gdy masz duży zestaw danych do analizy, często pomocne jest sortowanie dat w porządku chronologicznym. Oczywiście Excel ma wbudowane narzędzia do wykonania zadania, ale czasami nie mogą zrobić dokładnie tego, czego chcemy. W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o sortowaniu dat chronologicznie.
kiedy skończysz, będziesz mógł sortować daty chronologicznie w zależności od miesiąca, roku i wiele więcej. Zacznijmy od użycia wbudowanych funkcji programu Excel, a następnie przejdźmy do użycia kombinacji formuły i wbudowanych funkcji.
spis treści
Sortuj daty w porządku chronologicznym
gdy masz listę dat gotowych do posortowania w arkuszu Excela, wystarczy, że użyjesz opcji Sortuj Od najstarszych do najnowszych.
aby to zrobić, wybierz listę dat, które chcesz posortować. Na karcie Strona główna w programie Excel znajdź grupę edycji i kliknij Sortuj & Filtr. Z listy rozwijanej wybierz Sortuj Od najstarszych do najnowszych.
spowoduje to otwarcie okna dialogowego, w którym pojawią się dwie opcje: rozwiń zaznaczenie lub Kontynuuj zaznaczenie bieżące.
jeśli dane znajdują się w sąsiednich kolumnach i chcesz zmienić ich układ, wybierz opcję Rozwiń zaznaczenie, w przeciwnym razie wybierz opcję Kontynuuj z bieżącym zaznaczeniem.
w ten sam sposób możesz również sortować daty w odwrotnej kolejności chronologicznej, wybierając opcję Od najnowszych do najstarszych z listy rozwijanej Sortuj & Filtr.
Sortuj daty według miesiąca
Załóżmy, że przygotowujesz listę urodzin, dzięki czemu możesz urządzić pizzę zawsze, gdy są urodziny pracownika. Imprezy z pizzą brzmią świetnie, ale śledzenie urodzin każdego miesiąca może być nudne. Excel może jednak pomóc.
w tym przypadku chcesz, aby daty były posortowane według miesięcy, a składnik roku jest całkowicie nieistotny. Dlatego opcja Sortuj Od najstarszych do najnowszych nie będzie działać. Nawet jeśli niestandardowo sformatujesz komórki, aby wyświetlić tylko składnik miesiąca daty, numer seryjny daty Nie ulegnie zmianie. Dlatego potrzebujesz alternatywnej metody.
logicznym obejściem byłoby wyodrębnienie składnika miesiąca daty w osobnej kolumnie, a następnie posortowanie tej kolumny w porządku chronologicznym. Aby to zrobić, użyjemy funkcji MONTH, w ten sposób:
=MONTH(B2)
gdy mamy już miesiące dla każdej daty, możemy użyć tej samej metody, której używaliśmy wcześniej, aby posortować je chronologicznie. Wybierz kolumnę miesiąc i przejdź do grupy edycji na karcie Strona główna. Kliknij Sort & Filter i wybierz Sort od najmniejszego do największego z listy rozwijanej.
gdy pojawi się okno dialogowe, wybierz rozwiń zaznaczenie, a to powinno posortować urodziny pracowników według miesiąca.
zauważ, że ta metoda całkowicie ignoruje Składnik rok podczas sortowania dat.
Sortuj daty według roku
jesteście mądrymi chłopakami. Wiesz już, jak to zrobimy, prawda?
Cóż, musimy jeszcze krótko o tym porozmawiać. Jeśli myślisz o niedopełnieniu funkcji roku, wstrzymaj się. Metoda, którą omówiliśmy w pierwszym przykładzie, działa również dobrze przy sortowaniu dat według roku. Wbudowana funkcja (Sortuj od najmniejszego do największego) w programie Excel również posortuje daty według roku.
jednak jeśli z jakiegoś powodu zależy ci na użyciu formuły, możesz użyć funkcji roku w ten sposób:
=YEAR(B2)
gdy kolumna roku jest gotowa, pozostały Proces jest taki sam. Użyj opcji Sortuj od najmniejszego do największego i wybierz rozwiń ten wybór, gdy poprosi o to program Excel.
to powinno posortować dane według roku.
Sortuj daty według miesiąca i dnia
kiedy posortowałeś urodziny swoich pracowników według miesiąca, zauważyłeś coś dziwnego? Josh i Monica mają urodziny w grudniu. Jednak na posortowanej liście data urodzin Josha została wymieniona przed urodzinami Moniki, mimo że urodziny Moniki są pięć dni przed urodzinami Josha. wyglądałoby to okropnie, gdybyśmy zapomnieli o urodzinach Moniki i świętowali Urodziny Josha zaledwie pięć dni później, prawda?
dzieje się tak, ponieważ gdy wyjście funkcji MONTH jest posortowane, nie bierze pod uwagę składnika day daty. Jeśli dwa wiersze mają ten sam miesiąc, program Excel posortuje je w kolejności występowania. Ponieważ kolumna miesiąca Josha i Moniki zawiera „12”, Zostały one posortowane na podstawie ich wystąpienia bez uwzględnienia dnia.
możemy temu zaradzić, sortując nasze dane na podstawie zarówno miesiąca, jak i dnia dat. Dokonamy tego za pomocą logiki i funkcji tekstowej, tak jak:
=TEXT(B2, "mm.dd")
gdy masz ciągi tekstowe w formacie MM. dd, użyj wbudowanej funkcji sortowania. Tym razem zauważysz, że data urodzenia Moniki jest poprawnie wymieniona przed datą urodzenia Josha.
alternatywnie, możemy również użyć prostej logiki, w której zmieniamy rok dla wszystkich dat na ten sam rok. Możemy to zrobić za pomocą funkcji DATE. Możesz użyć dowolnego roku, ale w tym przykładzie użyjmy bieżącego roku w ten sposób:
=DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(B2), DAY(B2))
więc tutaj, w oparciu o kolumnę daty, wygenerowaliśmy kolejną kolumnę pomocniczą „przekonwertowana Data”. Gdy kolumna jest gotowa, możemy użyć wbudowanej opcji sortowania najstarszego do najnowszego programu Excel i powinno mieć to samo wyjście, które otrzymaliśmy za pomocą funkcji tekstowej.
Sortuj daty według nazw miesięcy lub dni powszednich
powiedzmy, że zamiast DOBs, masz tylko nazwę miesięcy, w których Twoi pracownicy mają swoje urodziny. Teraz chcesz posortować tę listę chronologicznie tak, aby pracownicy z ich urodzinami w styczniu byli wymieniani jako pierwsi, a następnie w lutym, marcu i tak dalej.
wbudowana opcja sortowania programu Excel może nie być w stanie uporządkować tego chronologicznie. Jeśli go użyjesz, zobaczysz, że posortuje miesiące Alfabetycznie. Możemy jednak użyć opcji sortowania niestandardowego, aby to osiągnąć.
Wybierz miesiące wymienione w arkuszu programu Excel i przejdź do Sortuj & filtr w grupie Edycja na karcie Strona główna. Wybierz sortowanie niestandardowe, a po wyświetleniu monitu wybierz opcję Rozwiń zaznaczenie.
w ten sposób otworzy się okno dialogowe. W menu Sortuj według wybierz kolumnę zawierającą miesiące. Po prawej stronie zobaczysz rozwijane menu w obszarze zamówienie. Rozwiń menu i wybierz listy niestandardowe.
w lewym okienku, które zawiera listy niestandardowe, wybierz format, w którym są wymienione miesiące (np. Naciśnij OK dwa razy. Zobaczysz, że miesiące są teraz uporządkowane chronologicznie.
ta sama metoda działa, gdy chcesz sortować dane według dni powszednich. Jeśli zamiast miesięcy masz wymienione dni tygodnia, jedyną rzeczą, którą musisz zrobić inaczej, jest wybór odpowiedniej listy niestandardowej. W powyższym przykładzie wybraliśmy format ” Styczeń, Luty, Marzec…”, ale w dni powszednie musisz wybrać format” niedziela, poniedziałek, wtorek…”.
Excel Sortuj według daty nie działa
jeśli wydaje się, że natrafiłeś na mały problem podczas sortowania dat, najprawdopodobniej jest to problem z formatowaniem. Często daty w arkuszu programu Excel nie są sformatowane jako daty i są przechowywane jako ciągi tekstowe. Aby powyższe metody sortowania działały, musisz przekonwertować ciągi tekstowe na prawidłowe daty programu Excel.
to kończy naszą sagę sortowania dat. Mamy nadzieję, że te techniki pomogą Ci dość szybko ukończyć ćwiczenia sortowania. Podczas gdy będziesz ćwiczyć te metody, przygotujemy kolejny przydatny samouczek Excela, który przybliży cię do zostania Ninja Excela.