En la búsqueda de comprender el rendimiento y aumentar la rentabilidad, la mayoría de las empresas miden continuamente un montón de métricas diferentes, que van desde la satisfacción del cliente y el compromiso de los empleados, hasta la generación de leads, las conversiones de marketing y los indicadores de ventas. Pero quizás la métrica más universal para cualquier negocio es la tasa de utilización.

Si no comprende su tasa de utilización, no podrá comprender su eficiencia y productividad, lo que significa que no podrá comenzar a evaluar la rentabilidad de su negocio. Es por eso que una multitud de empresas, desde agencias creativas y servicios profesionales hasta bufetes de abogados y consultores independientes, monitorean de cerca su tasa de utilización. Pero, ¿cómo exactamente lo calculas con precisión?

¿Qué es la tasa de utilización?

En pocas palabras, la tasa de utilización es el porcentaje de las horas de trabajo totales de una persona que se gastan en un trabajo que se puede facturar a un cliente. No importa cuán motivado o productivo sea un empleado, no importa cuán determinado esté a hacer el máximo absoluto, el tiempo siempre será su factor limitante. Solo hay 24 horas en el día – y como hemos explorado en profundidad antes, a los seres humanos no les va bien cuando nos esforzamos por estar «siempre encendidos».

Mientras que un empleado puede trabajar 40 horas a la semana, es casi imposible hacer 40 horas de trabajo facturable. Las reuniones, las pausas para el almuerzo, las llamadas telefónicas, la capacitación y el desarrollo de negocios se lo comen todo. Pero cuando se trata de la tasa de utilización, es importante obtener el equilibrio adecuado: si es demasiado alto, su negocio puede estar recortando costos con el trabajo interno esencial y probablemente necesite más recursos; si es demasiado bajo, es posible que no traiga suficiente trabajo para su recuento de cabezas.

¿Por qué debería supervisar la tasa de utilización?

Hay varias razones por las que es tan importante monitorear la tasa de utilización. Cualquier empresa que factura por horas, ya sea una agencia o un bufete de abogados, necesita saber si está facturando lo suficiente para cubrir sus costos más los gastos generales. Si tiene una tasa de utilización saludable, sabrá que está facturando de manera eficiente. Además, una vez que haya descubierto su tasa de utilización ideal, puede usarla para comprender muchas otras funciones empresariales importantes.

Las tasas de utilización son especialmente importantes cuando se trata de la gestión de recursos, y pueden mejorar significativamente la previsión y la optimización de recursos. A medida que una empresa crece y los equipos se expanden, la importancia de tener visibilidad de su futuro se vuelve aún más vital, y su tasa de utilización puede hacerle saber si tiene la capacidad para contratar a un nuevo cliente, si necesita contratar a más personas, si está dedicando suficiente tiempo al trabajo con el cliente y si debe invertir más en proyectos internos.

¿Cómo se calcula la tasa de utilización?

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de calcular la tasa de utilización? La fórmula básica es bastante simple: es el número de horas facturables dividido por el número total de horas disponibles (x 100).

Por lo tanto, si un empleado factura por 32 horas a partir de una semana de 40 horas, tendría una tasa de utilización del 80%. En realidad, hay varias formas diferentes de calcular las tasas de utilización dependiendo de si desea comprender los precios, la contratación, el estado de la organización, etc.

Para calcular su tasa de utilización a nivel de empresa, simplemente divida el total de todas las tasas de utilización de empleados por el número total de empleados. La mayoría de las soluciones de seguimiento de tiempo sólidas pueden proporcionarle esta información tanto a nivel de empleado como de negocio.

¿Qué es una buena tasa de utilización?

Entonces, ¿cómo se ve una buena tasa de utilización? En última instancia, esto depende de la empresa; no hay un número específico que funcione para todos, y ciertamente no es un caso de cuanto mayor sea la tasa de utilización, mejor. Una tasa de utilización que está continuamente cerca del 100% sugiere que el personal está sobrecargado de trabajo y potencialmente cerca del agotamiento. Si este es tu caso, es una indicación de que podría ser el momento de contratar gente nueva. Si tiene una tasa de utilización superior al 100%, por lo general es indicativo de demasiado trabajo fuera de alcance o mala planificación.

Pero, por otro lado, si hay una gran brecha entre las tasas de utilización y realización, significa que su equipo está gastando demasiado tiempo en tareas no facturables o no hay suficiente trabajo en la cartera, lo que sugiere que hay riesgos por delante. También podría sugerir que tienes demasiados freelancers involucrados en proyectos. La conclusión, sin embargo, es que significa que necesita traer más trabajo facturable. Para darle más información, puede usar la fórmula de tasa de utilización ideal, que es:

(Costos + Beneficios) / Capacidad potencial x Tasa facturable) x 100

Dividiendo los costos de recursos, los gastos generales y el margen de beneficios por el total de horas disponibles y la tasa facturable, puede calcular la tasa de utilización ideal, que es la tasa de utilización óptima para que una empresa alcance el margen de beneficio deseado.

Antes de que pueda comenzar a trabajar en cualquier tipo de tasas de utilización, sin embargo, debe poder recopilar información precisa sobre a dónde va realmente su tiempo y cuánto de su trabajo se puede facturar. Comprender su tasa de utilización es vital si desea juzgar con éxito la rentabilidad de sus empleados, equipo y empresa, y si bien es una medición simple, puede tener efectos de gran alcance en el funcionamiento de su negocio.