CON cientos o incluso miles de pacientes en su lista, las prácticas dentales pueden abrumarse rápidamente con registros, informes, fotos y modelos de estudio. Pero antes de que decidas tener una limpieza en masa, asegúrate de que no te estás deshaciendo de nada vital.

Como punto de partida, es una buena práctica disponer de una política escrita exhaustiva en relación con el mantenimiento de registros. Esto debería abordar tanto los requisitos legales específicos como las dimensiones procedimentales pertinentes establecidas en los acuerdos sobre las condiciones de servicio del SNS.

La normativa aplicable del Servicio Nacional de Salud exige a los odontólogos generales de Inglaterra, Gales y Escocia que conserven los registros de tratamiento de los pacientes, las radiografías asociadas, las fotografías y los modelos de estudio durante un período de dos años(seis años en Irlanda del Norte) tras la finalización del curso de tratamiento y atención en virtud de un acuerdo de atención/capitación continua, o el tratamiento en remisión, incluidos los tratamientos ocasionales asumidos.

Pero, desde un punto de vista legal, la División de Servicios de Práctica en Escocia y el Departamento de Salud y Asistencia Social aconsejan a los dentistas que conserven los registros durante períodos mucho más largos, hasta un máximo de 30 años.

Defensa personal

Esto es importante cuando se trata de gestionar quejas, reclamaciones por negligencia e investigaciones regulatorias potenciales por parte del Consejo Dental General (GDC). Los procedimientos de quejas del NHS en general permiten a un paciente o a sus representantes presentar una queja hasta un año después del incidente del que se quejan, o a partir de la primera vez que se enteraron de ello.

Las reclamaciones por negligencia clínica permiten notificar una acción por un período de tres años tras el incidente pertinente o a partir de la fecha de conocimiento de la posible reclamación; y en el caso de los niños hasta que cumplan 21 años (o hasta tres años a partir de la fecha de su conocimiento).Si bien no existe una norma específica sobre los plazos, en la práctica es más probable que la GDC considere la posibilidad de poner en práctica las cuestiones derivadas de los tratados de los últimos cinco años.

La disponibilidad de registros de tratamiento claros y completos puede ser invaluable a la hora de responder a una reclamación/acción, así como en la preparación de una defensa sólida a las alegaciones que se están haciendo. Los registros dentales concisos y completos pueden y pueden hacer una reclamación de stopa en seco. Los registros de mala calidad o inexistentes significan que un médico debe confiar únicamente en su memoria de los acontecimientos y en su práctica habitual, pero el tribunal tiende a suponer que los recuerdos de un paciente deben ser más precisos al decidir cualquier conflicto de pruebas fácticas.

Otras leyes

En ciertas circunstancias, la Ley de protección del consumidor de 1987 también puede aplicarse a los dentistas como proveedores y usuarios de productos. Estos registros deben conservarse durante al menos 10 años después de la última asistencia del paciente,independientemente de si su consulta utiliza registros manuales o electrónicos.

Sobre este tema, cuando una consulta haya escaneado todos los registros dentales escritos a mano, estos deben respaldarse de acuerdo con los protocolos del proveedor del sistema. En este punto, se convierten en el registro permanente y todos los registros originales escritos a mano pueden eliminarse de forma segura. Esto también cumple con el Acta de Protección de Datos 2018 (DPA), que prohíbe el procesamiento de información personal «excesiva». Un paso importante en la digitalización de registros es garantizar que su sistema permita imprimir registros si es necesario para fines legales o reglamentarios, o para solicitudes de acceso a sujetos.

Por lo tanto, MDDUS recomienda:

1. Los registros de tratamiento, las radiografías, los modelos de estudio y todas las demás correspondencias se conservan durante al menos 10 años después de la última asistencia del paciente a la consulta.
2. En el caso de los niños, retención de los registros como se indica anteriormente hasta que el paciente tenga al menos 25 años.
3. Modelos de ortodoncia: conservando los modelos pre y postoperatorios originales como los anteriores, pero descartando los modelos intermedios después de un período de cinco años.

Los principios actuales de protección de datos aconsejan no conservar ni procesar la información personal por más tiempo del necesario, pero en las circunstancias que hemos examinado en este artículo, los incentivos reglamentarios o legales relevantes para la retención de registros prevalecerán sobre las consideraciones de protección de datos.

Eliminación segura

Debe asegurarse de que el método de destrucción de registros de pacientes elegido sea efectivo y proteja por completo la confidencialidad. Los métodos recomendados son la trituración, el despulpado o la incineración.Si ha contratado este servicio a una tercera parte, primero debe buscar garantías por escrito de que cumplen con el DPA.

Del mismo modo, los dispositivos de almacenamiento de datos informáticos deben sobrescribirse o destruirse. Su proveedor de software puede ayudarlo.

Al considerar la eliminación de registros antiguos en papel, por ejemplo, para pacientes que no han tenido contacto con usted durante al menos 10 años,es una buena práctica utilizar un libro de registro manual o una hoja de cálculo electrónica para anotar la fecha, el nombre del paciente, la fecha de nacimiento, la última fecha de asistencia,el motivo de la destrucción, la destrucción autorizada por y el método de destrucción. Esto le permitirá proporcionar una respuesta completa a cualquier persona que envíe una solicitud de acceso después del período de retención de 10 años.

Alan Frame es asesor de riesgos en MDDU