z setkami, a nawet tysiącamipacjentów na twojej liście, gabinety stomatologicznezamoże szybko stać się przytłoczony zapisami, raportami, zdjęciami i modelami do nauki. Ale zanim zdecydujesz się na masowe oczyszczanie, upewnij się, że nie pozbywasz się niczego istotnego.

jako punkt wyjścia, dobrą praktyką jest posiadanie kompleksowej, pisemnej polityki w zakresie przechowywania dokumentacji. Powinno to dotyczyć szczególnych wymogów prawnych, a także odpowiednich wymiarów proceduralnych określonych w Warunkach świadczenia usług NHS.

obowiązujące przepisy NHS wymagają od lekarzy stomatologów ogólnych W Anglii, Walii i Szkocji zachowania zapisów leczenia pacjentów, powiązanych zdjęć radiologicznych, fotografii i modeli badawczych przez okres dwóch lat(sześć lat w Irlandii Północnej) od zakończenia kursu leczenia i opieki w ramach umowy o stałej opiece/kapitalizacji lub leczenia w ramach leczenia, w tym leczenia sporadycznego.

ale z punktu widzenia dento-prawnego, Wydział usług medycznych w Szkocji oraz Departament Zdrowia i Opieki Społecznej zalecają dentystom przechowywanie dokumentacji przez znacznie dłuższy okres, maksymalnie do 30 lat.

Samoobrona

jest to ważne, jeśli chodzi o zarządzanie skargami, roszczeniami z tytułu zaniedbań i potencjalnymi dochodzeniami regulacyjnymi prowadzonymi przez General Dentalcounc (GDC). Procedury składania skarg NHS zasadniczo pozwalają pacjentowi lub jego przedstawicielowi złożyć skargę do jednego roku od osoby, na którą się skarżą, lub od chwili, gdy po raz pierwszy się o tym dowiedzieli.

roszczenia z tytułu zaniedbań medycznych pozwalają na zgłoszenie powództwa przez okres trzech lat następujących po odnośnym incydencie lub od daty poznania potencjalnego roszczenia, a w przypadku dzieci do ich 21.urodzin (lub do trzech lat od daty wiedzy).Chociaż nie ma konkretnych przepisów dotyczących terminów, w praktyce GDC jest bardziej skłonne przyjrzeć się kwestiom związanym z traktowaniem przewidzianym w ciągu ostatnich pięciu lat.

dostępność jasnych, kompleksowych zapisów postępowania może być nieoceniona w odpowiedzi na roszczenie/powództwo, jak również w przygotowaniu solidnej obrony przed dokonywanymi roszczeniami. Zwięzła, kompleksowa dokumentacja stomatologiczna może i zrobić roszczenie stopy w swoich śladach. Słaba jakość lub nieekspresywne zapisy oznaczają, że praktykujący może polegać wyłącznie na swojej pamięci o zdarzeniach i ich zwykłej praktyce, ale sąd ma tendencję do wnioskowania, że pamięć pacjenta jest bardziej dokładna przy podejmowaniu decyzji o jakichkolwiek konfliktach dowodów rzeczowych.

inne przepisy

w pewnych okolicznościach Ustawa o ochronie konsumentów z 1987 r.może również mieć zastosowanie do dentystów, dostawców i użytkowników produktów. Takie zapisy muszą być przechowywane przez co najmniej 10lat po ostatniej obecności pacjenta, niezależnie od tego, czy Twoja praktyka wykorzystuje dokumentację manualną czy elektroniczną.

w tym temacie, w przypadku gdy praktyka wykonywała wszystkie Odręczne zapisy dentystyczne, powinny one zostać zarchiwizowane zgodnie z protokołami systemprovider. W tym momencie stają się one stałym zapisem, a wszystkie oryginalne zapisy mogą być bezpiecznie usunięte. Jest to również zgodne z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych 2018 (DPA), która zabrania przetwarzania „nadmiernych”danych osobowych. Jednym z ważniejszych kroków w digitalizacji dokumentacji jest zapewnienie, że system zezwala na drukowanie dokumentacji, jeśli jest to wymagane do celów prawnych lub regulacyjnych lub dla wniosków o dostęp.

MDDUS poleca:

1. dokumentacja leczenia, zdjęcia rentgenowskie, modele badań i cała inna korespondencja są przechowywane przez co najmniej 10 lat po ostatniej obecności pacjenta na praktyce.
2. w przypadku dzieci, przechowywanie dokumentacji jak wyżej do czasu ukończenia przez pacjenta co najmniej 25 lat.
3. modele ortodontyczne – zachowując oryginalne modele przed i pooperacyjne jak powyżej, ale odrzucając modele pośrednie po okresie pięciu lat.

obecne zasady ochrony danych zalecają, aby nie przechowywać ani nie przetwarzać danych osobowych dłużej niż jest to konieczne, ale w okolicznościach, które zbadaliśmy w tym artykule, odpowiednie regulacyjne lub prawne zachęty do przechowywania danych będą ważniejsze od rozważań dotyczących ochrony danych.

Bezpieczne usuwanie

musisz upewnić się, że wybrana przez Ciebie metoda zabezpieczenia dokumentacji pacjenta jest skuteczna i w pełni chroni poufność. Zalecane metody to rozdrabnianie, rozcieranie lub spalanie.Jeśli zleciłeś tę usługę stronie trzeciej, musisz najpierw uzyskać pisemne zapewnienie, że jest ona zgodna z umową UPD.

podobnie, urządzenia do przechowywania danych komputerowych powinny zostać nadpisane lub zniszczone. Twój dostawca oprogramowania może pomóc.

rozważając wybranie starszych dokumentów papierowych, na przykład dla pacjentów, którzy nie mieli z Tobą kontaktu od co najmniej 10 lat,dobrze jest używać ręcznego dziennika lub elektronicznego arkusza kalkulacyjnego, aby odnotować datę, imię i nazwisko pacjenta, datę urodzenia,ostatnią datę przyjęcia, powód zniszczenia, zniszczenie dozwolone i metodę zniszczenia. Pozwoli to na udzielenie pełnej odpowiedzi każdemu, kto złoży wniosek o dostęp po upływie 10-letniego okresu przechowywania danych.

Alan Frame jest doradcą ds. ryzyka w MDDUS