Un director de orquesta tiene un trabajo increíblemente importante. Su función es escuchar críticamente los sonidos y las diferentes fuerzas de un grupo de músicos, establecer el tempo y controlar la salida final para un público. Un moderador de panel usa los mismos sombreros. Un moderador eficaz puede ayudar a controlar la dinámica de diferentes personalidades, creando una conversación uniforme y equilibrada que se mantiene en el tema y proporciona información útil.
Durante el último año, he organizado y moderado personalmente más de 25 paneles con ejecutivos de las principales marcas. Durante estas conversaciones, he identificado siete pasos que deben seguirse para armar y moderar un panel como un profesional.
1. Diversifica a tus panelistas.
Siguiendo el ejemplo de la orquesta, por lo general es más interesante tener dos instrumentos diferentes tocando juntos, en lugar de dos personas que tocan la flauta. Tenga en cuenta esta lógica si tiene la oportunidad de ayudar a seleccionar a los panelistas. Profundice en los posibles altavoces, reuniendo a un grupo de personas con diferentes conjuntos de habilidades, especialidades y fortalezas. Trate de encontrar panelistas que puedan hablar de diferentes experiencias con el tema que cubrirá.
Por ejemplo, un panel sobre cómo mejorar el proceso de contratación podría incluir a un líder de recursos humanos interno, un reclutador externo, alguien que esté buscando trabajo y el fundador de una empresa de talentos. También es importante producir un panel que sea diverso en género, edad y origen étnico.
2. Sondea a tu audiencia.
Si participa en el proceso de confirmación de asistencia, pida a los asistentes que envíen una pregunta como parte de su confirmación de asistencia. Este sencillo paso le ayudará a comprender mejor los objetivos de los asistentes, además de proporcionar una valiosa lluvia de ideas para los temas de debate. Revisa cada pregunta, busca tendencias en las solicitudes e intenta incorporar algunas de estas preguntas en tu conversación.
La otra ventaja de encuestar a la audiencia con anticipación es que puede crear una lista de preguntas de respaldo para una Q& A en caso de que la audiencia dude en hacer estas preguntas en persona.
3. Facilita conversaciones de preparación individuales, no grupales.
Siempre que sea posible, es una buena idea tener una conversación de 20 minutos con los panelistas antes del evento programado para recopilar algunas ideas tempranas de ellos sobre el tema de discusión y que se sientan cómodos al hacer preguntas. Durante estas llamadas o reuniones de café, mantenga la conversación más abierta y tome notas que luego se puedan traducir en buenas preguntas para abordar esos temas de conversación.
Sin embargo, evite organizar una conversación grupal o una conferencia telefónica antes del evento. Las llamadas preestablecidas tienden a entorpecer la conversación porque los panelistas ya tienen una idea de la respuesta de cada persona y algunos ejemplos que se usarán. En su lugar, los panelistas deben escuchar activamente y responder orgánicamente los unos a los otros en el evento. Además, las llamadas de grupo son difíciles de programar, ya que requieren que los panelistas estén disponibles al mismo tiempo. Evite una conferencia telefónica y, en su lugar, pida a los panelistas que lleguen al menos con 15 minutos de anticipación para charlar antes de subir al escenario.
4. Practica decir preguntas en voz alta.
Dedique tiempo a escribir preguntas reflexivas y abiertas y a priorizarlas en un orden lógico. Su papel como moderador es ser lo más claro y conciso posible, y la mejor manera de hacerlo es leyendo cada pregunta en voz alta. Al igual que practicaría para cualquier discurso o presentación, dedique tiempo a ajustar el idioma y asegurarse de que cada pregunta suene natural. Puedes agregar algunas preguntas adicionales, aunque es poco probable que lo superes todo, es mejor estar preparado con iniciadores de conversación adicionales si es necesario.
Antes del evento, comparta una lista de posibles preguntas con el panel para que sepan qué esperar. Sin embargo, deje que los panelistas sepan que la conversación puede fluir orgánicamente y que no necesitan estar preparados para responder a todas las preguntas.
5. Resumir, desafiar y redirigir las preguntas.
Una vez que se inicie un panel, tu objetivo debe ser mantener la conversación en el buen camino, seguir haciendo preguntas inteligentes y redirigir las preguntas a los panelistas que creas que serán particularmente buenos para agregar más color a una respuesta.
Por ejemplo, podrías redirigir una pregunta diciendo » Ese es un punto realmente único, Jim. Por lo tanto, lo que está diciendo es que los reclutadores deben pasar más tiempo con el equipo antes de que comience el proceso de contratación. Nancy, como alguien que trabaja como reclutadora interna, ¿estás de acuerdo?»
Siempre llevo un bolígrafo al escenario para anotar puntos interesantes de los oradores a los que espero volver. Esto hace que sea mucho más fácil hacer una pregunta de seguimiento inesperada y natural si se planteó un punto que necesita aclaración o parece una perspectiva única.
6. Permanecer neutral.
Si bien puede estar de acuerdo o en desacuerdo con algunos de los puntos que se plantean, su papel como moderador es mantenerse neutral. Es genial fomentar el debate y las opiniones divergentes, pero no debe adoptar una postura activa. Mantenga sus propias respuestas personales al mínimo y deje que los panelistas hablen.
7. Tengo una última pregunta fuerte.
Quieres terminar con una nota fuerte. Antes de que comience el evento, elija una pregunta que guardará para el final de la conversación, que proporcionará algunos consejos prácticos o conclusiones positivas para la audiencia. En lugar de pedir a los panelistas que resuman sus últimos pensamientos, anuncie que esta será la pregunta final, para que puedan resumir sus pensamientos finales en sus respuestas.
Moderar un panel es muy divertido, ¡y espero que tengas la oportunidad de dirigir un panel en tu carrera!