Si es propietario de un negocio y tiene empleados, ¿sabe qué registros debe mantener para fines fiscales? La lista, si bien es larga, no es demasiado engorrosa, pero al mismo tiempo es muy importante en el caso de que sea auditado por el IRS. Siga leyendo para aprender todo lo que necesita saber cuando se trata de los registros de impuestos de los empleados.

Registros de impuestos de empleados que necesita mantener

Para fines tributarios, el IRS enumera en su sitio web exactamente lo que necesita mantener archivado. Aquí está un vistazo a cada artículo y lo que implica.

• números de identificación de Empleados: debe tener constancia del número de identificación de todos los empleados, que será su número de seguro social o su número de identificación de empleado que fue emitido por el IRS.
• Otra información de identificación: Los nombres, direcciones y ocupaciones de todos sus empleados deben mantenerse archivados.
• Todos los salarios pagados: El monto total y las fechas de todos los salarios pagados a sus empleados. La lista incluye salarios, pagos de pensiones,anualidades, pagos de contratos, etc.
• Cantidad de propinas: Si su negocio es uno en el que sus empleados ganarán propinas, además, debe mantener en el archivo la cantidad de propinas pagadas a cada individuo.
• Fechas de empleo: Debe mantener archivadas las fechas en que las personas fueron empleadas.
• Formularios W-4: Debe hacer que cada empleado, antes de comenzar a trabajar para usted, llene un formulario de retención de impuestos W-4 y luego guárdelo en el archivo.Formularios W-2 y 1099: Deberá conservar una copia de todos los formularios W-2 y 1099 que emita. Si alguno de estos formularios se le devuelve como no entregable, también debe guardarlos en los archivos.
• Registros de ausencias: Debe mantener en los archivos cualquier período de tiempo en el que tuvo un empleado que estaba sin trabajo debido a una enfermedad o lesión, y cualquier salario que le pagó durante ese período de tiempo.
• Beneficios pagados: Necesitará tener registros archivados de cualquier beneficio pagado a los empleados, incluidos los beneficios complementarios.
• Información de impuestos de nómina federales y estatales: Los registros precisos de todos los impuestos sobre la nómina pagados tanto al gobierno federal como al estatal deben mantenerse en los archivos. No está de más conservar el comprobante de depósito en forma de cheque devuelto u otro recibo. También tendrá que conservar copias de los formularios 940 y 941 de nómina del IRS.

¿Por cuánto tiempo debe mantener los registros de impuestos de los empleados?

¿Por cuánto tiempo debe mantener los registros de impuestos de los empleados? El plazo exacto está abierto a debate. De acuerdo con el sitio web del IRS, todos los registros deben mantenerse por un mínimo de cuatro años. Por lo general, el estatuto de limitaciones en una auditoría del IRS es de 3 años a partir de la fecha en que se presentó la declaración de impuestos, pero hay casos en los que esto se puede extender. La mayoría de los expertos en el área aconsejarán a sus clientes que mantengan los registros durante un período de tiempo aún más largo, generalmente hasta seis años.

Más artículos de AllBusiness.com:

• Mantenimiento De Registros De Pequeñas Empresas: ¿Cuánto Tiempo Debe Mantener Los Registros Comerciales?
• Conceptos Básicos de Impuestos sobre la Nómina para Propietarios de Pequeñas Empresas
• ¿Cuánto Tiempo Debe Mantener Los Estados Financieros?
• Mantenimiento de Registros para Empresas Emergentes y en Crecimiento
• Conceptos básicos de Impuestos para Pequeñas Empresas