w 2018 roku oszust oszukał Google i Facebooka z łącznej kwoty 128 milionów dolarów. Szczegóły tego, jak mu się to udało, są niepokojąco łatwe. Według śledztwa podejrzany po prostu wysłał fałszywe faktury za usługi, które nigdy nie zostały wykonane.zaskakujące, że zespół finansowy Facebooka zapłacił.

mógł istnieć tylko jeden sposób, w jaki te środki były śledzone i odzyskiwane po fakcie, a mianowicie podczas kontroli zamówień.

teraz łatwo jest myśleć, że ci się to nigdy nie przytrafi. Mówisz, że masz mądrzejszych pracowników. A ty nie jesteś firmą technologiczną za miliard dolarów, która ma dużo gotówki do stracenia. Po prostu nie widzisz, że to dzieje się z Twoją firmą.

ale czy wiesz, że w przypadku firm zatrudniających mniej niż 100 pracowników systemy rozliczeniowe są drugim najbardziej rozpowszechnionym rodzajem oszustwa?

ale co to jest zakup?

pomoże nam to odświeżyć nasze zrozumienie funkcjonowania zamówień przed przejściem do procesu ich audytu.

zakupy to proces pozyskiwania produktów i usług, których organizacja potrzebuje do prowadzenia swojej codziennej działalności.

według McKinsey organizacje wydają od 30 do 70% swoich przychodów na zakupy. Ta ilość gotówki przepływająca przez jeden dział stwarza wiele możliwości oszustw i nieuczciwych praktyk.

tu przychodzą audyty zamówień.

co to jest audyt zamówień?

audyt zamówień obejmuje okresowe przeglądanie umów, procesów i historii zamówień z dostawcami w celu zapewnienia dokładności, zgodności z warunkami określonymi w umowie i poprawy wydajności.

jaka jest istota audytu zamówień?

audyt zamówień pomaga organizacjom spełniać trzy kluczowe funkcje,

• zaopatrzenie umożliwia wykrywanie i eliminowanie oszustw w całym systemie zaopatrzenia. Dzięki całościowemu spojrzeniu na historię zamówień łatwo jest zidentyfikować nieprawidłowości na czas.
• Okresowe kontrole ujawniają, czy twoi dostawcy przestrzegają warunków określonych w umowach, dzięki czemu możesz albo wypowiedzieć umowy niewykonalne, albo zaplanować drogę naprzód.
• Dogłębnie przyjrzyj się swojej maszynie zaopatrzeniowej, łatwo jest określić, co należy zmienić i gdzie można uzyskać takie same lub nawet lepsze wyniki, przycinając dane wejściowe.

audyt zamówień, podobnie jak każda inna forma audytu, ujawnia problemy związane z zamówieniami i identyfikuje możliwości zmian.

jak przeprowadzić audyt zamówień?

audyt zamówień przynosi znaczące korzyści dla Twojej organizacji. Ale nie daj się nabrać. Audyt zamówień to intensywny proces, który zagłębia się w rdzeń systemów i procesów, aby pokazać, co działa i co należy zmienić, aby lepiej zarządzać zamówieniami.

będziesz musiał przeanalizować niezliczone dokumenty, współpracować z interesariuszami i zbudować szczegółowy raport ze wszystkich swoich ustaleń, aby uwzględnić wyższe kierownictwo. Oto zestawienie tego, co trzeba zrobić, aby przeprowadzić audyt zamówień.

zaangażuj menedżerów i bezpośrednich interesariuszy

zamówienia mają tendencję do prezentowania się jako dziedzina raczej techniczna.

możesz zarządzać dużą ilością danych, przenosić je z miejsca na miejsce, przetwarzać je w informacje i podejmować decyzje w oparciu o wnioski, do których docierasz

ale nie ignoruj ludzkiego czynnika, który sprawia, że wszystko działa. Pierwszą wizytą w procesie audytu zaopatrzenia jest spotkanie 1: 1, a nawet spotkanie ogólne z menedżerami ds. zaopatrzenia i bezpośrednimi interesariuszami w całej organizacji.

starasz się uchwycić ich perspektywę pracy i uzyskać ich analizę tego, co działa, a co nie, i co można poprawić, aby Twoje zamówienia działały wydajniej.

to pomaga w twoim zadaniu audytu, ponieważ teraz masz lepszy pomysł na to, na co należy uważać.

oczywiście nadal musisz ukończyć audyt od zera i nie wierzyć nikomu na słowo (dlatego nazywa się to audytem), ale zapętlenie menedżerów w proces początkowo daje wskazówki, co należy podkreślić w całym procesie audytu.

skoncentruj się na obszarach problemowych

istnieją trzy główne gałęzie audytu zamówień – audyt umów zamówień, procesów i wreszcie historia zamówień w celu oceny wydajności w czasie.

wszystko to wymaga holistycznego podejścia, aby odkryć, co działa, a co nie i od razu je naprawić.

co więcej, możesz wykorzystać informacje zwrotne od menedżerów ds. zaopatrzenia i interesariuszy, aby zidentyfikować obszary problemowe w procesie zaopatrzenia i określić, co należy naprawić szybciej.

teraz, to w żaden sposób nie usuwa odpowiedzialności z konieczności audytu end-to-end, ale raczej pomaga skupić swój wysiłek na znanych problemów, dzięki czemu można je rozwiązać przed polowaniem na ukryte problemy.

formularze zapotrzebowania na audyt i zakupów

zamówienia są wypełniane za każdym razem, gdy zamawiany jest inwentarz przez Dział Zakupów.

to stwarza możliwości dla pozbawionych skrupułów pracowników do manipulowania danymi i popełniania oszustw.

w szczególności, biorąc pod uwagę ilość zamówień, które twój dział zakupów mógł przetworzyć, analiza każdego dokumentu będzie niemożliwa.

to, co robisz, to losowanie próbek od kilku dostawców i przeglądanie szczegółów na temat każdego z nich. Sprawdź podpisy, uwagi, szczegóły zamówienia, ceny i dane porównawcze z cenami określonymi w umowach dla każdego dostawcy.

audyty wyboru dostawców

Twoja organizacja prawdopodobnie ma Kryteria weryfikacji dostawców przed umieszczeniem ich na liście zakupów. Mogą one obejmować oceny ryzyka, dane dotyczące wydajności, ceny i inne analizy konkurencji, Aby uzyskać najlepszą możliwą ofertę od puli dostawców.

jest to kolejny obszar, który jest podatny na ryzyko oszustw, ponieważ kontakty w organizacji mogą dostosować standardy dla niektórych dostawców, aby pomóc im kwalifikować się bez spełniania uzgodnionych kryteriów.

w trakcie procesu audytu przeglądasz oceny dostawców i analizujesz każdego z nich, aby określić, czy spełniają one standardy selekcji. Zapisz swoje wyniki w miarę postępów.

procedury i procesy audytu

Sprawdź procesy, które pracownicy w całej organizacji wdrażają podczas dokonywania zamówień, zamówień lub zarządzania innymi codziennymi zadaniami zakupowymi.

• czy są one niepotrzebnie uciążliwe?
• czy można je uprościć i nadal uzyskać takie same wyniki? Czy pracownicy pomijają istotne kroki?
• czy pracownicy mają opinie na temat tego, jak usprawnić procesy zakupowe?

Oceń produktywność procesów opartych na Twoich zamówieniach, aby określić najlepszy kierunek działania.

przetwarzaj swoje spostrzeżenia

po zakończeniu badań i audytu oto etap, na którym szczegółowo opisujesz wszystko w celu oceny wyższego kierownictwa.

we wszystkich zidentyfikowanych obszarach problemowych możesz pocierać umysły menedżerów, pracowników i zainteresowanych stron, aby uzyskać pomysły, jak je naprawić. W przypadku obszarów funkcjonalnych można przeprowadzić burzę mózgów, aby określić, co można dostosować, aby uzyskać jeszcze lepsze wyniki.

weź wszystkie zebrane informacje i poświęć czas na przetwarzanie i analizowanie ich z pomocą interesariuszy odpowiedzialnych za te punkty danych, którzy pomogą Ci zrozumieć to wszystko.

Zgłoś swoje wyniki

po zapoznaniu się z zamówieniami w Twojej organizacji, ułóż wszystko w uporządkowanej formie dla wyższego kierownictwa i starszych interesariuszy, którzy będą tego potrzebować do podejmowania decyzji.

korzystaj z Kissflow dla zakupów Magia

przeprowadzanie audytu zamówień jest łatwiejsze, gdy masz inteligentne procesy, kompleksowe raportowanie danych, narzędzia współpracy umożliwiające angażowanie interesariuszy i maksymalny wgląd w dane dotyczące umów i transakcji.

Kissflow Procurement Cloud oferuje jedno kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie zamówieniami od samego początku i minimalizuje potrzebę poprawek.

dzięki Kissflow Procurement Cloud możesz:

• odstraszaj, a nawet eliminuj oszustwa dzięki maksymalnemu raportowaniu i widoczności
• twórz inteligentne procesy i zarządzaj nimi za pomocą kilku kliknięć
• Zaprojektuj swoje operacje zakupowe tak, aby działały jak najefektywniej

zalecane Lektury:

• dowiedz się, co sprawia, że Kissflow Procurement Cloud jest najlepszym oprogramowaniem do zakupów