jeśli jesteś właścicielem lub pracujesz w agencji marketingowej, wiesz, że regularne raportowanie wyników klientom jest niezbędne do budowania zaufania, wykazywania wartości i zatrzymywania klientów na dłuższą metę.

kiedy dopiero zaczynasz budować agencję, prawdopodobnie większość swoich raportów robisz ręcznie, Zwykle łącząc różne bezpłatne narzędzia. Jednak wraz z rozwojem agencji czas ręcznego generowania raportów każdego miesiąca może szybko się sumować.

rzeczywistość jest taka, że chociaż raportowanie jest istotną częścią zarządzania i skalowania agencji, nie jest to działanie, na które powinieneś poświęcać zbyt dużo czasu. W szczególności proces ręcznego tworzenia raportów nie poprawia wyników Twoich klientów i nie pomaga w pozyskiwaniu nowych klientów.

w rezultacie, gdy agencje rozwijają się na wczesnych etapach swojej działalności, raportowanie powinno być w jak największym stopniu zautomatyzowane przy użyciu oprogramowania, dzięki czemu można skupić się na skalowaniu agencji.

w tym przewodniku omówimy dokładnie, co oznacza automatyzacja raportów, dlaczego jest ona kluczowa dla agencji, różne rodzaje narzędzi raportowania, a na koniec omówimy krok po kroku proces automatyzacji raportów.

przewodnik jest zorganizowany w następujący sposób:

• Co To jest automatyczne raportowanie?
• dlaczego Automatyzacja raportów ma znaczenie dla agencji
• przegląd różnych typów narzędzi do raportowania
• krok po kroku: jak zautomatyzować proces raportowania

zacznijmy.

Co To jest automatyczne raportowanie?

faktem jest, że dzisiejszy krajobraz marketingu cyfrowego często wiąże się z codziennymi kontaktami z wieloma różnymi źródłami danych. Być może próbujesz uporządkować swoich klientów w wyszukiwarkach, uruchomić płatne reklamy na Facebooku i Google lub zarządzać kampanią e-mail marketingową. Niezależnie od rodzaju działań marketingowych, które robisz dla swoich klientów, prawdopodobnie masz więcej danych pochodzących z każdego z tych kanałów niż wiesz, co zrobić.

aby pomóc rozwiązać to wyzwanie dla agencji marketingowych, zautomatyzowane oprogramowanie do raportowania pozwala po prostu połączyć konto z różnymi źródłami danych i automatycznie pobierać dane z każdego dnia.

zautomatyzowane narzędzia raportujące robią to za pomocą interfejsów API lub interfejsów programowania aplikacji, które pozwalają dwóm systemom przesyłać dane między sobą. Ponieważ dane, które musisz śledzić, są automatycznie pobierane z każdej platformy, zwalnia to znaczną ilość czasu, gdy przychodzi czas na raportowanie.

zanim przejdziemy dalej, należy jednak zauważyć, że nawet jeśli używasz oprogramowania do automatycznego raportowania, niekoniecznie powinno to być w 100% zautomatyzowane. W szczególności powinieneś nadal przeglądać dane swoich klientów i dostarczać im spersonalizowane komentarze i spostrzeżenia przy każdym raporcie.

proces personalizacji każdego raportu jest nadal o wiele bardziej wydajny niż generowanie raportów samodzielnie i przechodzi długą drogę pod względem dostarczania wartości i utrzymania długoterminowych klientów.

dlaczego Automatyzacja raportów ma znaczenie dla agencji

omówiliśmy już kilka ważnych powodów, dla których automatyzacja procesu generowania raportów każdego miesiąca ma sens, ale spójrzmy teraz na to nieco bardziej szczegółowo.

koszty raportowania

zanim zdecydujesz się na wdrożenie oprogramowania do automatycznego raportowania, powinieneś najpierw mieć jasny obraz bieżących kosztów raportowania.

aby dać ci przykład, przejrzyj koszty raportowania, które może ponieść typowa Agencja.

powiedzmy, że agencja ma obecnie 25 klientów i wysyłasz raporty co miesiąc. Jeśli każdy raport zajmuje tylko 5 godzin każdego miesiąca, a płacisz pracownikom średnio 35 usd za godzinę, rozkłada się to na 4375 USD kosztów raportowania każdego miesiąca lub 52500 USD rocznie.

jak widać, koszty ręcznego raportowania szybko się sumują.

oprogramowanie do automatycznego raportowania może kosztować od $ 50 do $ 500 + każdego miesiąca, w zależności od wielkości agencji, ale jak widać takie narzędzie bardzo szybko się opłaca.

jeśli nie wiesz, jakie są Twoje bieżące koszty raportowania i chcesz je sam obliczyć, sprawdź nasz kalkulator kosztów tutaj.

spójność

jeśli próbowałeś ręcznego raportowania przez Dowolny czas, wiesz, że kiedy okres raportowania dobiega końca, często może to być problem, aby wszystko przygotować i upewnić się, że zostanie wysłane na czas.

pracownicy, którzy zajmują się raportowaniem, mogą zachorować lub pojawić się inne projekty, niezależnie od przyczyny, bez automatyzacji i planowania raportów z wyprzedzeniem, pozostawiasz istotną część prowadzenia agencji częściowo Przypadkowi.

dzięki automatycznemu narzędziu do raportowania, po początkowym skonfigurowaniu każdej kampanii i podłączeniu źródeł danych wiesz, że niezależnie od tego, co się stanie, konsekwentnie dostarczasz klientom aktualizacje, które obiecałeś.

skalowalność

kolejnym powodem, dla którego automatyczne raportowanie jest tak ważne dla agencji, jest oferowana skalowalność. Jeśli dostarczasz cenną usługę istniejącym klientom i pracujesz nad generowaniem nowych potencjalnych klientów dla agencji, jest to tylko kwestia czasu, zanim zaczniesz skalować.

również skalowanie agencji może nastąpić bardzo szybko, a jeśli nie jesteś gotowy na odpowiednie narzędzia, może to być katastrofalne. Na przykład, jeśli wszyscy obecni pracownicy spędzają czas na ręcznych zadaniach raportowania, możesz nie mieć czasu na zatrudnienie większej liczby osób do obsługi napływu nowych firm.

z drugiej strony, jeśli używasz oprogramowania do raportowania, skalowanie istniejącego obiegu pracy generowania raportów jest często tak proste, jak przejście na wyższy plan cenowy.

możliwości zwiększenia sprzedaży

wreszcie, dostarczanie wysokiej jakości raportów marketingowych to świetny sposób na zaprezentowanie nowych możliwości obecnym klientom, co często może prowadzić do zwiększenia sprzedaży im dodatkowych usług.

na przykład, jeśli uruchamiasz reklamy PPC dla klienta i widzisz dla niego szansę na organiczną pozycję w wyszukiwarkach, możesz użyć narzędzia do analizy konkurencji i pokazać im dokładnie, co to może oznaczać dla ich firmy w raporcie marketingowym. Dzięki narzędziu, które automatycznie pobiera wszystkie te dane z różnych źródeł, wystarczy wyjaśnić klientowi, dlaczego usługa jest cenna dla jego firmy.

przegląd różnych rodzajów narzędzi do raportowania

teraz, gdy omówiliśmy, dlaczego automatyzacja raportów ma znaczenie dla agencji, przejrzyjmy kilka różnych rodzajów oprogramowania do raportowania i analizy, w tym zalety i wady każdego z nich.

raportowanie DIY za pomocą darmowych narzędzi

powszechnym sposobem, w jaki wielu początkujących marketerów zaczyna pracę, jest po prostu łączenie różnych bezpłatnych narzędzi. Zazwyczaj obejmuje to narzędzia takie jak Arkusze Google lub Excel, Dokumenty Google do pisania podsumowań raportów, a może prezentację PowerPoint.

oczywistą wadą tego podejścia jest to, że jest niezwykle czasochłonne, a efekt końcowy jest często mniej niż imponujący dla klientów.

jedyną prawdziwą zaletą tego podejścia jest to, że jest ono całkowicie bezpłatne, chociaż jeśli zsumujesz godziny potrzebne do wygenerowania raportów, tak naprawdę nie jest.

pulpity raportowania analityki danych

kolejnym rodzajem narzędzia do raportowania są pulpity analityczne danych, takie jak Google Data Studio. Podczas gdy platforma taka jak ta jest z pewnością krokiem we właściwym kierunku od arkusza kalkulacyjnego, nadal może być dość czasochłonne, aby nauczyć się go skutecznie używać.

kolejną jedną z głównych wad platformy, takiej jak Google Data Studio, jest to, że ma ograniczoną integrację z innymi platformami marketingowymi. W rzeczywistości, jeśli czytasz recenzje dla Data Studio, częstym tematem jest to, że łączenie się z platformami, które nie są własnością Google, jest bardzo trudne.

Platformy Business Intelligence (Bi)

platformy Business intelligence, takie jak Tableau i Domo, są niezwykle potężnymi narzędziami, jeśli chodzi o analizę danych.

jednym z głównych problemów z tymi platformami jest jednak to, że wymagają one poważnych inwestycji w zakresie nauki ich używania, zwłaszcza jeśli nie jesteś analitykiem danych. Jeśli jednak jesteś analitykiem danych, zaletą tych platform jest to, że możesz ich używać do obszernej analizy dużych zbiorów danych w każdej branży.

to powiedziawszy, może to być również postrzegane jako wada dla agencji, ponieważ platformy nie są specjalnie ukierunkowane na dane marketingowe. Podczas gdy można analizować każdy rodzaj danych za pomocą tych platform, brak specjalizacji w zakresie połączeń danych często sprawia, że nie są one idealne dla agencji marketingowych.

zautomatyzowane Platformy raportowania

wreszcie, zautomatyzowane platformy raportowania, takie jak AgencyAnalytics, są zbudowane specjalnie dla agencji marketingowych, co oznacza, że połączenia danych koncentrują się na platformach, z których korzystają Twoi klienci.

platformy te są również zbudowane znacznie bardziej intuicyjnie niż większość platform BI, co oznacza, że zarówno marketerzy techniczni, jak i nietechniczni mogą uzyskać od nich wartość. Jak omówiono w poprzedniej sekcji, po skonfigurowaniu wstępnej integracji danych głównymi korzyściami dla agencji jest spójność raportowania, skalowalność generowania nowych raportów i wartość, którą prezentują klientom.

krok po kroku: jak zautomatyzować proces raportowania

teraz, gdy wiemy, czym jest automatyzacja raportów, dlaczego jest ważna i jakie są różne rodzaje narzędzi analitycznych do twojej dyspozycji, przyjrzyjmy się procesowi automatycznego generowania raportów krok po kroku za pomocą AgencyAnalytics.

Krok 1: Przygotowanie

przed rozpoczęciem procesu raportowania w jakimkolwiek charakterze, ogólnie zaleca się wdrożenie następujących procesów:

• wskaźniki KPI &: pierwszym krokiem do raportowania jest podjęcie decyzji, jakie wskaźniki KPI i wskaźniki należy uwzględnić w raporcie. Jak omówiono w naszym przewodniku śledzenia SEO, często można je rozwiązać, zadając każdemu klientowi zestaw początkowych pytań dotyczących jego działalności na etapie onboardingu.

• Częstotliwość raportowania: następnie chcesz określić częstotliwość raportowania, której będziesz używać. Wiele agencji korzysta z Miesięcznego raportowania, ale jeśli używasz narzędzia do automatyzacji raportów, możesz pójść o krok dalej i łatwo wysyłać raporty dzienne lub tygodniowe. Ponadto zawsze możesz skorzystać z pulpitu marketingu na żywo w czasie rzeczywistym i zapewnić klientom dostęp 24/7.

• Przypisywanie ról: jak wspomniano wcześniej, nawet jeśli używasz oprogramowania do raportowania, zazwyczaj najlepszą praktyką jest personalizacja każdego z nich za pomocą komentarzy i wglądu w okres raportowania. Decydowanie, kto dostarczy te informacje każdemu klientowi, jest kolejnym ważnym krokiem przed automatyzacją raportowania. Jeśli zdecydujesz się na wysyłanie raportów okresowych zamiast pulpitu nawigacyjnego, można to łatwo zrobić za pomocą podsumowania raportu, jak pokazano poniżej:

Krok 2: Tworzenie kampanii

po ustaleniu wskaźników KPI, wskaźników, częstotliwości raportowania i tego, kto jest odpowiedzialny za raportowanie, następnym krokiem jest utworzenie kampanii dla klienta. W AgencyAnalytics kampania jest po prostu stroną internetową, więc w większości przypadków każdy klient będzie miał jedną kampanię, chyba że ma wiele stron internetowych.

aby utworzyć nową kampanię, po prostu przejdź do głównego pulpitu nawigacyjnego i kliknij „Utwórz kampanię”:

w tym kroku pojawi się monit o dodanie podstawowych informacji o kampanii, takich jak nazwa firmy, Domena, i opcjonalnie można określić grupę do organizowania kampanii.

Krok 3: Łączenie źródeł danych

następnym krokiem do automatyzacji procesu raportowania jest proste połączenie odpowiednich źródeł danych z kampanią. AgencyAnalytics oferuje obecnie integracje marketingowe 65 + dla wszystkiego, od PPC, mediów społecznościowych, SEO, analityki, śledzenia połączeń, poczty e-mail, recenzji i e-commerce.

w tym przykładzie spójrzmy na łączenie reklam na Facebooku dla naszych raportów. Aby to zrobić, najpierw przejdź do kampanii, a następnie kliknij „integracje”:

następnie kliknij „Facebook Ads” z listy dostępnych integracji:

następnie wystarczy kliknąć „Połącz konto”, a zostaniesz poproszony o wybranie konta, które chcesz połączyć.

Krok 4: Wybierz między wysyłaniem raportów lub tworzeniem Pulpitu Nawigacyjnego

następnie chcesz zdecydować, czy chcesz dać swoim klientom dostęp 24/7 do Pulpitu nawigacyjnego, czy wysyłać im raporty okresowe. Jeśli chcesz jak najszybciej uruchomić raportowanie, możesz skorzystać z naszego pulpitu nawigacyjnego i szablonów raportów.

poniżej możesz zobaczyć przykład szablonu Pulpitu nawigacyjnego dla reklam na Facebooku, który możesz wyświetlić na żywo tutaj:

jeśli zamiast tego chcesz użyć szablonu raportu, oto przykład szablonu Facebook Ads, który możesz wyświetlić na żywo tutaj.

Krok 5: Dostosuj swoje raporty lub pulpity nawigacyjne

jeśli chcesz dostosować swoje raporty lub pulpity nawigacyjne, możesz użyć naszego edytora przeciągnij i upuść. Jeśli chcesz dostosować konkretny widżet na pulpicie nawigacyjnym, możesz po prostu kliknąć „Edytuj Pulpit nawigacyjny”, a zobaczysz ikonę koła zębatego, która pozwala zastosować dostosowania.

Krok 6: Oznacz swoje raporty białymi etykietami marki Twojej agencji

po utworzeniu raportu lub Pulpitu nawigacyjnego następnym krokiem jest oznaczenie ich białymi etykietami marki Twojej agencji. Funkcje white label w AgencyAnalytics obejmują możliwość dostosowywania logo, schematów kolorów, jeśli korzystasz z planu agencyjnego lub wyższego, możesz dodać własną domenę niestandardową i pocztę e-mail, a jeśli korzystasz z planu Enterprise, możesz skonfigurować profile white label dla każdego klienta.

aby uzyskać białą Etykietę, kliknij „Ustawienia” w lewym rogu, a zobaczysz zakładkę o nazwie „Biała Etykieta”:

Krok 7: Utwórz podsumowanie raportu lub Dodaj spersonalizowane komentarze do pulpitu

następnie, jeśli chcesz dodać własny wgląd do raportu, najlepszym sposobem jest podsumowanie raportu. Oto przykład podsumowania raportu z naszego szablonu Facebook Ads:

lub jeśli zdecydujesz się użyć pulpitu nawigacyjnego, możesz łatwo dodać widżet pola tekstowego i dokładnie określić, co osiągnąłeś każdego miesiąca:

Krok 8: Zapewnij Klientowi dostęp do Pulpitu nawigacyjnego lub zaplanuj automatyczne raporty

ostatnim krokiem jest zapewnienie klientowi dostępu do Pulpitu nawigacyjnego lub zaplanowanie automatycznych raportów Codziennie, Co tydzień lub co miesiąc.

Jeśli korzystasz z Pulpitu nawigacyjnego, aby utworzyć konto klienta, po prostu kliknij kartę „Użytkownicy” w kampanii i kliknij „Utwórz użytkownika”:

następnie będziesz miał możliwość wyboru pomiędzy kontem Klienta lub pracownika:

jeśli zdecydujesz się na okresowe raportowanie, możesz skorzystać z naszego Kreatora planowania, aby określić częstotliwość, dzień miesiąca, porę dnia i zakres dat raportowania:

następnie możesz określić zawartość każdej wiadomości e-mail z raportem, która zostanie wysłana do klientów.

podsumowanie: Zautomatyzowane raportowanie dla agencji

jak już wspomnieliśmy, chociaż raportowanie jest istotną częścią prowadzenia agencji, ręczne tworzenie raportów każdego miesiąca może być niezwykle czasochłonne i nieefektywne.

zamiast łączyć różne narzędzia i ręcznie śledzić dane, automatyczne raportowanie automatycznie pobiera te dane za pośrednictwem interfejsu API, dzięki czemu można skupić się na samych kampaniach.

chociaż dostępne są inne rodzaje analityki danych i platformy BI, ponieważ nie koncentrują się one na agencjach marketingowych, oznacza to, że często nie ma połączeń danych. Nie tylko to, ale te narzędzia są często przeznaczone dla analityków danych, których jedynym zadaniem jest nauczenie się korzystania z platformy.

oprogramowanie do automatycznego raportowania, z drugiej strony, ma wszystkie potrzebne połączenia danych marketingowych już na miejscu, więc wszystko, co musisz zrobić, to połączyć swoje konta, aby rozpocząć automatyzację raportowania.

Podsumowując, oprogramowanie do automatycznego raportowania oferuje wiele korzyści czasowych i kosztowych dla agencji-niektóre z najbardziej znaczących to spójność raportów, skalowalność i łatwość wykazywania wartości usług.