zatrudnienie pierwszego pracownika to ogromny kamień milowy dla Ciebie i Twojej firmy. Jednak bycie pracodawcą wiąże się z wieloma dodatkowymi obowiązkami. Jeśli jesteś gotowy, aby zostać pracodawcą, musisz wiedzieć, jakie kroki należy wykonać.

8 kroków do zostania pracodawcą

skorzystaj z tych ośmiu kroków, aby dowiedzieć się, jak zostać pracodawcą.

poznaj wymagania stanowe i lokalne

każdy stan i miejscowość ma inne zasady dla małych firm. W zależności od lokalizacji i rodzaju działalności wymagania mogą się różnić.

wymagania państwowe

wymagania nowego pracodawcy różnią się w zależności od stanu. Większość firm musi zarejestrować się w swoim stanie dla nowych kont pracodawców. Twoja mała firma może również wymagać rejestracji w celu uzyskania określonych licencji, zezwoleń i innych rejestracji. W większości przypadków możesz ubiegać się o te informacje online.

pracodawcy muszą zarejestrować się w celu uzyskania państwowego ubezpieczenia od bezrobocia, znanego również jako suta (State Unemployment Tax Act). Po zarejestrowaniu się Twoja firma otrzymuje stawkę podatku SUTA. Twoja stawka to Stanowy procent bezrobocia oparty na twojej branży i doświadczeniu(np.

niektóre państwa mogą również wymagać państwowego ubezpieczenia od niepełnosprawności. Na przykład Nowy Jork wymaga od większości pracodawców posiadania ubezpieczenia na wypadek niepełnosprawności dla swoich pracowników.

Zobacz nasz przewodnik płac stanu, aby zobaczyć wymagania dla swojego stanu. Skontaktuj się ze swoim stanem, aby uzyskać dodatkowe wymagania dotyczące nowego pracodawcy.

wymagania lokalne

Twoje miasto lub miejscowość może wymagać dodatkowych rodzajów rejestracji zatrudnienia. Być może będziesz musiał wstrzymać lokalne podatki od wynagrodzeń swoich pracowników.

niektóre stany z lokalnym podatkiem dochodowym obejmują Alabamę, Kolorado, Delaware i Indianę. Inne stany, takie jak Ohio i Pensylwania, mają określone rodzaje podatków lokalnych, takich jak podatek szkolny.

często pracodawcy są odpowiedzialni za potrącanie i deponowanie lokalnych podatków dochodowych dla swoich pracowników.

skontaktuj się z biurem Samorządu, aby uzyskać więcej informacji na temat tego, czy musisz się zarejestrować.

ubiegaj się o numer identyfikacyjny pracodawcy

po podjęciu decyzji o zostaniu pracodawcą musisz ubiegać się o numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN). EIN to unikalny dziewięciocyfrowy numer, który IRS przypisuje Twojej firmie. Musisz ubiegać się o EIN, jeśli planujesz zatrudnić pracowników.

EINs są sformatowane tak: 12-3456789.

nie ma opłat za złożenie wniosku o EIN. Możesz złożyć wniosek online o ein. Lub możesz wysłać pocztą lub faksem formularz SS-4, wniosek o numer identyfikacyjny pracodawcy, do urzędu skarbowego.

najszybszy sposób ubiegania się o ein jest online. Nie musisz wypełniać żadnych formularzy. I możesz wydrukować natychmiastowe potwierdzenie dla swoich rekordów.

jeśli zdecydujesz się złożyć wniosek w formie papierowej, wypełnij formularz SS-4 i wyślij go pocztą lub faksem do urzędu skarbowego. Pamiętaj, że wysyłanie lub faksowanie aplikacji zajmuje więcej czasu, aby otrzymać EIN.

uzyskaj ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracowników

niezależnie od rodzaju działalności, pracownicy mają szansę na zachorowanie lub uraz związany z pracą. Aby pokryć nieprzewidywalne zdarzenia (np. upadek na mokrą podłogę), musisz mieć ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracowników.

co to jest ubezpieczenie pracownicze? Workers 'compensation, znany również jako Workers’ comp lub workmans ’ comp, to ubezpieczenie, które zapewnia zastępstwo płac i świadczenia medyczne pracownikom, którzy chorują lub cierpią podczas pracy. A wynagrodzenie pracowników obejmuje pracowników niezależnie od tego, kto spowodował incydent (np. ty, współpracownik, pracownik itp.).

odszkodowanie dla pracowników może obejmować następujące kwestie:

• przewlekły ból pleców
• cieśni nadgarstka
• utrata słuchu
• choroba płuc
• urazy spowodowane stresem związanym z pracą

Twoi pracownicy mogą kwalifikować się do świadczeń pracowniczych, takich jak Wynagrodzenie za diagnozę, leczenie i rehabilitację.

koszt comp pracowników różni się w zależności od Twojej firmy, wysokości wynagrodzeń, rodzaju pracy i wcześniejszych roszczeń Comp pracowników.

wymagania państwowe

każde państwo ma swoje własne programy wynagrodzeń pracowników i prawa do przestrzegania.

większość stanów wymaga, aby uzyskać ubezpieczenie od wynagrodzeń pracowników. Jednak niektóre państwa pozwalają pracodawcom wybrać zasięg, dopóki nie mają określonej liczby pracowników.

wiele państw daje pracodawcom swobodę wyboru ubezpieczenia pracowniczego. Jednak pracodawcy w Dakocie Północnej, Ohio, Waszyngtonie i Wyoming muszą zakupić ubezpieczenie pracownicze za pośrednictwem własnego funduszu stanowego.

sprawdź w swoim stanie, aby uzyskać więcej informacji na temat wymagań dotyczących wynagrodzeń pracowników.

ustal, jak obsługiwać płace

zanim zaczniesz zatrudniać i opłacać pracowników, ustal, w jaki sposób zamierzasz obsługiwać płace. Weź pod uwagę takie aspekty, jak koszt i czas potrzebny na uruchomienie listy płac.

niektóre sposoby zarządzania płacami obejmują:

• Obsługa płac ręcznie
• Outsourcing płac (np. księgowy lub księgowy)
• Korzystanie z oprogramowania do obsługi płac lub dostawcy

Obsługa płac ręcznie jest najbardziej opłacalnym sposobem zarządzania płacami. Jednak może to być również najbardziej czasochłonna opcja i prowadzić do kosztownych błędów. Kiedy prowadzisz listę płac ręcznie, musisz obliczyć podatki, które należy zatrzymać dla każdego pracownika. I musisz złożyć i zdeponować podatki od wynagrodzeń w odpowiednich agencjach.

Korzystanie z księgowego lub księgowego do obsługi płac wymaga rezygnacji z kontroli nad listą płac. Outsourcing płac może być kosztowny dla twojej małej firmy. Chociaż jest to bardziej kosztowne niż inne opcje, outsourcing płac może zaoszczędzić dużo czasu. Możesz mieć pewność, że wpłaty na listy płac są dokładne.

oprogramowanie płacowe może być szczęśliwym medium między ręcznym prowadzeniem płac a outsourcingiem it. Oprogramowanie jest tańszą opcją niż outsourcing płac. Ponadto oprogramowanie płacowe jest dokładne i oszczędza czas. Większość systemów oprogramowania płacowego pozwala na uruchomienie listy płac w ciągu kilku minut. Patrząc na oprogramowanie płacowe, porównaj swoje opcje. Zapoznaj się z cenami dostawców, funkcjami, łatwością obsługi, bezpieczeństwem i recenzjami.

zatrudniaj pracowników

teraz, gdy już położyłeś podwaliny, nadszedł czas, aby rozpocząć zatrudnianie niektórych pracowników.

wielu nowych pracodawców stosuje tradycyjne metody zatrudniania (np. zatrudnianie bezpośrednie). Zatrudniając pierwszego pracownika, określ, jakich cech i wymagań szukasz u pracownika.

Stwórz jasny i atrakcyjny Opis stanowiska. Określ wymagania dotyczące pozycji i kwalifikacje, które należy uwzględnić w opisie. Niektóre kwalifikacje, które możesz wymienić, obejmują doświadczenie (np. dwa lata na stanowisku związanym z IT) i wykształcenie (np., Licencjat z marketingu).

jeśli to możliwe, Uwzględnij takie rzeczy, jak świadczenia (np. składki emerytalne), aby zachęcić kandydatów do aplikowania.

Opublikuj swój opis stanowiska na platformach takich jak witryna firmy, forum ofert pracy online i strony mediów społecznościowych. Zapoznaj się z aplikacjami składanymi przez kandydatów. Pozbądź się niewykwalifikowanych kandydatów i skontaktuj się z kandydatami, którzy wydają się dobrze dopasowani.

rozmowa kwalifikowanych kandydatów. Proces rozmowy kwalifikacyjnej może składać się z kilku rund rozmów kwalifikacyjnych, dopóki nie znajdziesz idealnego kandydata.

gdy jesteś gotowy do zatrudnienia, rozszerz ofertę pracy do kandydata. Jeśli kandydat zaakceptuje Twoją ofertę, rozpocznij proces onboardingu i nowe dokumenty rekrutacyjne (o których mówimy w następnym kroku).

wraz z rozwojem firmy możesz utworzyć komisję rekrutacyjną, aby zatrudnić dodatkowych pracowników.

skompletuj nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia

zanim nowi pracownicy zaczną pracować w Twojej firmie, ty i twój pracownik musicie wypełnić nowe dokumenty dotyczące zatrudnienia.

jako pracodawca musisz zgłosić nowych pracowników. Prawo federalne stanowi, że musisz zgłosić nowych pracowników w ciągu 20 dni od ich zatrudnienia. Jednak przepisy stanowe dla nowych pracowników mogą się różnić. Skontaktuj się ze swoim stanem, aby dowiedzieć się nowych ram czasowych i przepisów.

pracownicy muszą wypełnić formularz W-4, zaświadczenie pracownika u źródła, dla federalnego potrącenia podatku. Formularz W-4 określa, ile wstrzymujesz od płac pracowniczych z tytułu federalnych podatków dochodowych. Niektóre informacje, które pracownik musi podać na formularzu W-4, obejmują imię i nazwisko, adres, numer ubezpieczenia społecznego i stan cywilny.

wiele stanów ma również Państwowy podatek dochodowy. Jeśli twój pracownik pracuje w stanie z podatkiem dochodowym, musi również wypełnić formularz Państwowy W-4.

aby upewnić się, że pracownicy są uprawnieni do pracy w Stanach Zjednoczonych, muszą wypełnić formularz I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia. Kiedy zbierasz formularz I-9, pracownik musi również dostarczyć dokumenty potwierdzające jego tożsamość i uprawnienia (np. prawo jazdy, paszport, kartę ubezpieczenia społecznego itp.).

konieczne może być również zebranie dodatkowych dokumentów od pracowników, takich jak podpisany podręcznik pracownika, informacje o świadczeniach i formularze kontaktowe w nagłych wypadkach.

Zapłać podatki od wynagrodzeń

jednym z największych obowiązków pracodawcy jest płacenie podatków od wynagrodzeń. Jeśli nie zapłacisz podatku od wynagrodzeń w terminie, możesz otrzymać kary, takie jak grzywny lub kary pozbawienia wolności.

podatki od wynagrodzeń obejmują dochód federalny, ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz federalne podatki od bezrobocia. Jak wspomniano, niektórzy pracodawcy mogą również płacić podatki państwowe i lokalne.

federalny podatek dochodowy

jak często płacisz federalny podatek dochodowy różni się w zależności od działalności gospodarczej. Musisz wstrzymać federalny podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników. I musisz płacić go miesięcznie lub pół tygodnia w imieniu pracownika.

twój harmonogram płacenia federalnego podatku dochodowego opiera się na okresie zwrotnym formularza 941. Formularz 941 zgłasza dochody federalne, ubezpieczenia społeczne i zobowiązania podatkowe Medicare.

nowe firmy automatycznie mają miesięczną częstotliwość deponowania. Pamiętaj, że twój harmonogram wpłat może się zmieniać każdego roku.

w przypadku miesięcznych deponentów Federalna płatność podatku dochodowego jest należna 15 dnia każdego następnego miesiąca. Na przykład federalny podatek dochodowy potrącony za Listopad jest należny do 15 grudnia.

Federalne depozyty podatku dochodowego muszą być dokonywane za pośrednictwem elektronicznego transferu środków (np. EFTPS).

ubezpieczenia społeczne i podatki Medicare

ubezpieczenia społeczne i podatki Medicare tworzą podatek FICA. Zarówno ty, jak i Twoi pracownicy wpłacają podatki z ubezpieczenia społecznego i Medicare.

stawka podatku u źródła wynosi 6,2%. Musisz wstrzymać 6,2% z wynagrodzenia każdego pracownika na ubezpieczenie społeczne. I wpłacić należną składkę pracodawcy w wysokości 6,2%.

podatek Medicare wynosi 1,45% zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pracowników. Wstrzymać 1.45% z wynagrodzeń pracowników i wpłacić odpowiedni udział pracodawcy w wysokości 1,45%.

Wpłać podatek FICA wraz z federalnym podatkiem dochodowym. Korzystaj z tych samych częstotliwości wpłat, co federalny podatek dochodowy (np. miesięczny lub półroczny). Upewnij się, że wpłacasz zarówno część pracowników, jak i pracodawców FICA.

federalny podatek od bezrobocia

większość pracodawców musi również płacić federalny podatek od bezrobocia, znany również jako podatek FUTA.

musisz zapłacić podatek FUTA, jeśli jedna z poniższych sytuacji jest prawdziwa:

• zapłaciłeś $1,500 lub więcej w każdym kwartale kalendarzowym
• miałeś co najmniej jednego pracownika przez co najmniej część dnia w dowolnych 20 lub więcej różnych tygodniach

Federalne Zasady wpłat płac stanowią, że musisz dokonywać wpłat kwartalnych. Jednak tylko dokonać wpłaty FUTA, jeśli federalny obowiązek podatkowy bezrobocia wynosi więcej niż $500 w ciągu kwartału.

podobnie jak federalne podatki dochodowe i FICA, musisz zdeponować podatek FUTA za pośrednictwem elektronicznego transferu środków.

oto harmonogram terminów wpłaty podatku FUTA:

• 30 kwietnia dla kwartału 1 (styczeń – marzec)
• 31 lipca dla kwartału 2 (kwiecień – czerwiec)
• 31 października dla kwartału 3 (Lipiec – Wrzesień)
• 31 stycznia dla kwartału 4 (październik-grudzień)

podatki państwowe i lokalne

ponownie, w zależności od stanu, możesz również wstrzymać państwowe i lokalne podatki dochodowe oraz Państwowy podatek od bezrobocia.

skontaktuj się ze swoim stanowym i lokalnym Departamentem podatkowym, aby uzyskać informacje o płatnościach dotyczących państwowych i lokalnych podatków od wynagrodzeń.

plik raportów płacowych

oprócz płacenia podatków od wynagrodzeń, musisz również złożyć raporty płacowe. Raporty płacowe to formularze, które informują rząd o twoich zobowiązaniach podatkowych.

raporty płacowe, które musisz złożyć, zależą od Twojej firmy. Zgłoś zarówno podatki, które wstrzymujesz od płac pracowniczych, jak i podatki, które wnosisz. Musisz złożyć raporty płacowe dla podatków federalnych i stanowych.

częstotliwość wypełniania formularzy płac zależy od rodzaju formularza. Niektóre formularze mogą być należne kwartalnie, podczas gdy inne są należne rocznie.

kwartalne raporty płacowe

formularz 941, kwartalne Federalne zeznanie podatkowe pracodawcy, raporty federalne dochody, ubezpieczenia społeczne i podatki Medicare wraz z płacami pracowników.

wypełnij formularz 941 co kwartał, jeśli masz pracowników, nawet jeśli nie masz podatków lub płac do zgłoszenia. Nie składaj formularza 941, jeśli jesteś pracodawcą sezonowym lub zatrudniasz gospodarstwo domowe (np. podatek od niani) lub pracowników rolnych (np. formularz 943).

terminy realizacji formularza 941 obejmują:

• 30 kwietnia dla kwartału 1
• 31 lipca dla kwartału 2
• 31 października dla kwartału 3
• 31 stycznia dla kwartału 4

Stanowe raporty płacowe

możesz również potrzebować złożyć kwartalne raporty dotyczące dochodów państwowych i podatków od bezrobocia (SUTA).

terminy mogą się różnić od stanu do stanu. Chociaż większość stanów wymaga składania sprawozdań kwartalnych, należy skontaktować się ze swoim stanem w celu uzyskania szczegółowych wymagań dotyczących raportowania płac.

roczne raporty płacowe

roczne raporty płacowe należy składać raz w roku do 31 stycznia. Niektóre typowe roczne raporty płacowe obejmują formularze 944, 940 oraz w-2 i w-3.

formularz 944

niektórzy pracodawcy mogą złożyć formularz 944, roczne Federalne zeznanie podatkowe pracodawcy, zamiast formularza 941.

podobnie jak Formularz 941, możesz użyć formularza 944 do zgłaszania dochodów federalnych, Ubezpieczeń Społecznych i podatków Medicare w ujęciu rocznym.

Urząd Skarbowy informuje Cię, czy możesz używać formularza 944. Zazwyczaj kwalifikujesz się, jeśli roczna odpowiedzialność Twojej firmy za ubezpieczenia społeczne, Medicare i federalne podatki dochodowe wynosi $1,000 lub mniej.

formularz 940

użyj formularza 940, rocznego zeznania podatkowego Federalnego bezrobocia (Futa) pracodawcy, aby zgłosić federalny podatek od bezrobocia (FUTA).

wypełnij formularz 940 rocznie, aby zgłosić federalne zobowiązanie podatkowe dla bezrobotnych. Pamiętaj, tylko pracodawcy płacą podatki FUTA.

formularz w – 2 I Formularz W-3

formularz w-2, zeznanie płacowe i podatkowe, to roczny formularz podatkowy, który należy złożyć każdemu pracownikowi do 31 stycznia. Formularz W-2 podsumowuje płace i podatki pracownika za dany rok. Pracownicy korzystają z formularza W-2, aby złożyć indywidualne zeznanie podatkowe. Należy również złożyć kopię formularza W-2 w urzędzie skarbowym.

Formularz W-3, przekaz deklaracji płacowej i podatkowej, jest formularzem przekazywanym dla formularza w-2. Formularz W-3 to podsumowanie informacji z formularzy w-2 Twoich pracowników. Nie wysyłaj formularza W-3 swoim pracownikom. Wyślij kopię formularza W-3 do urzędu skarbowego każdego roku do 31 stycznia.

szukasz łatwego sposobu przetwarzania płac po zostaniu pracodawcą? Oprogramowanie Patriot umożliwia uruchamianie dokładnych list płac w trzech prostych krokach. Nasze wsparcie eksperckie jest dostępne tylko przez telefon, czat lub e-mail. Zacznij z własnym przewodnikiem demo już dziś!

nie jest to porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.