jeśli robisz kosztorysowanie pracy w QuickBooks i nie sprzedajesz Pojedynczych Przedmiotów swoim klientom, polecam unikać używania części zapasowych, jeśli w ogóle to możliwe. Ale czasami nie jest to możliwe.

oto, co musisz wiedzieć o tym, jak działa księgowanie zapasów i co musisz zrobić, aby zachować porządek w zapasach i uzyskać elementy zapasów, które pojawią się w raportach kosztów pracy.

QuickBooks może obsługiwać większość księgowości opartej na zapasach naprawdę dobrze dla firm, które kupują i sprzedają określone przedmioty swoim klientom. Haczyk dla kontrahentów? Jeśli nie skonfigurujesz go i nie użyjesz go w określony sposób, Twoja księgowość będzie miała tyle sensu, co Podręcznik IRS.

po pierwsze, będziesz chciał dokładnie zrozumieć, jak naprawdę działa księgowanie zapasów, ponieważ części zapasów są specyficznym rodzajem elementu w QuickBooks zaprojektowanym tak, aby prawidłowo go obsługiwać. I, niestety, nie zawsze działa to dobrze w schemacie kosztowania pracy.

jaki jest koszt sprzedanego Towaru?

większość ludzi rozumie pojęcie kosztów sprzedanych towarów – sama nazwa jest dość zrozumiała. To jest, dosłownie, koszt produktów, które sprzedajesz. To, czego Wiele osób nie rozumie o kosztach sprzedanych towarów i księgowaniu zapasów, to jak dotrzeć do kosztu sprzedanych towarów, który sprawia, że Twoje sprawozdanie finansowe jest dokładne i użyteczne.

co wielu ludzi logicznie zrobić, gdy rejestrują koszt produktów, które sprzedają, to po prostu wybrać koszt sprzedanych towarów konto, gdy płacą sprzedawcy za produkty, które będą sprzedawać. To nigdy nie działa z zapasów, choć, i prawdopodobnie już wiesz, że zawsze będzie używać elementu jakiegoś rodzaju przy zakupie kosztów związanych z pracą. Różni się to jednak od wprowadzania standardowych elementów kosztu pracy, gdy używasz części zapasowych.

w logice iw praktyce księgowanie zapasów w QuickBooks jest niezwykle proste dla prawdziwych firm opartych na zapasach, które kupują i sprzedają pojedyncze produkty swoim klientom. To działa tak:

• konfigurujesz każdy przedmiot, który sprzedajesz w QuickBooks jako przedmiot inwentarzowy.
• korzystasz z funkcji wprowadź rachunki lub napisz czeki w QuickBooks, aby kupić przedmioty od swoich dostawców. Ale w przeciwieństwie do większości kosztów związanych z pracą, musisz również wprowadzić liczbę tych przedmiotów, które kupujesz w polu Ilość. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, że przy zakupie tych przedmiotów nie powstają żadne koszty. Żadne koszty tych elementów nie pojawią się w raportach kosztów pracy lub rachunku zysków i strat w momencie zakupu, nawet jeśli przypiszesz te elementy do określonego zadania. Dzieje się tak ze względu na sposób księgowania zapasów – przy zakupie części zapasów, po prostu dodajesz koszt tego elementu do swojego zasobu zapasów, to kiedy sprzedajesz przedmiot, że koszt sprzedanych towarów się dzieje.
• w większości firm opartych na zapasach będziesz korzystać z funkcji faktur lub paragonów sprzedaży w QuickBooks, aby sprzedawać przedmioty swoim klientom. To jest, gdzie robi się naprawdę trudne dla kontrahentów, ponieważ często razy, nigdy nie sprzedajesz Pojedynczych Przedmiotów swoim klientom, ale raczej te koszty są wliczone w rozliczenie ryczałtowe.

teraz, jeśli jesteś wykonawcą specjalizującym się w usługach i sprzedajesz swoje przedmioty inwentarzowe klientom na fakturze lub paragonie sprzedaży, nie stanowi to problemu. Ale z mojego doświadczenia wynika, że większość wykonawców albo nie sprzedaje przedmiotów w ogóle, albo ma mieszankę sprzedaży przedmiotów klientom usługowym i nie sprzedaje Pojedynczych Przedmiotów klientom kontraktowym.

jednak Rachunkowość oparta na zapasach działa tak samo, niezależnie od twojej praktyki biznesowej:

przy zakupie elementu części inwentarza QuickBooks „pamięta”, ile zapłaciłeś za przedmiot i dodaje tę kwotę do konta zasobów inwentarza. Jak kupujesz ten sam przedmiot dla różnych kwot, QuickBooks uśrednią ile zapłaciłeś w czasie za ten przedmiot, a kiedy sprzedajesz ten przedmiot klientowi, QuickBooks opublikuje koszt sprzedanej ilości towarów do tego klienta / pracy według stawki średniego obliczonego kosztu tego przedmiotu(ów) i odliczy tę samą kwotę od zasobu inwentarza.

czego nie powinieneś robić:

• kup Części zapasowe (przedmioty) do zadania, umieść nazwę zadania na transakcji i spodziewaj się, że koszt tych elementów pojawi się w twoim zadaniu-koszt i raporty P&L bez żadnych dalszych działań. Jeśli to zrobisz, koszty tych przedmiotów nigdy nie będą pokrywać kosztów sprzedanych towarów. Zasoby zapasów i ilość pod ręką będą nadal rosnąć, a koszt tego elementu nigdy nie będzie widoczny w raporcie kosztów pracy lub P& L.

co możesz zrobić:

• kup części zapasów za pomocą czeku, karty kredytowej lub rachunku, używając elementu części zapasów i ilości przedmiotów, które kupujesz w kolumnie Ilość. Upewnij się przy okazji, że Twoja jednostka miary jest bardzo jasna i że używasz tej samej jednostki miary zarówno do sprzedaży, jak i zakupu przedmiotu (w przeciwnym razie będziesz miał poważny problem!). Jeśli kupujesz za stopę, musisz również sprzedawać za stopę.
• teraz, jeśli nie jest częścią praktyki Fakturowania Klienta, aby wystawiać klientom faktury za poszczególne części, ale faktury w formie ryczałtu za ten rodzaj materiału, możesz utworzyć transakcję sprzedaży netto ZERO. W tym scenariuszu, gdy części zapasowe są używane w pracy, tworzysz Paragon sprzedaży i zerujesz cenę sprzedaży. Nawet jeśli Cena sprzedaży wynosi 0, księgowość zapasów opublikuje ten koszt do zadania i do p&L, a także zwolni zapasy za tę wartość. Nie używaj korekt zapasów, ponieważ podczas gdy będą one zwalniać zapasy i księgować koszt do rachunku kosztów sprzedanych towarów (jeśli używasz rachunku kosztów sprzedanych towarów jako rachunku korekty), korekty zapasów nie pojawiają się na raportach kosztów pracy!
• ta metoda wymaga starannego śledzenia i przepływu pracy, jak widać. Ktoś musi być śledzenie elementów inwentarza, które są używane w pracy, a ktoś musi następnie post netto zerowe wpływy ze sprzedaży dla tych elementów.
• podobnie jak w przypadku każdej księgowości opartej na zapasach, należy również regularnie przeprowadzać inwentaryzację z natury i wprowadzać korekty zapasów w razie potrzeby.
• lub: użyj części niezagospodarowanych lub elementów serwisowych, aby śledzić koszt materiałów. Może to być problematyczne, jeśli kupujesz pewne materiały luzem i nie znasz klienta lub zadania, do którego materiały zostaną przypisane w przyszłości. Mam jednak świetne obejście tego problemu, wykorzystując „wpis dziennika w formularzu kontrolnym”, który demonstruję w tym filmie – ale z niespodzianką – kiedy kupujesz oryginalne przedmioty bez zadania, później, gdy przedmioty wychodzą do zadania: używasz wpisu dziennika w formularzu kontrolnym, aby” kupić ” przedmiot w pierwszej linii formularza kontrolnego jako kwotę dodatnią z nazwą zadania klienta w kolumnie klient/zadanie, a następnie umieścić ten sam przedmiot w drugiej linii z negatywem i bez zadania. Transakcja powinna skutkować transakcją netto zerową, jednocześnie „przesuwając” koszt przedmiotu do zadania w pierwszej linii.

polecam każdemu, kto nie jest pewny siebie uzyskać pomoc od doświadczonego Pro-doradcy(jak ja!) Konfigurowanie systemu inwentaryzacji w QuickBooks od samego początku.

chcesz dowiedzieć się więcej o kosztach pracy w QuickBooks dla wykonawców lub potrzebujesz pomocy w tym problemie? Uzyskaj indywidualne szkolenie i wsparcie od Penny Lane, sprawdź moje darmowe QuickBooks dla wykonawców Filmy szkoleniowe, takie jak moja strona na Facebooku, aby uzyskać najnowsze porady i wskazówki: i nie zapomnij subskrybować mojego kanału na Youtube