jakie są według Ciebie główne przyczyny błędów i zaniedbań?

pracownicy firm ubezpieczeniowych często powołują się na brak dokumentacji. Jak sondować dalej, staje się oczywiste, że brak dokumentacji nie jest rzeczywistą przyczyną roszczeń E& O, ale raczej czynnikiem, który sprawia, że obrona roszczeń trudniejsze. Przechowywanie dokumentacji jest sposobem zmniejszenia odpowiedzialności i domniemanego zaniedbania z nieujawnieniem, wprowadzaniem w błąd i innymi roszczeniami.

gdybyś został poproszony o przedstawienie dokumentów dotyczących roszczenia w oparciu o transakcję, którą zamknąłeś w zeszłym tygodniu, miejmy nadzieję, że informacje te będą łatwo dostępne. Problem polega jednak na tym, że większość roszczeń pojawia się od sześciu miesięcy do roku po zamknięciu-czasami od dwóch do trzech lat po zamknięciu. Czy masz wiadomości głosowe, e-maile lub dokumenty dotyczące transakcji zamkniętej w 2019 roku?

gdy otrzymasz telefon, ważne jest, aby kontynuować tę rozmowę za pomocą wiadomości e-mail lub udokumentowanego podsumowania. Pan i Pan Kupujący dzwonią i mówią, że chcieliby zaoferować $ 50,000 ponad cenę wywoławczą i zrezygnować z opcji wyceny. W kolejnym mailu powinno być napisane, że za naszą rozmowę zwiększymy Twoją ofertę z X do Y i zrezygnujemy z opcji wyceny. Polecam również nabrać nawyku odpowiadania na ” następne pytanie.”W tym przypadku odpowiem, co oznacza rezygnacja z opcji wyceny: Jeśli dom wycenia kwotę niższą niż Twoja oferta, będziesz musiał wymyślić więcej pieniędzy na zaliczkę.

często widzimy, gdzie agenci stwierdzili, że doradzali klientowi, ale nie mają na to dowodów. Na przykład agent może doradzić klientowi podjęcie pewnych kroków, takich jak uzyskanie inspekcji domu lub zapłacenie za gwarancję domu. Texas REALTORS® oferuje formularze, aby zapewnić klientom otrzymywanie informacji o tych aspektach transakcji. Formularze te, jeśli zostały dostarczone i podpisane przez Stronę otrzymującą, mogą służyć jako potwierdzone zawiadomienie w takich kwestiach. Dobrym przykładem jest Ogólne informacje i Zawiadomienie dla kupujących i sprzedających (TXR 1506), które dostarcza stronom informacji dotyczących kontroli w domu, gwarancji w domu i innych aspektów procesu zakupu w domu oraz dostarcza agentowi pomocną dokumentację.

jeśli poczta głosowa, e-mail i tekst nie wystarczą, musisz teraz rozważyć Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp i Facebook Messenger. Bardzo ważne jest, aby mieć centralne miejsce do przechowywania kluczowych komunikatów. Nie wiesz, jak wysłać pocztę głosową? Instrukcje są dość łatwe do naśladowania, jeśli szukasz online. Zrzuty ekranu tekstów i wiadomości w mediach społecznościowych mogą być również wysyłane do centralnej lokalizacji.

rozważ zainwestowanie w system kopii zapasowych danych. Polecam kopie zapasowe online lub w chmurze. Jeśli twój dysk twardy ulegnie awarii lub komputer zostanie zainfekowany oprogramowaniem ransomware, może to być najlepsze pieniądze, jakie kiedykolwiek wydałeś.

wreszcie, ważne jest, aby zachować dokumentację przez siedem lat. Przedawnienie może się różnić w zależności od rodzaju roszczenia. TREC wymaga od posiadaczy licencji przechowywania ośmiu rodzajów rekordów w przystępnym formacie przez cztery lata od daty zamknięcia lub rozwiązania umowy. Przedawnienie naruszenia umowy wynosi cztery lata, ale roszczenie o odszkodowanie wynosi dwa lata. Jest to możliwe w przypadku transakcji na rynku nieruchomości. Pojawia się jednak pytanie o datę rozpoczęcia ustalania terminu przedawnienia. Dlatego ważne jest, aby dokumenty były przechowywane poza okresem przedawnienia.