w Ruby nasz zespół wirtualnych recepcjonistów codziennie wykonuje setki telefonów— i wiele się w tym czasie nauczyliśmy!
jeśli dopiero zaczynasz odbierać telefony lub po prostu chcesz odświeżyć swoje umiejętności, te pięć wskazówek dotyczących szkolenia recepcjonistki pomoże Ci błyszczeć jak rubin—imponując każdemu rozmówcy.
- nigdy nie mów „Nie wiem”
- Parafrazuj wiadomość słowo w słowo
- potwierdź swoją treść
- weź oddech i…
- Uśmiechnij się
to prawda, to takie proste!
1. Nigdy nie mów „Nie wiem”
szanse są bardzo duże, że będziesz zadawał pytania, na które nie wiesz, jak odpowiedzieć, zwłaszcza jeśli jesteś nowy w pracy. Ale mówienie „Nie wiem” to ślepy zaułek. Zamiast tego wybierz
„pozwól, że dowiem się za ciebie”
„chętnie się temu przyjrzę”
„świetne pytanie! Pozwól, że skontaktuję cię z najlepszą osobą, która na to odpowie.”
frazy zaczynające się od” Let me „I” I ’ d be happy to „to świetne sposoby na pokonanie bluesa” i don 't know”.
2. Parafrazuj wiadomość słowo w słowo
dzwoniący uwielbiają wiedzieć, że ich wiadomości będą przekazywane dokładnie. Czy jest lepszy sposób, aby zapewnić ich o tym niż powtarzanie ich wiadomości z powrotem do nich? Jeśli przechodzisz szkolenie recepcjonistki, jest to również świetny sposób na zwrócenie uwagi na błędy.
potwierdź swoją treść
zawsze czytaj numery telefonów i przeliteruj wszystkie trudne nazwy lub słowa, aby upewnić się, że zostały poprawnie usunięte. Oto kilka wskazówek dotyczących potwierdzania informacji.
weź oddech i
masz dużo na głowie-wysyłaj maile, dokumenty do złożenia, raporty do napisania. Szkolenie recepcjonistki jest trudne, a sama praca jest jeszcze trudniejsza! Ale kiedy dzwoni telefon, najlepiej jest zapomnieć o innym biurowym zgiełku i skupić się na połączeniu przychodzącym. Weź oddech, Odbierz telefon i przywitaj rozmówcę spokojnym, przyjaznym tonem głosu. Nigdy nie pozwól im zobaczyć, jak się pocisz! Podczas rozmowy z rozmówcą wykonaj następny krok …
… uśmiechnij się!
wydaje się głupie, prawda? To działa. Jeśli chcesz brzmieć przyjaźnie i zachęcająco, uśmiech jest najprostszym sposobem na zapewnienie idealnego tonu głosu. Uśmiech pomoże Ci również poczuć się spokojnym i, cóż, szczęśliwym. Kto powiedział, że praca nie może być zabawna?