częstym pytaniem, które dostaję od klientów coachingowych, jest ” jak stać się bardziej zwięzłym komunikatorem?”

nic dziwnego, ponieważ zwięzła komunikacja jest teraz ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.

:

• przeciętny czas uwagi człowieka spadł z 12 sekund w roku 2000 do 8 sekund dzisiaj.
• każdego dnia typowy pracownik biurowy otrzymuje 120 e-maili.
• za każdym razem, gdy osoba jest rozproszona, odzyskanie skupienia zajmuje jej ponad 23 minuty.

biorąc pod uwagę te realia, nic dziwnego, że w badaniach dobre umiejętności komunikacyjne są dwa razy ważniejsze niż dobre umiejętności menedżerskie. To dlatego, że w dobie przesycenia, jest mały margines błędu. W rzeczywistości 86% pracowników obwinia brak dobrej komunikacji za awarie w miejscu pracy.

ludzie się niecierpliwią, kiedy muszą pracować nadliczbowo, żeby zrozumieć, co mówisz. Długowieczność może być postrzegana jako niezdecydowanie i szybko kosztuje zaufanie i szacunek jako lidera.

zwięzła komunikacja jest wyraźnie istotną częścią obecności wykonawczej i projekcji pewności siebie, ale jest to również coś, z czym często borykają się wrażliwi poszukiwacze.

dlaczego wrażliwe osoby zmagają się z zwięzłą komunikacją

możesz myśleć, że jesteś dokładny, ale tak naprawdę tylko tracisz uwagę drugiej osoby. Zamiast jasno wyrażać swój punkt widzenia, w końcu zaciemniasz go przez prześwietlenie. Wielu wrażliwych bojowników nieumyślnie rekompensuje swoją niepewność, mówiąc więcej, zwłaszcza w sytuacjach, w których czują się zastraszeni.

myślisz, że każdy jest taki jak ty.

możesz chcieć przetwarzać informacje głęboko, ale jesteś w mniejszości (tylko około 15-20% populacji jest wrażliwa). Wierz mi, Rozumiem. Jestem osobą o wysokim wkładzie, co oznacza, że muszę zebrać mnóstwo danych przed podjęciem decyzji. Ale inni ludzie, zwłaszcza dyrektorzy wyższego szczebla, nie działają w ten sposób. Są łatwo przytłoczeni zbyt dużą ilością informacji i woleliby, abyś był bezpośredni i do rzeczy.

próbujesz być kimś, kim nie jesteś.

klienci mówią mi, że „potrzebują większej osobowości”, aby emanować obecnością kierowniczą. Jeśli spróbujesz być kimś, kim nie jesteś, inni to wyczują. Nie tylko wyjdziesz z tego jako nieautentyczny, ale także wyczerpiesz się w tym procesie. Lepiej znaleźć sposób na zwięzłą komunikację w sposób, który pasuje do twojej osobowości i stylu.

9 sposoby komunikowania się jasno i skutecznie

1. Przygotuj się z wyprzedzeniem

bez przygotowania nie możesz być krótki. Przed każdym ważnym spotkaniem poświęć pięć minut na zapoznanie się z agendą i innymi dostarczonymi materiałami. Zapisz sobie notatki. Uporządkuj swoje myśli i zaznacz, gdzie chcesz wnieść swój wkład.

jeśli będziesz mówić, przejdź przez dodatkowe kroki tworzenia punktów rozmów i przewidywania sprzeciwów i pytań. Chciałbym, aby moi klienci przygotowali kilka „najczęściej zadawanych pytań”, które mają w tylnej kieszeni, na wypadek, gdyby na końcu prezentacji była cisza.

2. Przekaż wstępny odczyt

jeśli masz dużo informacji do udostępnienia, rozważ przygotowanie wstępnego odczytu. Jest to dokument, który zawiera podstawowe informacje na dany temat. Oznacza to, że możesz dać swoim odbiorcom potrzebny kontekst, a następnie być krótszym w swoim czasie razem. Wstępnym odczytem mogą być raporty, slajdy lub szczegółowe analizy.

3. Uzupełnij zdanie: „jeśli odejdziesz od tej rozmowy z jedną rzeczą, chcę, aby to było______.”

gdybyś był zmuszony sprowadzić swój główny pomysł do jednego zdania, co by to było? Użyj tego jako tematu wiadomości e-mail lub powtórz zdanie dosłownie, gdy mówisz. Zapewni to, że zwrócisz uwagę odbiorców na największe jedzenie, które chcesz, aby zapamiętali.

4. Użyj Prep framework

kiedy jesteś zmuszony mówić impromptu, możesz mówić mocno i spójnie za pomocą Prep framework. Oto, jak to działa: zwięźle sformułuj punkt, potwierdź go z uzasadnieniem, dostarcz dowody i zakończ powtarzając swój punkt. Na przykład…

• Punkt: uważam, że powinniśmy obrać kierunek a
• powód: Otrzymaliśmy pozytywne opinie na temat tego podejścia
• dowody: na przykład nasz prezydent powiedział, że je popiera
• Punkt: dlatego uważam, że kierunek A jest najlepszy

5. Użyj instrukcji pomostowania i flagowania, aby wyróżnić i zakończyć punkty

Flagowanie i mostowanie odnoszą się do dwóch taktyk PR, które możesz zastosować w sali konferencyjnej. Flagowanie jest jak wbijanie flagi w ziemię lub machanie nią w powietrze, aby powiedzieć: „zwróć uwagę – to jest ważne!”Podczas gdy bridging pomaga w przejściu od jednego pomysłu do drugiego. Bridging jest szczególnie przydatny, gdy chcesz zmienić temat lub pokierować rozmową w innym kierunku.

przykładami oświadczeń flagowych są:

• wszystko sprowadza się do …
• sednem sprawy jest …
• nie mogę wystarczająco podkreślić…

przykładami wypowiedzi pomostowych są:

• nie mogę rozmawiać z_____, ale to, co mogę powiedzieć jest…
• chociaż ____ jest ważne, ważne jest również, aby o tym pamiętać…
• zanim opuścimy ten temat, chciałbym dodać…

6. Poznaj swoich odbiorców

zastanów się, jakie obawy i zastrzeżenia są najważniejsze dla osób, z którymi się komunikujesz. Na czym im najbardziej zależy? Jakie problemy próbują rozwiązać? Co z tego będą mieli, jeśli cię posłuchają? W jaki sposób to, czym się z nimi dzielisz, pomoże im zaoszczędzić czas lub ułatwić im pracę? Kształtuj swoją wiadomość pod kątem jej wpływu na odbiorców.

7. Zadawaj pytania

często zwięzła komunikacja polega na mówieniu nic. Najpierw musisz posłuchać. W szczególności zadawaj wiele otwartych pytań, takich jak:

• co sądzisz o tym, co podzieliłem?
• co według ciebie jest najlepsze?
• jak ci to wygląda?
• co byś dodał lub zmienił?
• co o tym sądzisz?
• jakie masz wrażenie o X?
• Jak to pasuje do Twoich planów?
• która część nie jest jeszcze jasna?
• możesz powiedzieć więcej?
• co to jest przykład?
• jakiego wsparcia potrzebujesz?

8. Edytuj swoje e-maile

dobra zasada: e-maile nie powinny być więcej niż pięć linii. Jeśli twój e-mail jest dłuższy, skondensuj go lub zadzwoń.

upewnij się, że Twoja wiadomość jest skanowalna. Oznacza to krótkie akapity i zdania. Użyj punktorów i numeracji, aby tekst był łatwiejszy do strawienia.

9. Wyeliminuj puszyste

języki, takie jak „chciałem się tylko zameldować” lub ” czy moglibyśmy znaleźć czas na pogawędkę ?”zminimalizuj moc twoich słów.