jeśli jesteś właścicielem firmy i masz pracowników, czy wiesz, jakie rejestry musisz przechowywać do celów podatkowych? Lista, choć długa, nie jest zbyt uciążliwa—ale jednocześnie jest bardzo ważna w przypadku, gdy jesteś kontrolowany przez IRS. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć, jeśli chodzi o ewidencję podatkową pracowników.

dokumentacja podatkowa pracowników musisz zachować

dla celów podatkowych Urząd Skarbowy wymienia na swojej stronie internetowej dokładnie to, co musisz zachować. Oto spojrzenie na każdy element i co to pociąga za sobą.

• numery identyfikacyjne pracowników: musisz mieć w rejestrze numer identyfikacyjny wszystkich pracowników, który będzie ich Numerem ubezpieczenia społecznego lub numerem identyfikacyjnym pracownika, który został im wydany przez Urząd Skarbowy.
• inne informacje identyfikacyjne: nazwiska, adresy i zawody wszystkich pracowników muszą być przechowywane w aktach.
• wszystkie płace: całkowita kwota i terminy wszystkich płac wypłacanych pracownikom. Lista obejmuje płace, emerytury, renty, płatności kontraktowe itp.
• Ilość napiwków: jeśli Twoja firma jest firmą, w której Twoi pracownicy będą zarabiać napiwki, musisz dodatkowo zachować w aktach ilość napiwków wypłacanych każdej osobie.
• daty zatrudnienia: musisz zachować w aktach daty zatrudnienia osób fizycznych.
• formularze w-4: każdy pracownik, zanim zacznie dla ciebie pracować, musi wypełnić formularz w-4, a następnie zachować go w aktach.
• formularze W-2 i 1099: musisz zachować kopię wszystkich formularzy w-2 i 1099, które wystawiasz. Jeśli którykolwiek z tych formularzy zostanie zwrócony jako niedostarczalny, należy również zachować je w aktach.
• rejestry nieobecności: musisz zachować w aktach wszelkie okresy, w których pracownik był bez pracy z powodu choroby lub urazu, oraz wszelkie wynagrodzenia, które wypłaciłeś im w tym okresie.
• wypłacone świadczenia: musisz mieć w aktach wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom, w tym świadczenia dodatkowe.
• : Dokładne zapisy wszystkich płac podatku zapłaconego zarówno do rządu federalnego i stanowego muszą być przechowywane w aktach. Nie zaszkodzi zachować dowód wpłaty w postaci zwróconego czeku lub innego paragonu. Będziesz także musiał zachować kopie formularzy płac IRS 940 i 941.

jak długo należy prowadzić ewidencję podatkową pracowników?

jak długo należy prowadzić ewidencję podatkową pracowników? Dokładne ramy czasowe są przedmiotem debaty. Według strony internetowej IRS, wszystkie zapisy muszą być przechowywane przez co najmniej cztery lata. Zazwyczaj przedawnienie kontroli IRS wynosi 3 lata od daty złożenia zeznania podatkowego, ale istnieją przypadki, w których można to przedłużyć. Większość ekspertów w tej dziedzinie doradzi swoim klientom prowadzenie dokumentacji przez jeszcze dłuższy okres czasu, zwykle do sześciu lat.

więcej artykułów z AllBusiness.com:

• prowadzenie dokumentacji w małych firmach: jak długo należy prowadzić dokumentację biznesową?
• podstawy opodatkowania wynagrodzeń dla właścicieli małych firm
• jak długo należy przechowywać sprawozdania finansowe?
• prowadzenie ewidencji dla startupów i rozwijających się firm
• podstawy opodatkowania małych firm