proces zatrudniania pracowników nieuchronnie wiąże się z tworzeniem wielu rejestrów obejmujących kandydatów, którzy ostatecznie nie są wybierani na stanowisko. Powstaje zatem pytanie, jak długo te zapisy powinny być przechowywane teraz, gdy potencjalne zatrudnienie nie jest już brane pod uwagę przez firmę? Ponadto, coraz częściej, w jakim stopniu te zapisy mają wpływ na przepisy dotyczące prywatności dotyczące danych osobowych (PII)?
powody, dla których pracodawcy decydują się na prowadzenie ewidencji niezatrudnionych poza czas trwania procesu selekcji są liczne:
- w przypadku, gdy okoliczności wymagają od nich ponownego odwiedzenia puli wnioskodawców z tego czy innego powodu
- mogą się mieszać w klasę rekordów, które odnoszą się do ogólnego procesu rekrutacji/selekcji i odpowiednio zachowane, w zależności od tego, jak zorganizowany jest harmonogram przechowywania dokumentacji firmy
- potencjał sporów często napędza politykę firmy dotyczącą przechowywania dokumentacji wnioskodawcy nie-zatrudniania
- wiele wymogów prawnych o różnym okresy przechowywania upoważniają do przechowywania tych zapisów
niezależnie od tego, czy potrzeby biznesowe lub operacyjne, powszechna praktyka lub prawo, określanie okresu przechowywania tych zapisów wymaga rozważenia i analizy różnych przepisów prawdopodobnie mających zastosowanie do danej firmy.
US federal legal retention requirements relating to non-hire records generalnie różnią się w zależności od wielkości pracodawcy i rodzaju prowadzonej przez niego działalności. Zgodnie z niektórymi ustawami federalnymi ich zastosowanie zależy od liczby pracowników i statusu podmiotu prywatnego lub rządowego. Na przykład niektóre przepisy dotyczące niedyskryminacji wymagają przechowywania formularzy zgłoszeniowych złożonych przez wnioskodawców i innych zapisów dotyczących zatrudnienia, w tym dotyczących selekcji, przez okres jednego roku. Okres ten może się wydłużyć w przypadku przypadków dyskryminacji. Podobne wymogi obowiązują również na szczeblu państwowym.
kontrahenci federalni są często trzymani w bardziej rygorystycznych standardach, które mogą wymagać dłuższego przechowywania dokumentacji niezatrudnionych. Okres przechowywania zależy od liczby pracowników i wartości pieniężnej umów rządowych, w których zatrudniony jest pracodawca. W zależności od powyższych czynników, obowiązany okres przechowywania dokumentacji niezwiązanej z zatrudnieniem, w tym życiorysów przedłożonych do rozpatrzenia, wynosi od jednego do dwóch lat.
biorąc pod uwagę wymogi prawne dotyczące przechowywania danych osobowych, prywatność IIP jest coraz większym problemem i ważnym czynnikiem w ustalaniu odpowiedniego okresu przechowywania danych niezatrudnionych, które w coraz większym stopniu są przedmiotem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych dotyczących zatrudnienia, które mają na celu ochronę IIP obecnych, byłych i potencjalnych pracowników. Utah jest jednym z pierwszych stanów, które wprowadziły taki wymóg przechowywania w odniesieniu do zapisów niezatrudnionych zgodnie z Ustawą o procedurach wyboru zatrudnienia. Zgodnie z Ustawą pracodawcom nie wolno przechowywać informacji zebranych podczas wstępnego procesu selekcji przez okres dłuższy niż dwa lata od otrzymania przez pracodawcę informacji od wnioskodawcy. Podobne wymagania mogą pojawiać się częściej, ponieważ Stany Zjednoczone stają się coraz bardziej agresywne w swoich wysiłkach na rzecz ochrony prywatności PII.
zminimalizuj ryzyko i zmaksymalizuj zgodność dzięki dokładnej analizie przepisów stanowych i federalnych mających zastosowanie do Twojej firmy w odniesieniu do zapisów niezatrudnionych. Ostrożna analiza będzie wymagała uwzględnienia wewnętrznych potrzeb i wymogów prawnych w odniesieniu do prawdopodobnych konsekwencji dla prywatności w celu przechowywania takiej dokumentacji dłużej niż jest to konieczne.