atribuiți roluri interne de echipă și proiect client

proiectele mari pot fi complexe. Sarcinile se suprapun adesea, depind de alte sarcini care trebuie finalizate sau sunt atât de mari în domeniul de aplicare sunt implicați mai mulți membri ai echipei. Dacă nu stabiliți așteptări cu privire la cine face ce și când o fac, personalul poate deveni rapid confuz.

asigurați-vă că atribuiți roluri specifice de proiect și responsabilități de activitate, menținând în același timp comunicarea. Pentru a facilita atribuirea rolurilor de proiect, utilizați acești indicatori:

• utilizați o diagramă RACI (responsabil, responsabil, consultat, informat) pentru a clarifica rolurile între departamente și procese.
• alegeți două persoane care iau notițe pentru fiecare întâlnire pentru a vă asigura că informațiile critice sunt capturate și partajate.
• încercați un instrument bazat pe web pentru a promova o bună comunicare și pentru a încuraja schimbul de cunoștințe între clientul dvs. și echipa internă.

discutați despre proces și cum veți lucra

fiecare proiect este unic într-un fel. Sigur, pot exista abordări comune sau rezultate în cadrul proiectelor, dar discutarea modului în care le veți utiliza pentru fiecare proiect este esențială pentru succes. Urmați sfaturile prezentate în Capitolul 3 și veți începe să stabiliți așteptări pentru proces, recenzii livrabile, părțile interesate și cronologia dvs.—toate într-o singură lovitură.

desfășurați întâlniri de stare

nu există o modalitate mai bună de a stabili și de a gestiona așteptările decât simpla verificare cu echipa și clienții dvs. Indiferent dacă lucrați solo sau într-o echipă de 20 de persoane, într-un birou sau de la distanță, împărtășirea progresului este unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face pentru a menține comunicarea.

întâlniri interne de stare a echipei

în general, o revizuire personală (sau video chat) de 15 minute a sarcinilor zilei este o modalitate plăcută de a vă prinde echipa. Fii flexibil cu echipa ta în a determina care este cea mai bună abordare pentru efectuarea apelului de stare.

odată ce începeți, pur și simplu faceți pe rând și dați tuturor șansa de a vorbi despre ceea ce lucrează în acea zi. Un check-in rapid va obliga pe toată lumea să organizeze prioritățile proiectului înainte de întâlnire. Acest pic de responsabilitate face o mare diferență.

înainte de a încheia, întrebați ceva de genul: „are cineva nevoie de ajutor? Și are cineva timp să ajute cu alte sarcini, dacă este necesar?”O întrebare simplă ca aceasta vă poate ajuta să construiți încredere și Relații cu echipa dvs.—și, desigur, vă ajută pe toți să rămâneți mai eficienți în munca dvs.

modul în care abordați întâlnirile de stare a proiectului va depinde de proiectul la care lucrați, de programele echipei și poate chiar de intensitatea lucrării.

actualizări de stare Client

este o practică bună să păstrați o linie deschisă și consecventă de comunicare cu clienții dvs. Asigurați-vă că rămâneți la curent cu toate problemele proiectului, furnizând un raport săptămânal de stare prin e-mail sau apel telefonic și verificați alinierea cu obiectivele proiectului.

rapoartele de stare nu numai că vă ajută pe dvs. și pe clienții dvs. să rămâneți pe drumul cel bun, ci și să vă păstrați realist și sincer cu privire la munca, procesul, bugetele și alte probleme. A-ți face timp să te așezi și să discuți aceste puncte va da roade în ceea ce privește relația cu clientul și îți va ajuta echipa să vadă proiectul până la finalizare. Cu întâlniri regulate de stare, vă asigurați că toți cei implicați revizuiesc și reafirmă așteptările pe care le-ați stabilit la începutul proiectului.

un raport de stare bună acoperă:

• ce s-a făcut săptămâna trecută
• ce se face săptămâna aceasta și săptămâna viitoare
• elemente de acțiune
• actualizare pe cronologie
• actualizare pe buget
• riscuri potențiale de proiect

în cele din urmă, nu uitați pentru a avea un pic de distracție cu întâlnirile de stare. Folosiți timpul pentru a vă prinde din urmă cu echipa și clienții dvs. pe subiecte care nu au legătură cu munca.

Foster bun client communications

pentru managerii de proiect, întotdeauna vine înapoi la a fi un bun comunicator și facilitator. Dacă ți-ai făcut treaba, un plan de comunicare permite echipei tale să știe că supra—comunicarea este binevenită-proiectul tău se va simți deschis. Echipa va ști întotdeauna ce se întâmplă, își va stabili propriile așteptări și va îndeplini probabil așteptările cronologice și bugetare fără îndoială.

dacă așteptările clienților dvs. sunt conturate și discutate, vor fi fericiți că v-au ajutat să le îndepliniți sau să le depășiți și se vor simți liniștiți, deoarece cel mai probabil știu la ce să se aștepte de la produsul final.