Como gerente de oficina, debe estar al tanto de su propio trabajo y de la producción del resto de la oficina. Incluso para los gerentes de oficina más experimentados, esto puede ser una tarea difícil, especialmente durante esos días estresantes cuando parece que está apagando incendios a diestra y siniestra. Pero con algunas técnicas simples, descubrirá que esos días se volverán cada vez menos frecuentes, lo que le dará la oportunidad de respirar entre tareas. Utilice estos siete consejos de administración de oficinas para estar al tanto de todo lo que necesita hacer:

Organice su espacio de trabajo

Antes de organizar cualquier otra cosa en la oficina, primero debe organizar su propio espacio. Es simple, pero es poderoso, especialmente una vez que hayas recogido todos tus bolígrafos y clips y relegado los papeles a una o dos pilas limpias. Notarás que puedes encontrar todo, ya sea una hoja de cálculo o una grapadora, mucho más fácil, lo que aumentará el tiempo que tienes para hacer las cosas importantes. Esto también se aplica a su escritorio: asegúrese de que cada una de sus carpetas, documentos y fotos tengan un hogar claramente definido para evitar cualquier confusión en el futuro.

Haga frente a su bandeja de entrada

Limpiar su correo electrónico es un poco como comer brócoli: Si es nuevo en él, probablemente lo detestará al principio. Pero un día se vuelve un poco más agradable, y en poco tiempo te encuentras deseándolo. Date un poco de tiempo durante el día para configurar tu bandeja de entrada para el éxito. Use etiquetas para ordenar fácilmente los mensajes, cancelar la suscripción a cualquier correo electrónico masivo que pueda recibir y deshacerse de los correos electrónicos antiguos que simplemente actúan como desorden. Una vez que haya sentado las bases, es fácil mantener su bandeja de entrada limpia y, lo que es más importante, eficiente. Nunca volverás a perder un correo importante.

Repensar recordatorios

Todos en un entorno de oficina necesitan recordatorios de vez en cuando, pero en un momento determinado, dejan de ser útiles. Una encuesta realizada por Udemy encontró que casi 3 de cada 4 trabajadores (70 por ciento) admiten que se sienten distraídos mientras trabajan, con un 16 por ciento que informa que casi siempre están distraídos.

Si su escritorio está cubierto de notas adhesivas fluorescentes, dejará de verlas y, finalmente, perderá la noción de lo que necesita hacer. Si tu teléfono suena cada cinco minutos con un nuevo recordatorio, aprenderás a desconectarlo con el tiempo. La mejor manera de evitar esto es emplear estas herramientas con moderación. Usa notas adhesivas solo para los recordatorios o notas diarios más importantes, luego deshazte de ellas una vez que hayan hecho su trabajo. Establezca algunos recordatorios en su teléfono, pero relegue el resto de sus tareas a largo plazo a su calendario. Con moderación, son mucho más difíciles de ignorar.

Establecer una comunicación clara

La piedra angular de la organización de los gerentes de oficina en cualquier entorno es la comunicación en todas sus formas. Asegúrate de que tus compañeros de trabajo sepan cómo ponerse en contacto contigo, ya sea a través de tu correo electrónico recién limpiado, un chat privado en Slack o incluso simplemente chatear cara a cara en tu escritorio. Revise con todo el mundo de forma individual o en una reunión de equipo para hacerles saber cómo llegar a usted durante el día. Si bien no siempre podrá ayudar con todo lo que pueda necesitar de inmediato, simplificar este proceso conducirá a una comunicación más estructurada y mejor en el futuro, lo que puede cambiar por completo el tono de un lugar de trabajo.

Describe tus expectativas

Por mucho que quieras a veces, no hay manera de que puedas hacer todo en la oficina. Pero al establecer responsabilidades, objetivos y plazos claros, aún podrás controlar cada tarea como si las estuvieras haciendo tú mismo. Cree un calendario maestro de objetivos y compártalo con toda la oficina. Organice reuniones individuales para asegurarse de que todos estén bien encaminados para cumplir con sus expectativas. Al delegar el trabajo y asegurarse de que todos están haciendo su parte, las tareas complicadas solo serán más fáciles de planificar y llevar a cabo.

Estandarice su jornada laboral

Puede parecer que no hay dos días iguales para los gerentes de oficina, pero una gran parte de la organización de la oficina está aprendiendo a hacer que sus días sean lo más uniformes posible. Reserve la misma hora cada día para ciertas tareas, ya sean 15 minutos para ponerse al día con los correos electrónicos, media hora para reunirse con personas o unas pocas horas para proyectos en curso. Almuerce y tome descansos aproximadamente a la misma hora todos los días. El objetivo es entrenar a tu cerebro para que se concentre en lo correcto en el momento adecuado, lo que mejorará tu gestión del tiempo y te preparará para conquistar el trabajo que tienes por delante.

Analizar la oficina

Este puede ser el consejo de administración de oficina más difícil de dominar, pero sus beneficios pueden transformar por completo la forma en que funciona su lugar de trabajo. Examine detenidamente cada aspecto del entorno de la oficina, desde las reuniones hasta las pausas para el almuerzo y los modos de comunicación. Ahora pregúntate: ¿Qué se puede mejorar? Tal vez hay cinco equipos en un proyecto cuando en realidad podría haber cuatro, o tal vez las reuniones están sucediendo en un momento inconveniente que interrumpe el flujo de trabajo. Implemente el cambio, sin importar cuán pequeño sea, y observe cómo la producción de su oficina se vuelve más eficiente y organizada.

Mejore el flujo de trabajo de su oficina con estos 7 métodos fáciles y eficaces:

1. Organiza tu espacio de trabajo

2. Aborda tu bandeja de entrada

3. Repensar recordatorios

4. Establecer una comunicación clara

5. Describa sus expectativas

6. Estandarice su jornada laboral

7. Analizar la oficina