relacja pracodawca/pracownik jest szczególnie zaufana. Czasami pracownicy wykorzystują to zaufanie, okradając pracodawcę. Defraudacja może się zdarzyć, gdy pracownicy przyjmują gotówkę lub przekierowują płatności faktur od klientów, ale może się zdarzyć również, gdy pracownicy przedkładają fałszywe faktury do zapłaty lub używają firmowej karty kredytowej na osobiste wydatki. Defraudacja uderza w firmy, agencje publiczne i korporacje non-profit każdej wielkości. Stany Zjednoczone Departament Handlu donosi, że prawie jedna trzecia niepowodzeń biznesowych jest związana z kradzieżą lub oszustwem pracowników. Na szczęście jest to obszar, w którym uncja zapobiegania może uratować twoją firmę przed katastrofą finansową w dół drogi.
osiem szczególnie łatwych rozwiązań możesz wykonać poniżej:
1. Przed zatrudnieniem nowego pracownika należy dokładnie sprawdzić jego przeszłość. Będziesz zaskoczony, jak wiele firm nie przeprowadza kontroli przeszłości. Jeśli korzystasz z firmy rekrutacyjnej, trzeba być bardzo jasne, co jego sprawdzenie pociąga za sobą, i trzeba upewnić się, że odpowiedzialność za sprawdzenie jest w umowie. Wiele agencji pośrednictwa stara się ograniczyć swoją odpowiedzialność za pracowników, których łączą z klientami firmy, więc przeczytaj drobnym drukiem.
2. Mieć jasne zasady i kontrole-i egzekwować je. Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, powinieneś mieć ustalone procedury umożliwiające pracownikom dostęp i korzystanie z firmowych kart kredytowych lub obsługę płatności. Do wszystkich wniosków o zwrot kosztów należy dołączyć paragony lub faktury. Nigdy nie płać faktury sprzedawcy, z którym nie jesteś zaznajomiony, tylko dlatego, że pracownik Cię o to prosi. Jeśli masz wątpliwości co do zasadności faktury, zadzwoń do firmy lub wykonaj badania zanim ją zapłacisz. W przypadku wewnętrznej księgowości należy rejestrować każdy rodzaj transakcji (np. odpisy, zwroty, korekty).
3. Ograniczenie dostępu do informacji i zasobów finansowych. W miarę rozwoju firmy kluczowe znaczenie ma zarządzanie, którzy pracownicy mają dostęp do informacji finansowych i dokumentacji. Kiedy ludzie opuszczą firmę, natychmiast Zakończ dostęp. Podobnie, gdy nowi ludzie wchodzą na pokład, skonfiguruj ich z unikalnymi poświadczeniami i Ogranicz dostęp tylko do systemów i narzędzi, których potrzebują.
4. Przydziel obowiązki finansowe więcej niż jednej osobie i przekaż pracowników. Jeśli masz małą firmę, najłatwiej może być mieć jedną osobę obsługującą pocztę, czeki dziennika i depozyty oraz uzgadniać wyciągi bankowe. Ale oddanie całej odpowiedzialności w ręce jednej osoby ułatwia niezauważenie kradzieży. Firmy powinny dzielić zadania finansowe między dwie lub więcej osób. Na przykład jedna osoba powinna otworzyć pocztę i zalogować płatności przychodzące, a oddzielna osoba płacąca faktury i robi książki. Posiadanie więcej niż jednej osoby obsługującej te zadania ułatwia identyfikację rzeczy, które wyglądają źle.
5. Użyj skrytki na drobne pieniądze. Musimy powiedzieć więcej?
6. Przeprowadzanie losowych audytów wewnętrznych lub zewnętrznych. Jeśli pracownicy wiedzą, że ich pracodawca zwraca uwagę na oszustwa i kradzieże, będzie mniej prawdopodobne, aby zaangażować się w to.
7. Uzyskaj odpowiedni rodzaj ochrony ubezpieczeniowej i zwiększ limity kradzieży pracowników. Większość firm może mieć standardowe komercyjne ogólne polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, ale nie mają one wystarczającego ubezpieczenia za kradzież pracowników. Firmy powinny zapobiegać ewentualnym kradzieżom z nieuczciwością pracowników lub przestępczością w ramach swojego pakietu ubezpieczeniowego. Jeśli współpracujesz z osobami trzecimi, takimi jak agencje zatrudnienia, poproś o dowód ich ochrony.
8. Zaangażuj organy ścigania. Najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić po złapaniu pracownika zaangażowanego w nieprawidłowości finansowe, jest zgłoszenie tej osoby organom ścigania. Zaskakująca liczba firm po prostu zwalnia pracownika z powodu współczucia lub własnego zażenowania, które pozwoliło firmie być podatnym na zagrożenia. Problem z tym podejściem polega na tym, że nie ma rekordu dla następnego pracodawcy, aby dowiedzieć się, kiedy zatrudniają osobę, którą zwalniasz, więc niezgłoszenie kradzieży po prostu utrwala cykl. Jeśli chodzi o pracownika, zazwyczaj istnieją podstawowe problemy, które wywołują kradzież, takie jak uzależnienie lub problemy psychiczne/emocjonalne. Zgłaszanie swoich zachowań organom ścigania może często prowadzić do uzyskania potrzebnej pomocy.
wykonanie tych kroków pomoże Ci zapobiec utracie firmy z rąk pracownika. Jeśli Twoja firma jest ofiarą kradzieży pracowników, ważne jest, aby natychmiast zaangażować radcę prawnego.