w dążeniu do zrozumienia wydajności i zwiększenia rentowności, większość firm nieustannie mierzy mnóstwo różnych wskaźników, od zadowolenia klienta i zaangażowania pracowników, po generowanie leadów, konwersje marketingowe i wskaźniki sprzedaży. Ale być może najbardziej uniwersalnym wskaźnikiem dla każdej firmy jest wskaźnik wykorzystania.

jeśli nie rozumiesz swojego wskaźnika wykorzystania, nie możesz zrozumieć swojej wydajności i produktywności – co oznacza, że nie możesz zacząć oceniać rentowności swojej firmy. Dlatego wiele firm, od agencji kreatywnych i profesjonalnych usług po Kancelarie Prawne i Niezależnych Konsultantów, uważnie monitoruje ich stopień wykorzystania. Ale jak dokładnie obliczyć to dokładnie?

co to jest wskaźnik wykorzystania?

Mówiąc najprościej, wskaźnik wykorzystania to procent całkowitych godzin pracy danej osoby spędzonych na pracy, które mogą być rozliczane klientowi. Bez względu na to, jak zmotywowany lub produktywny jest pracownik, bez względu na to, jak zdecydowany jest osiągnąć absolutne maksimum, czas zawsze będzie ich czynnikiem ograniczającym. Są tylko 24 godziny na dobę-i jak już wcześniej zgłębialiśmy dogłębnie, istoty ludzkie nie radzą sobie dobrze, gdy dążymy do bycia „zawsze aktywnymi”.

chociaż pracownik może pracować 40 godzin tygodniowo, to prawie niemożliwe jest wykonanie 40 godzin płatnej pracy. Spotkania, przerwy obiadowe, rozmowy telefoniczne, szkolenia i rozwój biznesu to wszystko. Ale jeśli chodzi o wskaźnik wykorzystania, ważne jest, aby uzyskać odpowiednią równowagę: jeśli jest zbyt wysoki, Twoja firma może skrócić czas niezbędnej pracy wewnętrznej i prawdopodobnie potrzebujesz więcej zasobów; jeśli jest za niska, możesz nie przynieść wystarczająco dużo pracy, aby liczyć na głowę.

dlaczego warto monitorować stopień wykorzystania?

istnieje kilka powodów, dla których tak ważne jest monitorowanie wskaźnika wykorzystania. Każda firma, która wystawia rachunki na godziny – czy to agencja, czy kancelaria prawna-musi wiedzieć, czy płaci na tyle, aby pokryć koszty plus koszty ogólne. Jeśli masz zdrowy wskaźnik wykorzystania, będziesz wiedział, że wydajnie rozliczasz. Dodatkowo, po ustaleniu idealnego wskaźnika wykorzystania, możesz go użyć, aby zrozumieć wiele innych ważnych funkcji biznesowych.

wskaźniki wykorzystania są szczególnie ważne, jeśli chodzi o zarządzanie zasobami i mogą znacznie poprawić prognozowanie i optymalizację zasobów. Wraz z rozwojem firmy i rozwojem zespołów znaczenie wglądu w swoją przyszłość staje się jeszcze ważniejsze – a wskaźnik wykorzystania może dać Ci znać, czy masz zdolność do przyjęcia nowego klienta, czy potrzebujesz zatrudnić więcej osób, czy poświęcasz wystarczająco dużo czasu na pracę z klientem i czy powinieneś więcej inwestować w projekty wewnętrzne.

Jak obliczyć wskaźnik wykorzystania?

więc jaki jest najlepszy sposób na obliczenie wskaźnika wykorzystania? Podstawowa formuła jest dość prosta: jest to liczba płatnych godzin podzielona przez całkowitą liczbę dostępnych godzin (x 100).

tak więc, jeśli pracownik rozliczał się za 32 godziny z 40-godzinnego tygodnia, miałby wskaźnik wykorzystania 80%. W rzeczywistości istnieje kilka różnych sposobów obliczania wskaźników wykorzystania w zależności od tego, czy chcesz zrozumieć ceny, zatrudnienie, stan organizacji itp.

aby obliczyć wskaźnik wykorzystania na poziomie firmy, po prostu podziel sumę wszystkich wskaźników wykorzystania pracowników przez całkowitą liczbę pracowników. Najbardziej niezawodne rozwiązania do śledzenia czasu mogą dostarczyć te informacje zarówno na poziomie pracownika, jak i firmy.

jaki jest dobry wskaźnik wykorzystania?

więc jak wygląda dobry wskaźnik wykorzystania? Ostatecznie zależy to od firmy; nie ma określonej liczby, która działa dla wszystkich, a na pewno nie jest to przypadek wyższego stopnia wykorzystania, tym lepiej. Wskaźnik wykorzystania, który jest stale bliski 100%, sugeruje, że pracownicy są przepracowani i potencjalnie bliscy wypalenia zawodowego. Jeśli tak jest w przypadku ciebie, jest to wskazówka, że może nadszedł czas, aby zatrudnić nowych ludzi. Jeśli wskaźnik wykorzystania przekracza 100%, zwykle wskazuje to na zbyt dużo pracy poza zakresem lub złe planowanie.

ale z drugiej strony, jeśli istnieje duża różnica między stopą wykorzystania a stopą realizacji, oznacza to, że twój zespół spędza zbyt dużo czasu na zadaniach niepodlegających opłacie lub nie ma wystarczającej ilości pracy-co sugeruje, że istnieje ryzyko. Może to również sugerować, że masz zbyt wielu freelancerów zaangażowanych w projekty. Najważniejsze jest jednak to, że oznacza to, że musisz wnieść więcej płatnej pracy. Aby dać ci więcej wglądu, możesz użyć idealnej formuły wskaźnika wykorzystania, która jest:

(koszty + zysk) / potencjalna pojemność x Stawka Rozliczeniowa) x 100

dzieląc koszty zasobów, koszty ogólne i marżę zysku przez całkowite dostępne godziny i stawkę rozliczeniową, można obliczyć idealny wskaźnik wykorzystania-który jest optymalnym wskaźnikiem wykorzystania dla firmy, aby osiągnąć pożądaną marżę zysku.

zanim jednak zaczniesz pracować z jakimkolwiek rodzajem wskaźników wykorzystania, musisz być w stanie zebrać dokładne informacje na temat tego, gdzie faktycznie idzie twój czas i ile twojej pracy jest opłacalne. Zrozumienie wskaźnika wykorzystania jest niezbędne, jeśli chcesz skutecznie ocenić rentowność swoich pracowników, zespołu i firmy – i chociaż jest to prosty pomiar, może mieć dalekosiężny wpływ na funkcjonowanie Twojej firmy.