ce este un manager de călătorie?
un manager de călătorie este responsabil pentru toate aspectele călătoriilor de afaceri. Acestea ajută la proiectarea politicii de călătorie a unei companii, la gestionarea aranjamentelor de călătorie, la alegerea celei mai bune agenții de turism corporative pentru afaceri, la organizarea și monitorizarea cheltuielilor de călătorie și la îngrijirea bunăstării călătorilor de afaceri. După călătorie, un manager de călătorii este responsabil de analizarea datelor și de utilizarea acestora pentru a eficientiza și îmbunătăți călătoriile viitoare. Ei trebuie să posede setul corect de abilități care includ abilități excelente de comunicare și organizare, precum și să fie gânditori strategici și dornici.
anterior, rolul unui manager de călătorie a fost asumat de un manager de birou sau de cineva din cadrul Departamentului de resurse umane care a organizat călătorii pe lângă celelalte responsabilități. În zilele noastre, tot mai multe companii de toate dimensiunile văd beneficiul angajării unui manager dedicat de călătorii corporative.
ce face un manager de călătorie? Principalele sarcini și responsabilități
Politica de călătorie corporativă
unul dintre rolurile principale ale unui manager de călătorie este de a stabili o politică de călătorie corporativă. Acest lucru ia în considerare toate costurile potențiale ale unei călătorii și stabilește reguli și linii directoare pe care angajații trebuie să le urmeze atunci când organizează o călătorie. Politica trebuie să conțină informații despre următoarele aspecte ale practicilor de călătorie de afaceri ale companiei:
- procedura de rezervare și instrumentul de rezervare a călătoriilor aprobat
- costul admisibil al rezervării (hoteluri, zboruri, transport terestru)
- excepții speciale sau reguli pentru orașe sau rute mai scumpe
- furnizori de companii preferați
- procesul de aprobare pentru călătorii care depășesc limitările tipice
- procesul de rambursare
- permise și nepermise cheltuieli
- călătorie debriefing proces
- transportator de asigurare de călătorie
- datoria de furnizor de îngrijire sau proceduri
supravegherea planurilor de călătorie și aranjamente
unele companii decid să-și facă managerul de călătorie responsabil pentru rezervarea tuturor părților cheie ale călătoriilor de afaceri ale angajaților, cu toate acestea, alte companii lasă acest lucru la latitudinea angajaților înșiși. Cele mai importante două aspecte sunt transportul și cazarea, dar responsabilitățile acoperă și asigurarea de călătorie, transferurile de la aeroport și multe altele.
cu Politica de călătorie corporativă stabilită, managerii de călătorie încearcă să rezerve călătorii în conformitate cu liniile directoare prestabilite, astfel încât managerii companiei să știe că primesc cele mai bune oferte. Managerii de călătorie includ, de asemenea, detalii mai specifice cu privire la transport și cazare. De exemplu, majoritatea politicilor de călătorie corporative specifică clasa de călătorie (de exemplu, afaceri sau Economie) și categoriile de hoteluri.
gestionarea cheltuielilor și a bugetului de călătorie
un alt aspect al călătoriilor corporative care este relativ greu de prevăzut este gestionarea cărților de credit și cheltuielile de destinație. Managerii de călătorie sunt responsabili de stabilirea limitelor acceptabile de cheltuieli pentru călătorii pentru a simplifica urmărirea finanțelor.
punerea unui plafon pentru cardurile de credit și cheltuielile oferă companiei mai mult control asupra cheltuielilor de călătorie de afaceri. Cu toate acestea, pentru moralul angajaților, trebuie să existe un anumit grad de libertate. Prin urmare, un manager de călătorie este responsabil pentru atingerea echilibrului dintre libertate și rentabilitate. Deoarece costul vieții variază de la destinație la destinație, limitele de cheltuieli trebuie să varieze în consecință.
o posibilă capcană aici este că este dificil să se măsoare suma potrivită pentru fiecare călătorie. Prin urmare, un manager de călătorie cu experiență în industrie este adesea o alegere bună datorită cunoștințelor și resurselor sale.
analiza datelor
în timp ce o politică de călătorie corporativă își propune să acopere toate eventualitățile călătoriilor de afaceri ale unei companii, este important să se analizeze călătoriile efectuate. Un manager de călătorie trebuie să colecteze date din toate călătoriile pentru a lua decizii în cunoștință de cauză pentru politica de călătorie în viitor.
de exemplu, dacă există cazuri recurente de angajați care rezervă călătorii care depășesc bugetul, acest aspect trebuie abordat. Cu un set de date fiabil bazat pe călătoriile anterioare, un manager de călătorii poate identifica problemele și consulta angajații pentru a vedea ce schimbări sunt necesare.
în cele din urmă, datele financiare sunt utile atunci când se stabilesc KPI-uri și se analizează rentabilitatea călătoriilor de afaceri. Managerii de birou pot vedea clar cheltuielile față de câștigurile fiecărei călătorii pentru a vedea care sunt cele mai benefice.
îmbrățișând noua tehnologie
tehnologia legată de călătoriile de afaceri avansează foarte repede, iar managerii de călătorii trebuie să țină pasul cu aceasta. Îmbunătățirile instrumentelor de rezervare fac lucrurile mai rapide și mai eficiente pentru întreaga afacere. De exemplu, cu o politică de călătorie în vigoare, angajații au acum opțiunea de a rezerva propria călătorie în timp ce urmați liniile directoare de politică.
un alt avantaj al noii tehnologii este pe partea de date a călătoriilor corporative. Instrumentele online de gestionare a călătoriilor corporative, cum ar fi TravelPerk, stochează datele într-un singur loc, astfel încât să fie ușor de analizat. Un beneficiu secundar pentru stocarea inteligentă a datelor este că reduce nevoia de fluxuri de e-mailuri atunci când organizează călătorii.
prin urmare, a ține pasul cu noile progrese tehnologice oferă angajaților mai multă autonomie și managerilor de călătorii mai mult timp pentru a se concentra asupra altor lucruri.
de ce este important un manager de călătorie?
costurile legate de călătoriile de afaceri reprezintă adesea a doua cea mai mare cheltuială pentru companii, după salariile și beneficiile angajaților. Și în timp ce COVID-19 a redus drastic călătoriile de afaceri în 2020, industria se recuperează deja într-un ritm încurajator și se așteaptă să facă o recuperare completă în următorii ani.
ambele puncte înseamnă că călătoriile vor continua să joace un rol major în cheltuielile unei companii. Prin urmare, este o idee bună ca călătoriile corporative să fie gestionate profesional.
cum diferă utilizarea unui manager de călătorie de a nu utiliza unul?
utilizarea unui manager de călătorie adaugă un element puternic de control călătoriilor corporative. Călătoriile neadministrate pot duce la o lipsă de coordonare și, prin urmare, la costuri crescute și neașteptate atunci când vine vorba de organizarea călătoriilor.
un manager de călătorie caută în mod constant să îmbunătățească experiența de călătorie de afaceri pentru membrii echipei și este, de asemenea, obligat de datoria de îngrijire, asigurându-le siguranța și bunăstarea.
cum diferă un manager de turism de o agenție de turism?
un manager de călătorie este responsabil pentru organizarea și strategia din spatele scenei a călătoriilor de afaceri ale unei companii. Ei recomandă linii directoare, stabilesc tarife preferențiale și oferă recomandări angajaților și sunt, în general, interne.
pe de altă parte, o agenție de turism joacă doar rolul de a rezerva efectiv zboruri, cazare și alte aspecte ale călătoriilor de afaceri. Odată cu apariția noilor tehnologii, cum ar fi TravelPerk, multe dintre aceste sarcini pot fi gestionate și gestionate de managerul de călătorie într-un mod care este perfect în conformitate cu Politica de călătorie a companiei.
am ajuns din urmă cu Natalie Marcantonio, manager de birou la Quadmark pentru a-și auzi gândurile despre călătoriile corporative fiind o zonă atrăgătoare pentru a lucra:
„în domeniul nostru de lucru, călătoriile au fost întotdeauna o parte crucială a furnizării instruirii și întâlnirii clienților și angajaților noștri. Suntem o companie globală cu un flex de lucru la distanță. Posibilitatea de a călători și de a ne întâlni cu echipa noastră, clienții și participarea la evenimente la nivel global a reprezentat până la pandemia covid o mare parte a companiei noastre.”(Natalie Marcantonio, Manager de birou, Quadmark)