Payroll jest jednym z najdroższych i najważniejszych elementów firmy. Aby stworzyć udany budżet płac, musisz wziąć pod uwagę, czego oczekujesz od swojej firmy w ciągu najbliższych 12 miesięcy i w jaki sposób.
będziesz potrzebował dostępu do swoich wydatków na listy płac z ostatniego roku, a także do pozapłacowych wydatków na listy płac, takich jak Nadgodziny, podatki i składki na świadczenia. Jeśli nauczysz się teraz, jak stworzyć efektywny budżet płacowy, unikniesz zastanawiania się, jak i gdzie zostały wydane pieniądze później. Przejdźmy przez schody.
Pro Tip: Pobierz nasz bezpłatny szablon budżetu płac, aby rozpocząć planowanie wydatków na płace w 2022 roku.
Utwórz listę pozycji
zacznij od bieżących pozycji, w tym twoich. Kategoryzuj je według krytyczności, a także według działu. Rozważ wszystkie osoby, które płacisz:
- sam (jeśli jesteś na liście płac)
- personel administracyjny
- zespół sprzedaży (może wymagać oszacowania prowizji)
- pracownicy Godzinowi
- pracownicy na miejscu
- pracownicy zdalni
- pracownicy kontraktowi (Oznacz ich, ponieważ nie będziesz płacić podatków ani świadczeń i możesz mieć inną płacę harmonogram)
- pracownicy tymczasowi
lista wydatków na wynagrodzenia dla każdej pozycji
następnie oblicz wydatki związane z każdą pozycją.
Jeśli korzystasz z oprogramowania do obsługi płac, takiego jak Gusto, możesz wyciągnąć historyczne numery z raportów. Jeśli nie, przejrzyj zeszłoroczne dane, używając arkusza kalkulacyjnego, takiego jak arkusze Excel lub Google, aby zsumować wydatki. Oszacuj roczne wynagrodzenie za każdą pozycję, uwzględniając podwyżki i premie. Jeśli tworzysz nową pozycję, której nie masz danych, skontaktuj się z lokalną agencją zatrudnienia lub witrynami takimi jak Glassdoor, aby uzyskać średnie wynagrodzenia w Twojej okolicy lub wynagrodzenia oferowane przez konkurentów.
szacując, staraj się być ostrożny i budżetować więcej niż myślisz, że będziesz potrzebować, a nie mniej. Jeśli faktoring w premie i wzrost wynagrodzeń, zerwać te liczby z regularnych płac, dzięki czemu można je zobaczyć dla każdego pracownika i jako całość.
w przypadku wydatków, które nie odnoszą się do konkretnej pozycji, określ ją ogólną nazwą, taką jak „Corporate”, która wskazuje, że koszty są korzystne dla całej firmy.
aby uzyskać pomoc w identyfikacji i szacowaniu wydatków, zapoznaj się z naszym Przewodnikiem po kosztach wynagrodzeń.
budżet dla pracowników zatrudnionych na godziny &
Budżetowanie dla pracowników zatrudnionych na godziny jest dość łatwe—wystarczy wziąć ich wynagrodzenie brutto i podzielić przez 12 miesięcy, jeśli robisz miesięczny budżet. Jeśli jednak płacisz w dwutygodniowym harmonogramie, niektóre miesiące będą miały trzy wypłaty. Pamiętaj, aby rozważyć, jak często płacisz swoim pracownikom tutaj.
pracownicy Godzinowi mogą stać się bardziej skomplikowani. Musisz wziąć pod uwagę liczbę przepracowanych godzin miesięcznie, które mogą nie być spójne przez cały rok. Pamiętaj, aby uwzględnić pracowite sezony i wolne czasy w oparciu o indywidualną działalność. Jeśli dodasz pracowników w intensywnym sezonie, pamiętaj, aby uwzględnić ich jako pracowników tymczasowych w swoim budżecie.
Na przykład, jeśli Twoja restauracja jest zawsze wolna w czwartkowe popołudnia, możesz zmniejszyć liczbę pracowników tego dnia i zaplanować ich na piątkowy pośpiech, co spowodowałoby niższą kwotę budżetu na ten okres.
budżet na podatki od wynagrodzeń
wszyscy pracodawcy muszą płacić podatki od wynagrodzeń, więc pamiętaj o budżecie dla nich. Sprawdź aktualne tabele podatkowe, aby upewnić się, że twoje numery są poprawne, ale są to najbardziej aktualne:
- ubezpieczenie społeczne:6,2% wynagrodzenia każdego pracownika
- Medicare: 1,45% wynagrodzenia każdego pracownika
- dodatkowe Medicare (dla pracowników zarabiających ponad $200,000): 0.9%
nota o podatkach dochodowych:
ponieważ podatki dochodowe pochodzą z wynagrodzeń pracowników, nie uwzględnisz ich w swoim budżecie na listy płac. Jednak przydatne może być poznanie tych liczb, dzięki czemu można zaplanować składkę każdego miesiąca. Oblicz je za pomocą średnich kwot płac. Jeśli masz Dane historyczne do pracy, będzie to dość proste. W przypadku nowych stanowisk użyj danych historycznych o podobnych stanowiskach jako przewodnika.
koszty nadgodzin projektu
ogólnie rzecz biorąc, większość firm szacuje nadgodziny na 10-15% rocznego budżetu na wynagrodzenia. Jednak korzystanie z ogólnego kosztorysu nie jest skutecznym sposobem tworzenia budżetu na nadgodziny. Zastanów się raczej, które pozycje są najbardziej narażone na nadgodziny i kiedy. Następnie Oblicz przewidywane godziny nadliczbowe na dany miesiąc i wpisz je do budżetu.
rozważ następujące:
- czy niektórzy pracownicy regularnie zarabiają Nadgodziny, ponieważ jest to lepsze dla firmy niż zatrudnianie dodatkowej pomocy?
- czy niektóre dni tygodnia lub Pory roku są zawsze bardzo zajęte?
- czy na niektórych stanowiskach pracuje się więcej nadgodzin niż na innych?
- czy przewidujesz wydarzenie, które spowoduje gwałtowny wzrost, takie jak premiera nowego produktu, Duża aktualizacja oprogramowania lub specjalne wydarzenie w Twoim sklepie?
szacuj premie pracownicze
jeśli płacisz premie pracownicze, musisz je przeznaczyć na budżet. Jeśli są one oparte na wynikach, warto spojrzeć na zeszłoroczne statystyki dla wytycznych. Jeśli są one zorientowane na wydarzenia, taki bonus za lata w służbie, określić, którzy pracownicy otrzymają bonus i umieścić go w odpowiednim miesiącu.
pamiętaj, aby zwrócić uwagę na to, za co jest bonus; na przykład, jeśli przewidujesz premię za wyniki w listopadzie, ale pracownik jej nie zarobi, będziesz wiedział, aby nie uwzględniać jej w swojej wypłacie.
jeśli płacisz roczną premię na całej planszy, powinieneś oszacować, ile to będzie i odłożyć co miesiąc trochę pieniędzy. Może to być standardowa kwota lub procent zysków firmy. Byłby to dobry przypadek, w którym oznaczałbyś koszt jako „bonus firmowy” zamiast wiązać go z każdą pojedynczą pozycją.
koszty świadczeń pracowniczych projektu
są to regularne koszty utrzymania pracowników. Obejmują one świadczenia pracownicze, takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne i programy funduszy dopasowujących, takie jak 401(k). Pamiętaj, aby skontaktować się z ubezpieczycielem i / lub dostawcami usług emerytalnych, aby uzyskać najbardziej dokładne opłaty za nadchodzący rok. Nie zapomnij uwzględnić opłat administracyjnych i innych.
jeśli korzystasz z oprogramowania płacowego, takiego jak Gusto, możesz pośredniczyć w świadczeniach pracowniczych dla swojego zespołu bezpośrednio za pośrednictwem oprogramowania. Umożliwia to wybieranie planów i konfigurowanie odliczeń, a także wypełnianie otwartych zapisów przez pracowników bezpośrednio na pulpicie nawigacyjnym pracownika. Zarządzanie wszystkimi aspektami płac w jednym miejscu sprawia, że budżetowanie jest proste. Wypróbuj za darmo przez 30 dni.
odwiedź Gusto
konto dla nowych lub otwartych pozycji
rozważając nowe pozycje, umieść swoje przewidywane zarobki w miesiącu, w którym zamierzasz je dodać. Na przykład, jeśli otwierasz nową lokalizację w maju, nie musisz budżetować wszystkich pracowników dla tej lokalizacji w styczniu. Pamiętaj również, aby nadać im priorytet. W ten sposób, jeśli twój budżet nie pozwoli na wszystkich pracowników, których chcesz, możesz zobaczyć, które z nich możesz przesunąć na późniejszy termin.
freelancerzy/pracownicy kontraktowi/tymczasowi
jeśli masz pracowników kontraktowych, na których polegasz, lub zamierzasz zatrudnić freelancerów w przyszłości, powinieneś również dla nich zarezerwować budżet. Jednak często są one w innej części budżetu niż płace.
tych pracowników łatwiej jest zaplanować, ponieważ wystarczy wziąć pod uwagę, ile płacisz za umowę plus wszelkie koszty administracyjne związane z ich pozyskaniem, jeśli korzystasz z usługi. Jeśli planujesz skorzystać z usługi tymczasowej, aby zatrudnić dodatkowych pracowników na Część roku, skontaktuj się z agencją, aby uzyskać szacunkowe koszty administracyjne, które idą do zatrudniania, i uwzględnij te, gdy obliczysz koszty dla nich.
suma każdej kategorii wydatków
teraz, gdy masz wszystkie dane wprowadzone do arkusza kalkulacyjnego lub programu, możesz wyświetlić swoje sumy dla każdego miesiąca i całego roku. Musisz być w stanie zobaczyć sumy kosztów wynagrodzeń dla każdej pozycji i kategorii: wynagrodzenia brutto, podatki, świadczenia itp.
spójrz na sumy za każdy miesiąc, a także na sumę roczną, aby zapewnić rozsądność.
zrób przegląd budżetu
teraz, gdy masz numery, sprawdź, czy są rozsądne. Twórz wykresy lub wykresy, aby lepiej zrozumieć przepływ danych. Wykresy przestawne mogą pomóc w zagłębieniu się w dane, szybko reorganizując je w sposób, który najlepiej odpowiada na twoje pytania.
- sprawdź, czy informacje są poprawne: uzyskaj drugi zestaw oczu, aby upewnić się, że liczby zostały wprowadzone poprawnie i wszystkie formuły arkusza kalkulacyjnego (jeśli istnieją) są prawidłowe. Sprawdźcie też szefów departamentów, żeby sprawdzili zdrowie psychiczne, na wypadek, gdyby mieli więcej aktualnych informacji.
- Porównaj to z zeszłorocznymi prognozami vs rzeczywistymi wydatkami: jeśli miałeś problemy z płacami w zeszłym roku, czy będziesz miał podobne problemy? Jeśli źle obliczyłeś obszar (np. nadgodziny) w zeszłym roku, czy poprawiłeś go na ten rok?
- Porównaj to z prognozowanymi zarobkami: zwłaszcza jeśli zatrudniasz nowych pracowników, spodziewasz się zarobić wystarczająco dużo, aby pokryć wszystkie ich wydatki? Jeśli nie, jak zmienisz ten budżet lub inne obszary budżetu, aby zrekompensować?
jeśli jesteś nowy w obsłudze płac, powinieneś zapoznać się z naszym przewodnikiem dotyczącym zgodności z przepisami dotyczącymi płac, aby upewnić się, że zawsze jesteś po właściwej stronie prawa.
dlaczego warto utworzyć budżet na listy płac
teraz, gdy sprawdziliśmy kroki wymagane do utworzenia skutecznego budżetu na listy płac, ważne jest, aby zrozumieć wartość tworzenia budżetu na listy płac.
Tworzenie budżetu na listy płac pomaga zrozumieć, jaki procent budżetu powinien zostać przeznaczony na listy płac i pozwala pozostać na bieżąco przez cały rok.
zrozum, ile Twojego budżetu powinno trafić na listy płac
Ogólnie Rzecz Biorąc, listy płac powinny stanowić około 15% -30% przychodów brutto firmy, zgodnie z konsultantem finansowym the Bottom Line Group. Eksperci twierdzą jednak, że w niektórych branżach (takich jak firmy usługowe) koszty płac mogą wynosić nawet 50%.
ważne jest, aby pamiętać, że wraz z rozwojem firmy rosną również wydatki na płace. Ponieważ Twoja firma ma więcej potrzeb, potrzebne będą dodatkowe zasoby, aby ją wspierać. Budowanie elastyczności w ramach budżetu pozwala na zmiany płac w miarę rozwoju i rozwoju firmy.
Bądź na bieżąco przez cały rok
gdy masz już budżet, powinieneś śledzić rzeczywiste wydatki, tak jak płace przez cały rok. Nagrywaj je co miesiąc. Utrzymywanie dobrej dokumentacji płacowej pomoże Ci utrzymać księgowość płacową lub jeśli kiedykolwiek wykonasz audyt płacowy.
może pomóc w stworzeniu nowego arkusza kalkulacyjnego dla zmienionego budżetu lub w wykorzystaniu budżetu do porównywania prognoz w miarę postępu roku. W tym scenariuszu rzeczywiste wydatki zastępują wydatki budżetowe z miesięcy, które już minęły, a sumy są dodawane do liczb budżetowych w przyszłych miesiącach. Pomoże Ci to być na bieżąco z tym, jak dobrze zaplanowałeś budżet i zasygnalizować, czy musisz przesunąć niektóre środki budżetowe, aby utrzymać płynny biznes.
aby pomóc w ustaleniu solidnego budżetu i procesu płac, sprawdź nasze bezpłatne szablony płac.
Bottom Line
posiadanie dokładnego budżetu na listy płac może pomóc w jednym z największych i najważniejszych wydatków pracowników firmy—płacących. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę płace, podatki, świadczenia i inne wydatki. Ponadto, rozbij go na miesiące, aby uwzględnić zmiany w godzinach pracy, miesiącach premiowych i innych sezonowych wydatkach. Dzięki odpowiedniemu budżetowi wynagrodzeń, który został zweryfikowany pod kątem dokładności, możesz planować skuteczniej i zapewnić płynny przebieg roku.