obejmuje:

• co zostało zrobione w zeszłym tygodniu
• co jest robione w tym tygodniu i przyszłym tygodniu
• pozycje działań
• aktualizacja na osi czasu
• aktualizacja budżetu
• potencjalne ryzyko projektu

na koniec nie zapomnij aby mieć trochę zabawy ze swoimi spotkaniami statusowymi. Wykorzystaj czas, aby dogonić zespół i klientów na tematy niezwiązane z pracą.

Wspieraj dobrą komunikację z klientami

dla kierowników projektów zawsze wraca do bycia dobrym komunikatorem i facylitatorem. Jeśli wykonałeś swoją pracę, plan komunikacji informuje Twój zespół, że nadmierna komunikacja jest mile widziana—Twój projekt poczuje się otwarty. Zespół zawsze będzie wiedział, co się dzieje, określi własne oczekiwania i prawdopodobnie spełni oczekiwania dotyczące harmonogramu i budżetu bez pytania.

jeśli oczekiwania Twoich klientów są nakreślone i omówione, będą szczęśliwi, że pomogli Ci je spełnić lub przekroczyć i poczują się spokojni, ponieważ najprawdopodobniej wiedzą, czego mogą oczekiwać od produktu końcowego.