co to jest menedżer podróży?
menedżer podróży jest odpowiedzialny za wszystkie aspekty podróży służbowych. Pomagają one zaprojektować politykę podróży firmy, zarządzanie organizacją podróży, pomóc w wyborze najlepszego biura podróży dla biznesu, organizować i monitorować koszty podróży, i zwrócić uwagę na dobre samopoczucie osób podróżujących służbowo. Po zakończeniu podróży menedżer ds. podróży odpowiada za analizę danych i ich wykorzystanie w celu usprawnienia i usprawnienia przyszłych podróży. Muszą posiadać odpowiedni zestaw umiejętności, które obejmują doskonałe umiejętności komunikacyjne i organizacyjne, a także być zapalonymi, strategicznymi myślicielami.
wcześniej funkcję kierownika podróży pełnił kierownik biura lub ktoś z działu HR, który oprócz innych obowiązków organizował Podróże. Obecnie coraz więcej firm każdej wielkości widzi korzyści w zatrudnianiu dedykowanego menedżera podróży korporacyjnych.
czym zajmuje się menedżer podróży? Główne zadania i obowiązki
Corporate travel policy
jedną z głównych ról menedżera podróży jest ustalenie korporacyjnej polityki podróży. Bierze to pod uwagę wszystkie potencjalne koszty podróży i określa zasady i wytyczne dla pracowników, których należy przestrzegać podczas organizowania podróży. Polityka powinna zawierać informacje o następujących aspektach praktyk firmy w zakresie podróży służbowych:
- procedura rezerwacji i zatwierdzone narzędzie rezerwacji podróży
- dopuszczalny koszt rezerwacji (hotele, loty, transport naziemny)
- specjalne wyjątki lub zasady dotyczące droższych miast lub tras
- preferowani dostawcy firm
- proces zatwierdzania podróży przekraczających typowe ograniczenia
- proces zwrotu kosztów
- dozwolone i niedozwolone wydatki
- proces odprawy podróży
- przewoźnik ubezpieczenia podróżnego
- obowiązek opieki sprzedawcy lub procedury
nadzorowanie planów podróży i ustalenia
niektóre firmy decydują się na to, aby ich menedżer podróży był odpowiedzialny za rezerwację wszystkich kluczowych części podróży służbowych pracowników, jednak inne firmy pozostawiają to samym pracownikom. Dwa najważniejsze aspekty to transport i zakwaterowanie, ale obowiązki obejmują również ubezpieczenie podróżne, transfery lotniskowe i wiele innych.
po ustanowieniu korporacyjnej polityki podróży menedżerowie podróży starają się rezerwować wycieczki zgodnie z wcześniej ustalonymi wytycznymi, aby menedżerowie firmy wiedzieli, że otrzymują najlepsze oferty. Menedżerowie podróży zawierają również bardziej szczegółowe informacje dotyczące transportu i zakwaterowania. Na przykład większość firmowych zasad podróży określa klasę podróży (np. biznes lub ekonomia) i kategorie hoteli.
Zarządzanie wydatkami i budżetem podróży
innym aspektem podróży służbowych, który jest stosunkowo trudny do przewidzenia, jest zarządzanie kartami kredytowymi i wydatki na cele podróży. Menedżerowie podróży są odpowiedzialni za ustalanie dopuszczalnych limitów wydatków na podróże, aby uprościć śledzenie finansów.
nałożenie limitu na karty kredytowe i wydatki daje firmie większą kontrolę nad wydatkami na podróże służbowe. Jednak dla morale pracowników musi być pewien stopień wolności. Menedżer podróży jest zatem odpowiedzialny za znalezienie równowagi między swobodą a efektywnością kosztową. Ponieważ koszty utrzymania różnią się w zależności od miejsca przeznaczenia, limity wydatków muszą się odpowiednio różnić.
potencjalną pułapką jest to, że trudno jest ocenić odpowiednią kwotę dla każdej podróży. Dlatego menedżer podróży z doświadczeniem w branży jest często dobrym wyborem ze względu na ich wiedzę i zasoby.
Analiza danych
podczas gdy polityka podróży korporacyjnych ma na celu pokrycie wszystkich ewentualnych podróży służbowych firmy, ważne jest, aby analizować Podróże wykonane. Menedżer podróży musi zestawiać dane ze wszystkich podróży, aby podejmować świadome decyzje dotyczące polityki podróży w przyszłości.
na przykład, jeśli powtarzają się przypadki pracowników rezerwujących Podróże przekraczające budżet, należy zająć się tym aspektem. Dzięki wiarygodnemu zestawowi danych opartemu na poprzednich podróżach menedżer podróży może zidentyfikować problemy i skonsultować się z pracownikami, aby zobaczyć, jakie zmiany są konieczne.
wreszcie, dane finansowe są przydatne przy ustalaniu KPI i analizowaniu rentowności podróży służbowych. Menedżerowie biura wyraźnie widzą wydatki w porównaniu z zyskami z każdej podróży, aby zobaczyć, które są najbardziej korzystne.
wdrażanie nowych technologii
Technologia związana z podróżami służbowymi rozwija się bardzo szybko, a menedżerowie podróży muszą nadążać za nią. Ulepszenia narzędzi do rezerwacji sprawiają, że wszystko jest szybsze i bardziej wydajne dla całej firmy. Na przykład, po wprowadzeniu polityki podróży pracownicy mają teraz możliwość rezerwacji własnej podróży, przestrzegając wytycznych polityki.
Kolejną zaletą nowych technologii jest strona danych podróży korporacyjnych. Internetowe narzędzia do zarządzania podróżami korporacyjnymi, takie jak TravelPerk, przechowują dane w jednym miejscu, dzięki czemu można je łatwo analizować. Dodatkową korzyścią dla inteligentnego przechowywania danych jest to, że ogranicza potrzebę przesyłania strumieniowych wiadomości e-mail podczas organizowania podróży.
w związku z tym nadążanie za nowymi postępami technologicznymi daje pracownikom większą autonomię, a kierownikom podróży więcej czasu na skupienie się na innych rzeczach.
dlaczego menedżer podróży jest ważny?
koszty związane z podróżami służbowymi często stanowią drugi co do wielkości wydatek dla firm, za wynagrodzeniami i świadczeniami pracowników. I chociaż COVID-19 drastycznie zmniejszył podróże służbowe w 2020 r., branża już odzyskuje zdrowie w zachęcającym tempie i oczekuje się, że w nadchodzących latach nastąpi pełne ożywienie.
oba te punkty oznaczają, że podróże nadal będą odgrywać główną rolę w wydatkach firmy. Dlatego dobrym pomysłem jest profesjonalne zarządzanie podróżami firmowymi.
czym różni się korzystanie z menedżera podróży od nieużywania go?
Korzystanie z menedżera podróży dodaje silny element kontroli do podróży korporacyjnych. Niezarządzane Podróże mogą prowadzić do braku koordynacji, a tym samym zwiększonych i nieoczekiwanych kosztów, jeśli chodzi o organizację wycieczek.
menedżer podróży stale dąży do poprawy doświadczenia podróży służbowych dla członków zespołu, a także jest związany obowiązkiem opieki, zapewniając im bezpieczeństwo i Dobre Samopoczucie.
czym różni się kierownik podróży od biura podróży?
menedżer podróży jest odpowiedzialny za organizację i strategię podróży służbowych firmy. Zalecają wytyczne, ustalają preferencyjne stawki i udzielają rekomendacji pracownikom i są na ogół wewnętrzni.
z drugiej strony, biuro podróży odgrywa tylko rolę faktycznej rezerwacji lotów, zakwaterowania i innych aspektów podróży służbowych. Wraz z pojawieniem się nowych technologii, takich jak TravelPerk, wiele z tych zadań może być obsługiwanych i zarządzanych przez menedżera podróży w sposób idealnie zgodny z Polityką podróży firmy.
spotkaliśmy się z Natalie Marcantonio, kierownikiem biura w Quadmark, aby usłyszeć jej przemyślenia na temat podróży służbowych, które są atrakcyjnym obszarem do pracy:
” w naszym obszarze Work travel zawsze było kluczowym elementem dostarczania naszych szkoleń i spotkań z klientami i naszymi pracownikami. Jesteśmy globalną firmą z elastyczną pracą zdalną. Możliwość podróżowania i spotykania się z naszym zespołem, klientami i uczestnictwem w wydarzeniach na całym świecie zależała od pandemii covid, która stanowiła ogromną część naszej firmy.”(Natalie Marcantonio, Office Manager, Quadmark)