En 2018, un estafador engañó a Google y Facebook de un total combinado de 128 millones de dólares. Los detalles de cómo se las arregló para hacerlo son inquietantemente fáciles. Según la investigación, el sospechoso simplemente envió facturas fraudulentas por servicios que nunca se prestaron, y el equipo de finanzas de Facebook, sorpresa, pagó.

Sólo podía haber una forma de rastrear y recuperar esos fondos después de los hechos, y esa era durante una auditoría de las adquisiciones.

Ahora, es fácil pensar que eso nunca te sucederá. Dices que tienes empleados más inteligentes. Y no eres una empresa tecnológica de mil millones de dólares con mucho dinero que perder. Simplemente no ves que esto le pase a tu empresa.

Pero, ¿sabía que para las empresas con menos de 100 empleados, los esquemas de facturación son el segundo tipo de fraude más frecuente?

Pero, ¿qué es la adquisición?

Nos ayudará a actualizar nuestra comprensión de cómo funciona la adquisición antes de adentrarnos en el proceso de auditarla.

La adquisición es el proceso de adquisición de productos y servicios que una organización requiere para llevar a cabo sus operaciones diarias.

Según McKinsey, las organizaciones gastan entre el 30 y el 70% de sus ingresos en adquisiciones. Este volumen de efectivo que fluye a través de un departamento crea amplias oportunidades para el fraude y las prácticas sin escrúpulos.

Aquí es donde entran en juego las auditorías de adquisiciones.

¿Qué es una auditoría de adquisiciones?

La auditoría de adquisiciones implica revisar periódicamente los contratos de adquisiciones, los procesos y el historial con los proveedores para garantizar la precisión, el cumplimiento de los términos estipulados en su contrato y mejorar la eficiencia.

¿Cuál es la esencia de la auditoría de adquisiciones?

La auditoría de adquisiciones ayuda a las organizaciones a cumplir tres funciones clave,

• Compras le permite descubrir y eliminar el fraude en todo su sistema de compras. Al analizar de forma integral su historial de compras, es fácil identificar irregularidades a tiempo.
• Conformidad. La auditoría periódica revela si sus proveedores han cumplido los términos estipulados en los contratos para que pueda rescindir los contratos incumplidos o trazar un camino a seguir.
• Eficiencia. Al echar un vistazo en profundidad a su máquina de compras, es fácil saber qué necesita cambiar y dónde puede obtener los mismos o incluso mejores resultados al recortar la entrada.

La auditoría de adquisiciones, como cualquier otra forma de auditoría, revela problemas con su adquisición e identifica oportunidades de cambio.

¿Cómo realizar una auditoría de compras?

Una auditoría de adquisiciones ofrece beneficios significativos para su organización. Pero no te dejes engañar. La auditoría de compras es un proceso intensivo que profundiza en el núcleo de sus sistemas y procesos para mostrarle qué está funcionando y qué necesita cambiar para administrar mejor sus compras.

Tendrá que analizar innumerables documentos, ponerse en contacto con las partes interesadas y crear un informe detallado de todos sus hallazgos para que los directivos lo consideren. Este es un desglose de lo que se necesita para realizar una auditoría de compras.

Involucrar a gerentes y partes interesadas directas

La adquisición tiende a presentarse como un campo bastante técnico.

Puede administrar muchos datos, moverlos de un lugar a otro, procesarlos en información y tomar decisiones basadas en las conclusiones a las que llega

, pero no ignore el factor humano que hace que todo funcione. Su primer puerto de escala en su recorrido de auditoría de compras es tener 1:1 o incluso una reunión general con gerentes de compras y partes interesadas directas en toda su organización.

Su objetivo es capturar su perspectiva en el trabajo y obtener su análisis sobre lo que funciona, lo que no y lo que se podría mejorar para que su adquisición funcione de manera más eficiente.

Esto te ayuda en tu búsqueda de auditación, ya que ahora tienes una mejor idea de lo que debes tener en cuenta.

Por supuesto, aún tiene que completar su auditoría desde cero y no tomar la palabra de nadie para ello (por lo que se llama auditoría), pero al principio, al incluir a los gerentes en el proceso, le da indicaciones sobre qué enfatizar a lo largo del proceso de auditoría.

Enfoque en áreas problemáticas

Hay tres ramas principales de auditoría de adquisiciones: auditoría de contratos de adquisiciones, procesos y, finalmente, historial de adquisiciones para evaluar el desempeño a lo largo del tiempo.

Todo esto es necesario un enfoque holístico para descubrir lo que funciona y lo que no y la fijación de ellos de inmediato.

Aún mejor, puede aprovechar los comentarios de los gerentes de compras y las partes interesadas para identificar áreas problemáticas dentro de su proceso de compras y determinar qué necesita solucionarse más rápido.

Ahora, esto no elimina de ninguna manera la responsabilidad de tener que auditar de extremo a extremo, sino que lo ayuda a enfocar su esfuerzo en problemas conocidos para que pueda solucionarlos antes de buscar problemas ocultos.

Solicitud de auditoría y formularios de compra

Las órdenes de compra se llenan siempre que hay inventario que el departamento de adquisiciones está ordenando.

Esto constituye una oportunidad para que empleados sin escrúpulos manipulen cifras y cometan fraude.

Especialmente, dado el volumen de órdenes de compra que su departamento de compras puede haber procesado, será imposible analizar cada documento individual.

Lo que hace es seleccionar muestras aleatoriamente de varios proveedores y revisar los detalles de cada uno. Compruebe si hay firmas, notas, detalles del pedido, precios y cifras de verificación cruzada con los precios indicados en los contratos de cada proveedor.

Auditorías de selección de proveedores

Es de suponer que su organización tiene criterios para investigar a los proveedores antes de incluirlos en su lista de adquisiciones. Estos pueden incluir calificaciones de riesgo, datos de rendimiento, precios y otros análisis competitivos para obtener la mejor oferta posible de un grupo de proveedores.

Esta es otra área propensa al riesgo de fraude, ya que los contactos dentro de su organización pueden modificar los estándares para ciertos proveedores para ayudarlos a calificar sin cumplir con los parámetros acordados.

Durante el proceso de auditoría, aquí es donde se revisan las calificaciones de los proveedores y se analiza cada proveedor para determinar si cumplen con los estándares de selección. Registre sus hallazgos a medida que avanza.

Procedimientos y procesos de auditoría

Revise los procesos que los empleados de toda su organización implementan al realizar solicitudes de compra, pedidos o administrar otras tareas de adquisición diarias.

• ¿Son innecesariamente onerosos?
• ¿Podrían simplificarse y seguir obteniendo los mismos resultados? ¿Los empleados omiten pasos esenciales?
• ¿Los empleados tienen comentarios sobre cómo hacer que los procesos de adquisición sean más eficientes?

Evalúe la productividad de los procesos en los que se ha basado su adquisición para determinar el mejor curso de acción.

Procese sus conocimientos

Con su investigación y auditoría realizadas, esta es la etapa en la que lo pone todo en detalle para la evaluación de la administración superior.

Para todas las áreas problemáticas identificadas, puede consultar a gerentes, empleados y partes interesadas directas para obtener ideas sobre cómo solucionarlas. Para las áreas funcionales, puede hacer una lluvia de ideas para determinar qué se podría ajustar para obtener resultados aún mejores.

Tome toda la información que ha recopilado y tómese el tiempo para procesarla y analizarla con la ayuda de las partes interesadas responsables de esos puntos de datos, que le ayudarán a darle sentido a todo.

Informe de sus hallazgos

Después de indagar en las adquisiciones de su organización, póngalo todo en un formato ordenado para la administración superior y las partes interesadas sénior que lo necesitarán para su toma de decisiones.

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