jako kierownik biura musisz być na bieżąco zarówno z własną pracą, jak i wynikami reszty biura. Nawet dla najbardziej doświadczonych menedżerów biurowych może to być wysokie zamówienie, zwłaszcza podczas tych stresujących dni, kiedy wydaje się gasić pożary w lewo iw prawo. Ale z kilkoma prostymi technikami, przekonasz się, że te dni będą coraz rzadsze, dając szansę na oddychanie między zadaniami. Użyj tych siedmiu wskazówek dotyczących zarządzania biurem, aby być na bieżąco ze wszystkim, co musisz zrobić:

Zorganizuj swoją przestrzeń roboczą

zanim zorganizujesz coś innego w biurze, najpierw musisz zorganizować własną przestrzeń. To proste, ale potężne, zwłaszcza, gdy poukładasz wszystkie swoje długopisy i spinacze i wrzucisz papiery na zgrabny stos lub dwa. Zauważysz, że możesz znaleźć wszystko, czy to arkusz kalkulacyjny, czy zszywacz, znacznie łatwiej, co wydłuży czas potrzebny na zrobienie ważnych rzeczy. Dotyczy to również pulpitu—upewnij się, że każdy z folderów, dokumentów i zdjęć ma jasno określony dom, aby uniknąć nieporozumień.

zajmij się swoją skrzynką odbiorczą

czyszczenie poczty jest trochę jak jedzenie brokułów: jeśli jesteś nowy, prawdopodobnie na początku będziesz go nienawidzić. Ale pewnego dnia staje się to trochę przyjemniejsze i wkrótce poczujesz pragnienie. Daj sobie trochę czasu w ciągu dnia, aby skonfigurować swoją skrzynkę odbiorczą na sukces. Użyj etykiet, aby łatwo sortować wiadomości, anulować subskrypcję masowych wiadomości e-mail i pozbyć się starych wiadomości e-mail, które działają jak bałagan. Po ułożeniu fundamentów łatwo jest utrzymać skrzynkę odbiorczą w czystości i, co ważniejsze, wydajną. Już nigdy nie przegapisz ważnego e-maila.

Przemyśl przypomnienia

każdy w środowisku biurowym potrzebuje przypomnień co jakiś czas, ale w pewnym momencie przestają być pomocne. Badanie przeprowadzone przez Udemy wykazało, że prawie 3 na 4 pracowników (70%) przyznaje, że czują się rozproszeni podczas pracy, a 16% twierdzi, że prawie zawsze są rozproszeni.

jeśli Twoje biurko jest pokryte fluorescencyjnymi karteczkami samoprzylepnymi, przestaniesz je widzieć i ostatecznie stracisz świadomość tego, co musisz zrobić. Jeśli telefon brzęczy co pięć minut z nowym przypomnieniem, z czasem nauczysz się je dostroić. Najlepszym sposobem na obejście tego jest oszczędne stosowanie tych narzędzi. Używaj karteczek samoprzylepnych tylko dla najważniejszych codziennych przypomnień lub notatek, a następnie pozbądź się ich, gdy wykonają swoją pracę. Ustaw kilka przypomnień w telefonie, ale przenieś resztę swoich długoterminowych obowiązków do kalendarza. Z umiarem są o wiele trudniejsze do zignorowania.

Stwórz przejrzystą komunikację

podstawą organizacji office manager w każdym środowisku jest komunikacja we wszystkich jej formach. Upewnij się, że współpracownicy wiedzą, jak się z Tobą skontaktować, czy to za pośrednictwem nowo wyczyszczonej poczty e-mail, Prywatnego czatu na Slack, czy nawet po prostu rozmawiając twarzą w twarz przy biurku. Skontaktuj się ze wszystkimi indywidualnie lub na spotkaniu zespołu, aby poinformować ich, jak najlepiej dotrzeć do Ciebie w ciągu dnia. Chociaż nie zawsze będziesz w stanie od razu pomóc we wszystkim, czego mogą potrzebować, usprawnienie tego procesu doprowadzi do bardziej uporządkowanej i lepszej komunikacji, co może całkowicie zmienić ton miejsca pracy.

Przedstaw swoje oczekiwania

choć czasem możesz chcieć, nie ma możliwości, aby wszystko zrobić w biurze. Ale ustalając jasne obowiązki, cele i terminy, nadal będziesz w stanie kontrolować każde zadanie, tak jak robisz je sam. Stwórz główny kalendarz celów i podziel się nim z całym biurem. Skonfiguruj indywidualne spotkania, aby upewnić się, że wszyscy są na dobrej drodze, aby spełnić ich oczekiwania. Dzięki delegowaniu pracy i upewnieniu się, że każdy wykonuje swoją część, skomplikowane zadania staną się łatwiejsze do zaplanowania i wykonania.

Ustandaryzuj swój dzień pracy

może się wydawać, że dwa dni nie są takie same dla menedżerów biurowych, ale ogromna część organizacji biura uczy się, aby twoje dni były jak najbardziej jednolite. Odkładaj codziennie o tej samej porze na niektóre zadania, czy to 15 minut na nadrabianie zaległości w wiadomościach e-mail, pół godziny na spotkanie z osobami fizycznymi, czy kilka godzin na bieżące projekty. Jedz lunch i rób przerwy o tej samej porze każdego dnia. Celem jest trenowanie mózgu, aby skupić się na właściwej rzeczy we właściwym czasie, co poprawi zarządzanie czasem i przygotuje Cię do podbijania pracy przed tobą.

Analiza biura

może to być najtrudniejsza wskazówka do opanowania w zarządzaniu biurem, ale jej zalety mogą całkowicie zmienić sposób działania Twojego miejsca pracy. Przyjrzyj się dokładnie każdemu aspektowi środowiska biurowego, od spotkań po przerwy na lunch po sposoby komunikacji. Teraz zadaj sobie pytanie: co można poprawić? Może w projekcie jest pięć zespołów, a naprawdę może być cztery, a może spotkania odbywają się w niewygodnym czasie, który przerywa przepływ pracy. Wdrażaj zmiany, niezależnie od ich wielkości, i obserwuj, jak wyniki Twojego biura stają się bardziej wydajne i zorganizowane.

popraw przepływ pracy w biurze dzięki tym 7 łatwym i skutecznym metodom:

1. Uporządkuj swoją przestrzeń roboczą

2.

3. Przemyśl przypomnienia

4. Ustal jasną komunikację

5. Przedstaw swoje oczekiwania

6. Ustandaryzuj swój dzień pracy

7. Analizuj Biuro