dla każdego nowoczesnego biznesu, accounts payable jest jednym z zadań o najwyższej stawce. W końcu każda firma musi zapłacić to, co jest jej winna – nie możesz sobie pozwolić na to, aby się pomylić.
szybkie i dokładne zarządzanie fakturami jest kluczem do utrzymania dobrych relacji z dostawcami. Dobry system księgowy zapewnia również, że nie masz zobowiązań w swoich księgach zbyt długo, unikając ryzyka dla zaufania biznesowego.
Jeśli czujesz się zestresowany, nie martw się – Jesteśmy tu, aby ci pomóc!
w tym poście przyjrzymy się podstawom, jeśli chodzi o zobowiązania, a także zbadamy kilka krytycznych narzędzi i technik.
ale najpierw zacznijmy od podstaw – co to właściwie jest accounts payable?
co to jest rachunek?
mówiąc prościej, zobowiązania składają się ze wszystkiego, co Twoja firma zawdzięcza wierzycielom. Może to prowadzić pełne spektrum długów, od freelancerów rozliczających się w miesiącu, po agencje leasingowe samochodów fakturujące Twoją flotę roboczą.
Zwykle należności dotyczą długów krótkoterminowych, tj. rzeczy, które planujesz spłacić w ciągu roku-najlepiej dobrze w ciągu roku.
długi długoterminowe-takie jak kredyty hipoteczne i inne pożyczki trwające dłużej niż dwanaście miesięcy – są zwykle wyszczególnione jako oddzielne zobowiązania i nie są uwzględniane w zobowiązaniach.
należności to zobowiązanie dla przedsiębiorców. To sprawia, że bardzo ważne jest skuteczne i odpowiedzialne zarządzanie, ponieważ pomaga to utrzymać zaufanie do zdolności do spłaty długów. Plus, to jest pełna szacunku rzecz do Twoich wierzycieli.
poświęćmy chwilę na omówienie kluczowego rozróżnienia: zobowiązania a należności.
zobowiązania kontra należności
pomocne jest myślenie o zobowiązaniach i należnościach jako o dwóch stronach tej samej monety.
Accounts payable odnosi się do przetwarzania płatności należnych dłużnikom przez Twoją firmę.
należności, jednak odnosi się do dokładnie odwrotnie-pieniądze należne Twojej firmie przez dłużników, czyli ludzi, którzy jeszcze nie zapłacili za Twoje towary lub usługi.
z nami do tej pory? Doskonale.
teraz mamy rzeczy definicji z drogi, przyjrzyjmy się niektórym z kluczowych kwestii podczas zarządzania płatnościami.
zarządzanie procesem zobowiązań
we współczesnym świecie firmy muszą stale płacić wielu wierzycieli.
obejmuje to dostawców oprogramowania, profesjonalne usługi, takie jak księgowi lub doradcy HR, i wszystkich freelancerów, których możesz mieć w księgach.
liczba osób polegających na szybkiej i dokładnej płatności faktur sprawia, że należne rachunki są zadaniem o wysokiej stawce. Jeśli nie masz systemu, który pomoże Ci zarządzać tymi płatnościami, prosisz o kłopoty.
najważniejsze: dokładność
jeśli chodzi o zobowiązania, najważniejszą rzeczą jest płacenie tylko faktur firmowych, które są legalne i dokładne.
to może wydawać się oczywiste, ale to kluczowe. Przed przetworzeniem faktury dostawcy do zapłaty, pamiętaj, aby sprawdzić następujące informacje:
- czy faktura dokładnie odzwierciedla to, co firma zamówiła?
- czy firma faktycznie otrzymała towary lub usługi?
- czy koszty jednostkowe i obliczenia są prawidłowe? A co z podatkiem?
prawidłowe podanie tych danych pomoże zapewnić dokładność i integralność procesu płatności.
Podzielmy to na kilka kluczowych kroków.
kluczowe kroki w procesie AP
w przypadku większości firm proces rozliczania należności sprowadza się do trzech kluczowych kroków:
- realizacja zamówienia: wiąże się z określeniem przedmiotów lub usług, które mają zostać zakupione, a także ceny. Zamówienie zakupu zawiera również wszelkie warunki transakcji oraz terminy dostawy.
- przetwarzanie raportu odbioru: tutaj dostawca rejestruje dostarczone towary lub usługi i wymienia należną mu płatność. Otrzymywanie raportów zawiera wiele istotnych szczegółów, więc ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na ich przeczesanie.
- otrzymywanie i przetwarzanie faktury dostawcy: po otrzymaniu faktury Firma przetwarza ją w celu zapłaty. Jak powyżej, polega to na sprawdzeniu każdego ze szczegółów, aby upewnić się, że pasuje do faktycznie otrzymanych towarów lub usług.
proste, prawda? Niekoniecznie.
niestety, zobowiązania są jednym z obszarów najbardziej podatnych na oszustwa biznesowe. Sama ilość pieniędzy wychodzących z firmy poprzez zobowiązania sprawia, że jest to atrakcyjny proces dla oszustów.
a po drodze zawsze jest ryzyko prostych błędów. Nawet jeśli każdy zaangażowany oznacza dobrze, małe błędy mogą wkradać się i być kosztowne w dół linii.
z tego powodu kluczowe jest zerwanie odpowiedzialności za poszczególne kroki. Posiadanie wielu osób podpisujących się na fakturach znacznie utrudnia grę w systemie.
(koniecznie przeczytaj nasz post na temat czterech największych zagrożeń finansowych, przed którymi stoją zespoły finansowe i co możesz zrobić, aby się przed nimi zabezpieczyć.)
kolejny ważny krok w procesie AP? Korzystanie ze scentralizowanego systemu płatności.
centralizacja płatności faktur
podczas przetwarzania faktur od dostawców bardzo ważna jest centralizacja płatności. Jeśli wszystkie płatności firmowe pochodzą z jednego konta, o wiele łatwiej jest uzyskać jasny przegląd pieniędzy wychodzących za drzwi.
jedna rzecz, której naprawdę chcesz uniknąć, to płacenie faktur ad hoc lub za pomocą wielu kont lub kart kredytowych.
podział płatności faktur nie tylko utrudnia zrozumienie, ile Twoja firma płaci w każdym miesiącu, ale także otwiera Cię na ryzyko oszustwa.
w rzeczywistości najlepszą sytuacją jest obsługa wszystkich wydatków firmy z jednego miejsca. Oznacza to wydatki biurowe, wydatki na podróże i wiele innych płatności, które firmy wykonują w codziennej działalności.
ale wkrótce więcej na ten temat. Na razie przyjrzyjmy się bliżej, jak możesz śledzić należne płatności.
śledź każdą należną płatność wyraźnie
dla celów przepływu środków pieniężnych, budżetowania i podejmowania decyzji ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, co jesteś winien, komu jest winien i kiedy jest należna płatność.
aby to osiągnąć, musisz upewnić się, że każda należna płatność jest wyraźnie śledzona w oprogramowaniu do księgowości lub zarządzania wydatkami.
w przypadku wielu regularnych, powtarzających się płatności (na przykład dostaw owoców do kuchni biurowej lub opłat za hosting strony internetowej) ustawienie płatności cyklicznej może być wygodniejsze.
powtarzające się płatności mogą usunąć stres i rozproszenie związane z zarządzaniem powtarzającymi się płatnościami. Należy jednak zrównoważyć to z potrzebą widoczności płatności – nie chcesz ryzykować płacenia za rzeczy, których już nie potrzebujesz.
wiesz dokładnie, kto autoryzuje płatności
wiele błędów występuje, ponieważ ludzie nie są pewni krytycznego szczegółu – kto dokładnie podpisuje się przy płatności faktur dostawcy?
w przypadku każdej faktury klienta, która nadejdzie, musisz wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za autoryzację płatności.
czy to odpowiedni menedżer? Czy to dyrektor finansowy? Cholera, czy to prezes?
odpowiedź na to pytanie będzie zależeć od struktury firmy i poziomu autonomii w zarządzaniu płatnościami.
w przypadku nieprawidłowości w wydatkach, wiedza o tym, kto podpisał konkretną płatność, jest kluczowa, aby dotrzeć do sedna sprawy.
nie tylko to, ale posiadanie wyraźnej odpowiedzialności zmniejsza również ryzyko, że faktury wpadną między pęknięcia i zostaną niezapłacone.
Accounts payable tips from around the web
istnieje wiele doskonałych porad, które pomogą poprawić proces AP. Oto kilka naszych ulubionych strategii.
MineralTree – Przechwytywanie faktur w małych dawkach
MineralTree to eksperci od AP i automatyzacji płatności. Szczególnie w przypadku faktur zalecają zarządzanie wielkościami partii.
„im więcej czasu poświęcasz na ręczne wprowadzanie danych, tym bardziej podatne na błędy stają się z czasem. Ponieważ faktury od dostawców spływają, kuszące jest odkładanie procesu ich przechwytywania na przyszły punkt w czasie, w którym można znokautować je wszystkie w mgnieniu oka.
„rejestrowanie faktur w mniejszych dawkach, a nawet indywidualnie, ograniczy błędy i ilość czasu poświęcanego na korygowanie błędów.”
dlatego opowiadamy się za umożliwieniem poszczególnym członkom zespołu wprowadzania danych do faktur zaraz po ich otrzymaniu. Więc nikt nie musi przedzierać się przez górę faktur.
Dooap-płacenie faktur w większych partiach
może to wydawać się sprzeczne z powyższą radą, ale w rzeczywistości mówimy o dwóch różnych częściach procesu. Rejestrowanie faktur w AP lub systemie zarządzania wydatkami w małych dawkach, tak. Ale to nie znaczy, że musisz natychmiast zapłacić za każdą.
” jeśli obecnie płacisz faktury zakupu pięć razy w tygodniu, korzystasz z czasu pracy – pięć razy w tygodniu – logując się do oprogramowania, tworząc partie płatności, sprawdzając, zatwierdzając i wysyłając płatności. Jeśli masz wysyłać płatności tylko dwa razy w tygodniu, obciążenie pracą jest natychmiast zmniejszone o 60%, ale twoi dostawcy nadal otrzymają wynagrodzenie na czas i nigdy nie zauważą różnicy.
” dlaczego nie skrócić czasu płatności od razu?”
po wprowadzeniu i sprawdzeniu faktur nie ma zbyt wielu danych i dlatego należy wprowadzić kilka błędów. Ma to sens, że możesz radzić sobie z płatnościami w większych partiach.
Invoicera-Skonfiguruj przypomnienia o zadaniach
nie możesz walczyć z ludzką naturą i oczekiwać wygranej. Może się wydawać, że możesz być na bieżąco ze wszystkimi fakturami i płatnościami bez pomocy, ale w końcu coś musi dać.
poza tym masz cały zespół do przemyślenia.
„zapominanie o informacjach i zadaniach jest bardzo powszechną ludzką tendencją. Konfigurując przypomnienia, można łatwo dbać o rachunki i podejmować kroki w kierunku poprawy procesu rozliczania.”
coś tak prostego jak e-mail lub przypomnienie o Slack pomaga tobie i Twojemu zespołowi pozostać na czele. Mamy je w Spendesk, a każde narzędzie do zarządzania wydatkami również powinno.
Due – utrzymuj dobre relacje z dostawcami
Jeśli korzystasz z tych samych dostawców w kółko, musisz być w stanie polegać na nich, aby mieć na uwadze Twoje najlepsze interesy. W związku z tym należy ustalić priorytety dla ich najlepszego interesu:
” pielęgnowanie relacji z dostawcami może się opłacić z czasem również dla Twoich zobowiązań. Na przykład, jeśli jesteś w dobrych stosunkach ze sprzedawcą jako stałym klientem, możesz uzyskać zniżki na usługi lub produkty.
„Dodatkowo, jeśli Twoja firma szczyci się terminowymi płatnościami, możesz być w stanie zabezpieczyć zdyskontowane warunki płatności (np. 2% po dziesięciu dniach od wystawienia faktury).”
to dość proste-podrapujesz ich po plecach, a oni podrapają Twoje.
Śledź i przetwarzaj faktury za pomocą dobrego narzędzia do zarządzania wydatkami
prawidłowe rozliczanie należności może być czasochłonne. W końcu jest mnóstwo detali, nad którymi trzeba się skupić.
niestety wiele firm nie pomaga sobie. Nawet w erze oprogramowania wiele firm nadal korzysta z procesów ad hoc. Niektórzy ludzie nadal używają fizycznych, papierowych systemów zatwierdzania faktur.
jest to nie tylko czasochłonne i kosztowne, ale także stwarza ryzyko błędu użytkownika. Biorąc pod uwagę kwotę pieniędzy zagrożoną na rachunkach płatnych, ważne jest, aby uzyskać to prawo od pierwszego kroku.
odpowiednie narzędzia mogą tutaj zrobić różnicę, pomagając w jasnym i dokładnym śledzeniu i przetwarzaniu faktur, a wszystko to przy minimalnym obciążeniu.
dzięki zintegrowanej platformie zarządzania wydatkami możesz zautomatyzować każdy etap procesu zobowiązań, od zbierania faktur po przetwarzanie płatności.
na przykład moduł faktur dostawców firmy Spendesk pomaga śledzić dziesiątki faktur, które codziennie przychodzą do ciebie. Expendesk automatycznie sortuje faktury na kategorie do zatwierdzenia i wysyła przypomnienia, gdy zbliża się termin płatności.
poleganie na dedykowanym oprogramowaniu, które pomaga zarządzać Twoimi zobowiązaniami, sprawi, że twoi partnerzy biznesowi będą zadowoleni i powstrzymają cię od stania się „tym klientem” u dostawców.
wniosek: zobowiązania są zbyt ważne, aby się pomylić
zaufaj nam: zobowiązania są jednym z najważniejszych zadań do naprawienia.
ryzyko jest po prostu zbyt duże, aby pozostawić je Przypadkowi. Niewłaściwy proces rozliczania może nie tylko uszkodzić relacje z dostawcami, ale może otworzyć Cię na ryzyko oszustwa.
aby dać sobie najlepszą szansę na płynny i elastyczny proces płatności, pomyśl o wskazówkach w tym poście i zastanów się, jak możesz ulepszyć swoje systemy.
przy okazji zapoznaj się z przydatnymi funkcjami Spendesk accounts payable. Zaoszczędzą Tobie i Twojemu zespołowi dużo czasu i stresu.
kiedy skończysz, przejdź do naszej szczegółowej analizy zakupów i zapoznaj się z sześcioma procesami finansowymi-w tym z płatnościami – które możesz zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas.
